Классификация первичных бухгалтерских документов по видам их составления и обработке.

Под обработкой первичных документов имеется в виду их состояние (оформление), рассылка, хранение и другие подобные мероприятия. Первым из таких мероприятий, несомненно, является оформление документа.

I. Непосредственный исполнитель Должностное лицо, занимающееся, в силу своих должностных обязанностей или по чьему-либо поручению, заполнением реквизитов первичного документа, именуется исполнителем данного документа.

Иногда фамилия исполнителя указывается в тексте документа или на его оборотной стороне.

II. Лица подписавшие документ. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операций денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

III. Участие в составлении документа. По участию в составлении подразделим все первичные документы на:

Ø Односторонние;

Ø Двусторонние (многосторонние).

IV. Степень секретности. Субъект учета самостоятельно определяет степень секретности содержащейся на документе информации и принимает меры по ее сохранению, но с учетом требований законодательства.

V. Частота составления.

Ø Периодические – оформляемые с известной периодичностью;

Ø Спорадические – оформляемые нерегулярно, по мере необходимости;

Ø Уникальные – оформляемые в исключительных случаях.

VI. Количество возможных экземпляров

· Не имеющие ограничений;

· Имеющие ограничения;

· Разделяемые на несколько частей.

VII. Номер экземпляра.:

• 1-й экземпляр;
• 2-й экземпляр; и т.д.

Подлинность составления.:

• Подлинные;
• Дубликаты (копии).

VIII. Уровень иерархии: первичные документы начального уровня иерархии базируется на небухгалтерских документах (не проходящих по бухгалтерии), а все последующие уровни – на первичных документах предыдущих уровней. Из первичных документов высших уровней, в свою очередь, (при книжной форме учета) черпают информацию бланки, содержащие операционные данные. Документы, имеющие подчиненные уровни, называют сводными.

Наличие приложений. Некоторые первичные документы могут содержать приложения, причем возможны два варианта:

1) первичный документ содержит приложения, не являющиеся самостоятельными первичными документами для субъекта учета (например, чеки сторонних организаций, прилагаемые к авансовому отчету);

2) первичный документ содержит приложения, выступающие в качестве самостоятельных первичных документов (платежные ведомости, прилагаемые к расходному кассовому ордеру).

Способ регистрации. По способу регистрации подразделим первичные документы на:

· Разовые;

· Накопительные;

IX. Направление движения.

Сгруппируем все первичные документы по направлению их движения:

· Исходящие – направляемые сторонним лицам;

· Входящие – получаемые от сторонних лиц;

· Внутренние – создаваемые на предприятии и предназначенные для внутреннего же пользования;

· Транзитные – (от латинского transitus – переход, прохождение) – получаемые от сторонних лиц для передачи третьей стороне.

X. Способ поступления (выбытия). Входящие и транзитные документы могут быть охарактеризованы способом их поступления;

• Вложен в почтовое отправление;
• Поступил с нарочным (передан с оказией);
• Получен при помощи средств факсимильной связи;

· Создан (отпечатан) непосредственно у получателя (субъекта учета).

XI. Завершенность оформления. Документы, в зависимости от своего назначения и типа, могут находиться как в полностью оформленном состоянии, в котором только и вступают в силу, так и в не полностью оформленном состоянии, причем зависит это всегда от субъекта учета.

В результате любой первичный документ может быть охарактеризован как:

• Подлежащий отражению в учете;
• Не подлежащий отражению в учете;
• Пребывающий относительно своего отражения в учете в неизвестности.

Наличие ошибок. Оформление первичного документа заключается в заполнении всех его реквизитов, обязательных для заполнения, и подписании документа всеми надлежащими лицами. Следовательно, все документы, возможно подразделить на:

• Составленные корректно;
• Составленные с ошибками;

XII. Время (момент) составления. Любой первичный документ можно по времени составления квалифицировать как:

· Оформленный в установленные законодательством сроки;

• Оформленный задним числом.

Второе не совсем законно, но – увы - соответствует сложившейся в предпринимательстве практике.

XIII. Сроки хранения.

XIV. Местонахождение (место хранение). Каждый первичный документ определяется своим пространственным местоположением, поэтому и может быть по нему охарактеризован.

XV. Носитель. Что понятие первичного документа увязывается с бумажной формой его носителя. Однако законодательство указывает и на иные формы носителей информации. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Перейдем к критериям, связанным непосредственно с формой представления информации.

1) Типичность формы. По типичности различим формы:

· Стандартные (типовые);

· Нестандартные;

2) Состав и расположение реквизитов. 3) Типы реквизитов. Формы первичных документов могут содержать реквизиты двух типов: