Специальности: 5в050800 учет и аудит

СЕВЕРО-КАЗАХСТАНСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. М. КОЗЫБАЕВА

 

ЛЕГОСТАЕВА Л.В.

КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНО - ОТЧЕТНЫЕ

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Специальности: 5В050800 УЧЕТ И АУДИТ

 

 

 

г. Петропавловск

2016 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Северо-Казахстанский государственный университет

Им. М. Козыбаева

 

 

Специальности: 5В050800 УЧЕТ И АУДИТ

 

 

ЛЕГОСТАЕВА Л.В.

КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНО - ОТЧЕТНЫЕ

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

 

г. Петропавловск

2016 г.

Рецензент

Копылова О.В., доцент, кандидат экономических наук

Разработчики:

1.Легостаева Л.В., доцент, к.э. н.

 

 

 

 

 

 

Курс лекций по дисциплине «Первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы» предназначен для студентов специальности «Учет и аудит». Курс лекций соответствует рабочей учебной программе дисциплины, включает содержание 14 тем. К курсу лекций прилагается список литературы, позволяющий обучающемуся более углубленно рассмотреть интересующие его вопросы.

 

 

Система менеджмента качества СКГУ им. М.Козыбаева

сертифицирована на соответствие требованиям ISO 9001:2008

Курс лекций утвержден на заседании Учебно-методического совета факультета истории, экономики и права

 

протокол № «» 2016 г.

 

Председатель УМС факультета

______________ З.К. Картова

(подпись) (ФИО)

Курс лекций утвержден на заседании кафедры «Экономика, бухгалтерский учет и сервис»

 

протокол № «» 2016г.

 

Заведующий кафедрой

______________ Л.В. Легостаева

(подпись) (ФИО)

 

 

 

Тема 1. Первичные документы и бухгалтерская запись.

Бастапқы құжаттар және бухгалтерлік жазба

1. Понятие и назначение первичных документов

Бастапқы құжаттардың ұғымы мен атауы

2. Первичный документ как основание бухгалтерской записи

Бухгалтерлік есеп негізі ретінде бастапқы құжат

Понятие и назначение первичных документов

Под первичным документом в бухгалтерском учете понимается бумажный бланк, предназначенный для регистрации исходной информации.

Определение содержит несколько существенных моментов:

1. Важно указание на бумажный носитель. Хотя материал носителя теоретически может быть любым, но традиционно в сознании бухгалтера первичный документ ассоциируется именно с листом бумаги.

С появлением и развитием письменности в качестве носителя разными народами использовались различные материалы, но сегодня подавляющее количество первичных документов существует именно в бумажной форме.

2. Первичный документ служит для регистрации информации. Связь между документом и регистрируемым ФХД (фактом хозяйственной деятельности) носит во многих случаях двухсторонний и взаимозависимый характер:

- С одной стороны, произошедший ФХД вызывает необходимость в его регистрации;

- С другой стороны, некоторые ФХД не считаются совершенными без их письменного оформления.

3. Первичным документом регистрируется только исходная информация, а не операционная или отчетная. Безусловно, выводиться на бумагу может как та, так и другая: бланки с содержащимися на них операционными или отчетными данными носят название отчетов или ведомостей. Первичным документом считается только бланк именно с исходной информацией. Это обстоятельство подчеркивается названием документа «первичный», т.е. первоначальный, входной.

На примере первичных документов хорошо просматривается наличие прямой и обратной связи между учетом и хозяйственной деятельностью:

1. ОХД появляются в хозяйственном комплексе одновременно с первичными документами;

2. на основании первичн6ы документов пополняются и корректируются БД, содержащие учетную информацию;

3. на основании данных ИСУ санкционируется последующее движение ОХД, после чего цикл повторяется.

XIII. Сроки хранения.

XIV. Местонахождение (место хранение). Каждый первичный документ определяется своим пространственным местоположением, поэтому и может быть по нему охарактеризован.

XV. Носитель. Что понятие первичного документа увязывается с бумажной формой его носителя. Однако законодательство указывает и на иные формы носителей информации. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Перейдем к критериям, связанным непосредственно с формой представления информации.

1) Типичность формы. По типичности различим формы:

· Стандартные (типовые);

· Нестандартные;

2) Состав и расположение реквизитов. 3) Типы реквизитов. Формы первичных документов могут содержать реквизиты двух типов:

• Однострочные;
• Многострочные;

Устав фирмы.

Законодательством страны в качестве учредительных документов признаются устав и учредительный договор.

Устав и учредительный договор как определяющие документы фирмы, ее «конституция» требуют обязательного нотариального удостоверения, без чего они считаются недействительными.

Реквизиты устава:

1. Гриф утверждения собранием учредителей.

2. Гриф государственной регистрации.

3. Заголовок к тексту.

4. Текст устава.

5. Подпись главы исполнительного органа фирмы.

Основой реквизит устава – текст – имеет разделы, количество и порядок следования которых строго не регламентированы. Но текст, тем не менее, должен содержать следующую информацию:

– общие положения: организационно-правовая форма, наименование, местонахождение;

– цели и предмет деятельности (туризм, торговля, рекламная и посредническая деятельность и др.);

– права, обязанности и ответственность участников товарищества;

– имущество, фонды, прибыль;

– органы управления и контроля;

– труд, его оплата и социальные гарантии работникам;

– учет и отчетность;

– разрешение споров;

– прекращение деятельности.

 

Учредительный договор.

Учредительный договор – это соглашение граждан или юридических лиц об объединении финансов и другого имущества для производства товаров, или для иной деятельности. Стороны обязуются создать и правовые условия, т. е. создать юридическое лицо, способное по рыночным правилам, с разрешения государства заниматься каким-либо делом. Если в уставе делается упор на организационно-правовой стороне, то договор – на имущественной стороне создания предприятия.

Реквизиты документа таковы:

– название документа – учредительный договор о создании хозяйственного товарищества (указывается, что это ТОО, АО и его название);

– место заключения договора;

– дата заключения соглашения;

– текст договора;

– подписи учредителей.

Текст учредительного договора может включать следующие разделы:

· преамбулу, в которой называются учредители;

· предмет договора – намерение создать организацию, какую именно и с какими целями; указывается юридический адрес;

· условия деятельности товарищества;

· обязанности учредителей;

· права учредителей;

· ответственность учредителей и товарищества;

· прекращение деятельности товарищества.

 

Должностные инструкции

Должностная инструкция устанавливает правовое положение работников предприятия, их функции, права, обязанности и ответственность. Хорошо разработанный, проверенный опытом документ служит ориентиром при отборе кандидатов на данную должность. Он, к тому же, позволит значительно сократить объем контракта при приеме кандидатов на данную должность.

В текст должностной инструкции входят, прежде всего «Общие положения». В них устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения, замещения и отстранения от должности, определяются квалификационные требования. Определяется также, кому он подчиняется и кем он руководит. В разделе перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

Раздел «Функции» определяет направления деятельности специалиста.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи специалиста, форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, готовит, исполняет, контролирует и т.д.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает ее за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и неиспользование прав.

В разделе «Связи по должности» определяется круг служебных взаимоотношений и обмена информацией, порядок прохождения документов и т.д.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения и утверждается директором предприятия.

 

Положение о персонале

Этот документ иначе называется (более традиционно) «Правила внутреннего трудового распорядка». В нем определяются порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности предприятия и служащих, условия труда и организации работы на предприятии. Документ базируется на законодательстве о труде и устанавливает взаимоотношения работодателя и работника. Формуляр документа содержит такие реквизиты: наименование предприятия, название документа (толкование), дату, номер, место издания, заголовок к тексту (о персонале), гриф утверждения, визы составителей, гриф согласования документа с трудовым коллективом.

В «Общих положениях» определяется правовая база положения, устанавливаются категории специалистов (руководящие работники, сотрудники, рабочие и служащие).

Раздел «Прием на работу» содержит разъяснение о порядке и сроках найма работников разных категорий, порядке оформления трудовых отношений.

В разделе «Рабочее время и время отдыха» определяются продолжительность рабочей недели, рабочего дня, дни отдыха, условия сверхурочной работы и др.

Раздел «Отпуска» предусматривает продолжительность, периодичность, оплату, порядок оформления разных видов отпусков. Право на отдых гарантируется законодательством страны, и в Положении не должно нарушаться это право.

В разделе «Командирование и переводы» (здесь могут быть два раздела) определяются сроки, условия и порядок этих управленческих действий.

Принципиально важным является раздел «Заработная плата, социальное страхование и компенсации». В этой части определяются вид оплаты труда (повременно или сдельно), условия и размеры вознаграждения за труд, периодичность заработной платы, размеры и порядок компенсации и выплат.

В разделе «Меры поощрений и дисциплинарные меры» (взыскания) устанавливаются виды, условия и порядок морального и материального поощрения и наказания.

Раздел «Освобождение от работы» регламентирует, каков порядок и условия увольнения для разных категорий работников, какие гарантии и компенсации предусмотрены при этом.

 

Штатное расписание

Разработанная структура предприятия, количественный состав закрепляются в документе под названием «Структура и штатная численность». Текстовая часть документа исполняется в виде таблицы. В ней указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые в них должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается первым руководителем.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в «Штатном расписании». Оно составляется на бланке предприятия, содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в названные документы вносятся приказом директора.

Приказы

Текущая деятельность предприятия регулируется распорядительными документами. Право издавать приказы имеет первый руководитель.

Директор предприятия, его заместители — руководители структурных подразделении могут издавать указания и распоряжения.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по персоналу (личному составу).

Приказы по основной деятельности отражают управленчес­кие решения по производственной деятельности, планирова­нию, отчетности, финансированию, кредитованию, реализации товаров и услуг, организационным вопросам. Они издаются также, когда требуется исполнить решения вышестоящих органов, наметать меры, определить ответственных, сроки и контроль исполнения мероприятий.

Приказ может быть нормативным и индивидуальным. На­пример, приказ об утверждении правил трудового распорядка относится ко всем работникам, включая директора, и является нормативным. А приказ о выдаче компенсаций касается конкретных лиц и называется индивидуальным.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иного срока не указано в тексте.

Приказ действует постоянно, если срок действия не ограни­чен в его тексте. Отменить приказ может либо сам руководи­тель новым приказом, либо компетентный вышестоящий орган, либо суд.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной,

В констатирующей части излагают цели и задачи предписы­ваемых действий, причины издания приказа или дается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа.

Распорядительнаячасть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается отдельной строкой. Эта часть текста содер­жит предписываемые действия, должности и фамилии лиц, от­ветственные за исполнение, сроки. Она может быть разделена па пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме (поручить, объ­явить и т. п.) и указания исполнителя (должностного лица или подразделения). Ответственность за исполнение выражают так: «Контроль за исполнением приказа возложить на (должность, фамилия, инициалы)».

 

Указания и распоряжения

Указание — это документ информационно-методического или организационного характера. Указания разъясняют порядок исполнения приказов, инструкций, дирек­тив. Право подписи указания - имеют первый руко­водитель, главные специалисты. Текст указания так же, как и приказ имеет констатирующую и распорядительную части.

Констатирующая часть начинается формулировками: во ис­полнение (чего), в соответствие (с тем), в целях и т. д. Распорядительная часть строится так же, как и в приказе.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам управления. Оно подписывается за­местителями директора, руководителями структур­ных подразделении в пределах их полномочий. Текст распоряжения имеет те же составные части, что и при­казе.

Качество распорядительногодокумента предполагает не толь­ко строгость формы, но и содержательную полноту, ясность, точность и т. д.Как показывает опыт, типичными ошибками при составлении приказов являются следующие:

- вместо анализа фактов, вызвавших издание документа, в них содержится оправдание руководителя за принятое реше­ние;

- распорядительный документ одновременно относится к нескольким лицам или подразделениям, без конкретизации того, кому что делать;

- документ либо слишком конкретен и поэтому лишает исполнителя инициативы, либо указывает на хорошо ему изве­стные детали и средства выполнения:

- в документе не указываются лица, ответственные за ис­полнение, не указываются сроки;

- документ содержит общие расплывчатые указания типа «поднять уровень», «повысить», «понизить» ит. п. Исполнение такого рода указаний трудно проверить, они не имеют ни кон­кретного адреса, ни сроков. «Общее руководство» такого свой­ства — это не только дурной тон, а подчас просто бессмыслен­ность.

 

Служебное письмо

К информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информационно-справочная переписка как внутренняя, так и внешняя занимает около 80% объёма управленческих документов.

Выделяются инициативные письма: письма-запросы, письма-просьбы, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма.

Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т.д.

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений и организаций, содержат обычно указания, разъяснения, запросы.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т.д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами.

Если документ направляется в два адреса, то два первых экземпляра печатаются на бланке, а копия (отпуск) - на обычной бумаге, т.е. всего три экземпляра.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

Телеграммы

Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщённая название различных по содержанию документов, которые объединяет способ передачи информации (телеграф).

Телеграммы могут быть с уведомлением о вручении, до востребования, вручаемые адресату лично, с доставкой, с оплаченным ответом.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, адресат, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указании должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передачи телефонограмм полезно придерживаться следующих рекомендаций:

· передавать простую и срочную информацию;

· проверять правильность записи повторным чтением;

· не передавать логически сложные тексты;

· не использовать редко употребляемые слова;

· слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать по буквам (бухштабирование).

Как правило, телефонограммами передают приглашения на совещания, встречи и т.п.

 

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера исполняются рукописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого- либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.)

Справка и акт

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки, составляемые для внутренней, подписывает составитель, а для вышестоящего органа - руководитель.

Справки содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется разделить на части или оформить в вилле таблиц.

Справки личного характера (о факте работы в учреждении, занимаемой должности, учёбы, прописки и т.п.) оформляются на стандартных бланках, подписываются начальником отдела кадров или руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяются печатью.

Акт – это документ, в котором несколько должностных лиц подтверждают установленный факт или событие. Возможно составление акта отдельным лицом (ревизор, аудитор, инспектор).

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятий или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приёме- передаче имущества или документов, о приеме объектов или товарно-денежных ценностей и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф учреждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во введении указываются название документа, на основании которого проводится констатация в акте, его номер и дата. Далее перечисляются состав комиссии с указанием должностей, а так же лица, присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность проведённой комиссией работы, оформляются установленные факты. Акт составляется в количестве экземпляров, необходимом для заинтересованных лиц; это количество указывается в конце текста.

После составления акта комиссия должна ознакомить под расписку с его содержанием лиц, упомянутых в акте.

Акт утверждается администрацией и служит основанием для управленческих решений.

 

Оформление трудовых отношений.

Процедура найма может быть разбита на следующие этапы:

- заполнение форм, в которых отражены квалифицированные требования, справочные (анкетные) данные, а так же вопросы о знании предлагаемой работы. Используется устное интервью по предварительно разработанным вопросам. Интервью заканчивают разного рода тестами. Это могут быть типовые тесты для конторских служащих и психологические тесты для менеджеров. Кандидаты в менеджеры иногда проходят проверку через деловые игры, где перед ними ставятся задачи, позволяющие предсказать их решения в будущем.

- рекомендательные письма (характеристики) помогут проверить правдивость заполнения форм и первого интервью; во-вторых, они позволяют узнать, как другие люди относятся к кандидату.

- углубленная беседа непосредственно с будущим руководителем кандидата позволяет, во первых, восполнить недостаток информации на предыдущих этапах. Во-вторых, это проверка на способность к общению, на способность «влиться» в коллектив. Этот этап дает возможность кандидату спросить о своей будущей работе.

Большинство фирм используют экзамен при приеме на любую работу. Некоторые виды работ (водители, пилоты, инструкторы спорта и др.) требуют определенных физических стандартов. В некоторых случаях экзамен необходим для безопасности на рабочем месте, для медицинской безопасности и т.д. Для некоторых случаев важно знание языков на разных уровнях компетенции.

Если кандидат прошел все испытания в процессе отбора, если условия трудового соглашения привлекательны и реалистичны для обеих сторон, то может быть сделано официальное предложение. После этого происходит оформление найма.

Приказы по персоналу.

Приказами по персоналу (по личному составу) оформляются прием, перемещение по службе, увольнение предоставление отпусков, поощрения и наказания. Такие приказы оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках.

В заголовке к тексту приказов по персоналу используются такие формулировки: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Тексты большинства приказов не имеют констатирующей части и глагола «приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы начинаются со слов, обозначающих распорядительные действия: принять, назначить, перевести, уволить, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные приказы по персоналу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике (например, приказ о поощрении или наказании), в сводных приказах могут отражаться разные управленческие действия.

Каждый пункт приказа должен соответствовать требованиям закона о труде. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (перевести, уволить и т.д.), фамилия и инициалы работника, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа (если он не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах сводного приказа по персоналу определяется спецификой распорядительного действия.

Пари приеме на работу, например, обязательно указываются установленный размер оплаты труда, условия приема (временно, с испытательным сроком с … по…) и т.п.

При переводе на другую работу указываются новая должность, вид перевода, его причина, изменение оплаты труда.

Каждый пункт приказа по личному составу должен соответствовать законодательству о труде, правилам внутреннего трудового распорядка и доводиться до сведения работника.

Проекты приказов по личному составу обычно согласовываются с заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юристом, руководителем структурного подразделения. Предусмотрено обязательное визирование приказов по персоналу руководителем отдела кадров.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. Приказы по персоналу, оформленные с нарушением законов о труде, пордлежат отмене в установленном порядке.

Содержание и виды регистров бухгалтерского учета

Для систематизации и обобщения учетных данных применяются учетные регистры, т.е. отдельные сводные книги, специальные журналы, карточки или листы бумаги, имеющие графления, предназначенные для учета записей. В них накапливается определенный объем информации, как правило, за отчетный период (месяц, квартал и т.п.). Такая информация хранится в специальных папках или скоросшивателях под конкретным номером (шифром), что упрощает процесс толкования бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета разрабатывают в соответствии с концептуальной основой для предоставления финансовых отчетов, утвержденной правительственными органами РК по регулированию учета. Информацию о хозяйственных операциях за определенный период времени переносят в сгруппированном виде из учетных регистров в бухгалтерскую отчетность с соблюдением правил записи.

Хронологическая запись – это регистры, в которых регистрацию хозяйственных операций производят по мере их совершения.

Систематическая запись – регистры, в которых регистрируют хозяйственные операции с учетом их экономического содержания.

Способы исправления ошибок

1. Корректурный способ, то есть зачеркивание неправильных записей (номеров) балансовых счетов или сумм бухгалтерской проводки и написание новых, правильных цифр. Иначе говоря, неправильная бухгалтерская запись сторнируется и производится правильная запись. Данный способ обычно используется, когда ошибка выявлена в текущем отчетном периоде (квартал, год) и связана с несоответствующим первичным документом или нормативным актом отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета.

2. Дополнительные проводки, которые даются в текущем или в следующем отчетном периоде в двух случаях: если в регистре не записана отдельная строка первичного документа или если при записи в регистр ошибочно занижена оценка хозяйственной операции. Этот способ можно использовать для исправления ошибок, выявленных как в текущем отчетном периоде, так и прошлых. Однако зачастую в текущем отчетном периоде неправильно произведенная запись все же требует сторнирования и внесения поправок.

3. Обобщенная проводка, приводящаяся на счетах бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначального отражения операции по ошибкам, выявленным в прошлом отчетном периоде.

4. Говоря о сторнировочных проводках, отметим, что это - дополнительные проводки отрицательными (красными) числами. Основанием для их составления являются бухгалтерские справки. Дополнительные сторнировочные проводки применяют не только для исправления ошибок, но и для корректировки проводок, имеющих условную, предварительную оценку.

Исправление ошибки в первичном документе оговаривают записью «Исправлено» или «Исправленному верить».

 

Подготовка документов для сдачи в архив

Правила группировки в дела по видам и хронологии

а) уставы, положения инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

б) приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, подлинные экземпляры приказов по основной деятельности подшивают в дела вместе с приложениями в порядке их номеров, а документы к приказам по основной деятельности группируют и подшивают отдельно;

в) приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшивают в личные дела сотрудников или составляют из них самостоятельно дело приложений к данным приказам;

г) плановые и отчётные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

д) документы в отчётах необходимо располагать в определённой последовательности. Так, документы отчёта о финансовой деятельности, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в следующем порядке: объяснительная записка к отчёту, баланс, приложения;

е) лицевые счета сотрудников организации по зарплате группируют в самостоятельные дела и располагают в них в алфавитном порядке фамилий;

ж) протоколы собраний и заседаний совета трудового коллектива (правления акционерных обществ и др.) группируют по хронологии порядку номеров. Документы, подготовительные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;

з) переписку группируют за календарный гол и систематизируют в хронологической последовательности; документ-ответ помещают за документом – запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности субъекта, группируют в одно дело при условии, что они касаются одного и того же вопроса;

и) папки с документами переплетают, и на титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчётный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Учетные регистры, бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив в организации хранят в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчётности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, либо в кассе организации. Документы прошлого года в соответствии с правилами архивного дела хранят в бухгалтерии в течении всего наступившего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения документов несёт руководитель предприятия.

Документы, имеющие научно- историческую ценность, по истечении установленных сроков сдают по акту в местный государственный архив, не имеющие такой ценности документы согласно надлежаще оформленному акту уничтожают.

Список литературы

 

№	Название, год и место издания
	Основная литература
	Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года№ 234 - III. с изменениями и дополнениями
	Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 21.06.2007 г. № 216.
	Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм регистров бухгалтерского учета» от 21.06.2007 г. № 215.
	Миржакыпова С.Т., Аппакова Г.Н., Иманкулова Ш.А., Бекова Р.Ж.. Основы бухгалтерского учета по МСФО: Учебное пособие для вузов.- Алматы: Экономика баспасы, 2009-198 с.
	В.Л.Назарова Бухгалтерский учет, Учебное пособие - Алматы: Экономика, 2011
	Легостаева Л.В. Первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы: учебное пособие, - Петропавловск: СКГУ им. М.Козыбаева, 2011. – 203 с.
	Дополнительная литература
	Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях. Учебное пособие.- Алматы: ТОО «Издательство LEM», 2008.
	Легостаева Л.В, Сизикова Т.П. Принципы бухгалтерского учета: учебное пособие, - Петропавловск: СКГУ им. М.Козыбаева, 2013. – 221 с.
	Э.О.Нурсеитов Национальный бухгалтерский учет и МСФО. Учебное пособие - г.Алматы, «LEM», 2010
	Приказ министра финансов РК «Об утверждении правил ведения бухгалтерского учета» от 22.06.2007 г. № 221.
	Легостаева Л.В. Основы бухгалтерского учета. Часть 1: учебно-методическое пособие. - Петропавловск: СКГУ им. М. Козыбаева, 2015. - 193 с.

 

 

СЕВЕРО-КАЗАХСТАНСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. М. КОЗЫБАЕВА

 

ЛЕГОСТАЕВА Л.В.

КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНО - ОТЧЕТНЫЕ

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Специальности: 5В050800 УЧЕТ И АУДИТ

 

 

 

г. Петропавловск

2016 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ