Тема 5. Организационные документы.

Ұйымдық құжаттар

1. Положение о структурных подразделениях

Құрылымдық бөлімшелерінің ережелер

2. Должностные инструкции

Лауазымдық нұсқаулықтар

3. Положение о персонале

Қызметкерлер ереже

4. Штатное расписание

Штаттық кесте

Положения о структурных подразделениях

Структурные подразделения (бухгалтерия, отделы рекламы, сбыта, охраны и т.п.), подчиняясь уставу, имеют, тем не менее, документ, на основе которого осуществляют повседневную работу. Этим документом и является положение о структурном подразделении.

Положение разрабатывается для каждого подразделения отдельно и включает в себя правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.

В «Общих положениях» (преамбула) текста определяется подчиненность подразделения, порядок назначения руководителя и освобождения его от должности, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок его замещения в период отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты, которыми должно руководствоваться структурное подразделение.

В разделе «Основные задачи» излагаются направления деятельности данного подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются конкретные виды хозяйственной деятельности.

Раздел «Права и обязанности» раскрывает права подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, которые подразделения выполняют по отношению к руководству, другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

В разделе «Ответственность» описывается, какая именно, в какой мере и перед кем ложится ответственность на руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, нераспорядительность, т.е. неиспользование предоставленных прав.

Раздел «Взаимоотношения. Связи» определяет, с кем и по каким направлениям взаимодействует данное подразделение, с кем выполняет совместные работы и т.д.

В разделе «Организация работы» определяется порядок работы подразделения, как осуществляется проверка деятельности, его реорганизация и ликвидация.

Эти положения могут разрабатываться руководителями соответствующих подразделений, вице-президентами и утверждаются первым руководителем. Именно на стадии утверждения происходит четкое разграничение компетенции и ответственности между службами предприятия.

 

Должностные инструкции

Должностная инструкция устанавливает правовое положение работников предприятия, их функции, права, обязанности и ответственность. Хорошо разработанный, проверенный опытом документ служит ориентиром при отборе кандидатов на данную должность. Он, к тому же, позволит значительно сократить объем контракта при приеме кандидатов на данную должность.

В текст должностной инструкции входят, прежде всего «Общие положения». В них устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения, замещения и отстранения от должности, определяются квалификационные требования. Определяется также, кому он подчиняется и кем он руководит. В разделе перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

Раздел «Функции» определяет направления деятельности специалиста.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи специалиста, форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, готовит, исполняет, контролирует и т.д.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает ее за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и неиспользование прав.

В разделе «Связи по должности» определяется круг служебных взаимоотношений и обмена информацией, порядок прохождения документов и т.д.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения и утверждается директором предприятия.

 

Положение о персонале

Этот документ иначе называется (более традиционно) «Правила внутреннего трудового распорядка». В нем определяются порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности предприятия и служащих, условия труда и организации работы на предприятии. Документ базируется на законодательстве о труде и устанавливает взаимоотношения работодателя и работника. Формуляр документа содержит такие реквизиты: наименование предприятия, название документа (толкование), дату, номер, место издания, заголовок к тексту (о персонале), гриф утверждения, визы составителей, гриф согласования документа с трудовым коллективом.

В «Общих положениях» определяется правовая база положения, устанавливаются категории специалистов (руководящие работники, сотрудники, рабочие и служащие).

Раздел «Прием на работу» содержит разъяснение о порядке и сроках найма работников разных категорий, порядке оформления трудовых отношений.

В разделе «Рабочее время и время отдыха» определяются продолжительность рабочей недели, рабочего дня, дни отдыха, условия сверхурочной работы и др.

Раздел «Отпуска» предусматривает продолжительность, периодичность, оплату, порядок оформления разных видов отпусков. Право на отдых гарантируется законодательством страны, и в Положении не должно нарушаться это право.

В разделе «Командирование и переводы» (здесь могут быть два раздела) определяются сроки, условия и порядок этих управленческих действий.

Принципиально важным является раздел «Заработная плата, социальное страхование и компенсации». В этой части определяются вид оплаты труда (повременно или сдельно), условия и размеры вознаграждения за труд, периодичность заработной платы, размеры и порядок компенсации и выплат.

В разделе «Меры поощрений и дисциплинарные меры» (взыскания) устанавливаются виды, условия и порядок морального и материального поощрения и наказания.

Раздел «Освобождение от работы» регламентирует, каков порядок и условия увольнения для разных категорий работников, какие гарантии и компенсации предусмотрены при этом.

 

Штатное расписание

Разработанная структура предприятия, количественный состав закрепляются в документе под названием «Структура и штатная численность». Текстовая часть документа исполняется в виде таблицы. В ней указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые в них должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается первым руководителем.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в «Штатном расписании». Оно составляется на бланке предприятия, содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в названные документы вносятся приказом директора.