Движение документов в организации и график документооборота

В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной ' документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих субъектах хозяйствования устанавливают:

- порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;

- правила отправки исходящих документов и контроля за их исполне­нием;

- способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;

- переписку с отдельными организациями и лицами.

Движение документов, составляемых в организации, можно предста­вить в следующем виде:

1. Составление документа, проверка правильности его оформления

2. Визирование документа должностными лицами и утверждение руководителем

3. Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации

4. Подготовка копии документа для хранения и текущего его хранения

5. Передача документа в архив организации либо государственный архив или его уничтожение

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) рег­ламентируется графиком документооборота, утвержденным руководите­лем субъекта.

График документооборота должен быть увязан с должностными инст­рукциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблю­дением графика документооборота, а также за своевременное и доброка­чественное создание документов и передачу их для отражения в бухгал­терском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Порядок составления первичных бухгалтерских документов

Учетные документы системы бухгалтерского учета Казахстана в основном стандартизированы. Основанием для отражения совершенных хозяйственных операций в бухгалтерском учете служат первичные документы, которые должны содержать полные и достоверные данные и создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:

- проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверен­ные и обработанные документы должны иметь отметку, исключаю­щую возможность повторного их использования;

- наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.

Понятие реквизиты подразумевает совокупность обязательных све­дений о документах: наименование документа (формы);код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйствен­ной операции (в количественном и стоимостном выражениях); наименова­ние должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной опе­рации и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

Порядок составления документов:

1. соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;

2. точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйствен­ных операций в документах;

3. своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, ак­куратное и разборчивое написание текста;

4. зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;

5. указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах;

6. зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заве­рение правильного текста подписью лица, оформившего документ;

7. исправления не допускаются.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы должны быть включены дополнительные реквизиты:

1. первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;

2. ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;