Порядок розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки виз­начається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - ке­рівниками структурних підрозділів.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпо­середньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціа­лізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

♦для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

♦документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із за­мовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

♦замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножуваль­ного цеху. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

♦оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

 

Питання для самоперевірки.

1. Як відбувається засвідчення копії документа?

2. Охарактеризуйте засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

3. Проаналізуйте порядок розмноження документів.

 

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 134-135.

 

РОЗДІЛ 4. Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ)

 

ЛЕКЦІЯ 1. Організаційна побудова служб діловодства.

План:

1. Організаційна побудова служб діловодства.

2. Загальна характеристика СДЗУ

3. Функції структурних частин та операції СДЗУ

4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (СДЗУ)

Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

 

Організаційна побудова СДЗУ

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.

При виборі форми організації роботи з документами для конкретної установи слід враховувати наступні фактори:

а) обсяг документообігу;

б) характер роботи установи, її територіальне розміщення;

в) структура установи та її підрозділів;

г) технічна оснащеність;

д) кваліфікованість керівників, фахівців і технічних виконавців.

Найбільш важливим при виборі форми організації роботи з документами виступає фактор обсягу документообігу.

Зокрема, при цьому використовують так звану категорійність установ:

І-ша категорія: установи з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік.

ІІ-га категорія: установи з документообігом від 25 тисяч до 100 тисяч на рік.

ІІІ-тя категорія: установи з документообігом від 10 тисяч до 25 тисяч документів на рік.

ІV-та категорія: установи з документообігом до 10 тисяч документів на рік.

У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.

Якщо організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство, — канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розроблювальному положенні.