Оперативне зберігання документів

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діло­водства чи призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів

Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­начають індекси за номенклатурою.

Індекс справи — це цифрове або абетково-цифрове позначення справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціаль­но відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що зами­каються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального орга­ну зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар коле­гіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.

 

8. Видача документів зі справ

Стороннім установам справи, що містять документи з паперо­вими носіями, видаються лише з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розпи­сок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відом­чий архів за погодженням з керівниками установ.

9. Зберігання електронних документів

Важливими чинниками, що впливають на вибір умов зберіган­ня та можливих варіантів збереження електронних документів, є:

а) Обсяг та рівень зростання кількості службових документів. Прогнозоване зростання кількості документів може зумовити перегляд використання деяких сховищ, якщо їхня місткість недостатня. Так само засоби зберігання у цифровому форматі для електронної документації треба оцінити щодо місткості зберігання. Вибір засобу зберігання має відповідати очікуваному обсягу та рівню зростання кількості документів.

б) Користування документами. Різні види користування службовими документами визначають необхідні рівні захисту від втрат або пошкодження. Для електронних документів необ­хідно використовувати надійні системи та носії, що мають більший життєвий цикл. Крім того, ключовою умовою під час вибору варіантів зберігання для електронних документів є легкість зміни та захисту резервних копій.

в) Вимоги, пов'язані із забезпеченням та характером інформації службових документів. Деякі службові документи вимагають обмеженого доступу через конфіденційність, приватний характер інформації або згідно із законодавством.

г) Фізичні характеристики. На зберігання службових традиційних документів можуть впливати такі чинники, як: вага, необхідна площа, необхідність контролю температури та рівня вологості, особливі вимоги до фізичного зберігання (забезпечення збереженості) носія документа (наприклад, паперу, Цифрового запису, мікроформ).

д) Службові документи в електронній формі можуть потре­бувати конвертування або переміщування їхньої інформа­ції. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати онов­лення. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих умов.

е) Вимоги до пошуку з погляду користування службовими документами. Головний критерій — легкість виявлення (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких вертаються частіше, потребують полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них.

Строк зберігання електронних документів на електронних но­сіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановле­ного законодавством для відповідних документів на папері.

 

Питання для самоперевірки

1. У чому різниця між типовою та примірною номенклатурою справ?

2. З яких етапів складається розробка індивідуальної номенклатури справ?

3. Як використовуються переліки типових документів?

4. В чому полягає побудова зведеної номенклатури справ?

5. Як проводиться групування у справи документів з паперовими носіями?

6. Опишіть особливості формування у справи окремих видів документів.

7. Які особливості групування електронних документів?

8. Що таке експертиза цінності документів?

9. Як необхідно проводити оформлення справ?

 

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

4. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посібн. для дистанційного навчання/ За наук. ред.. В.В. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2006. – с. 19-80.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

 

ЛЕКЦІЯ 6. Зберігання документів

 

План:

1. Експертиза цінності документів.

2. Оформлення справ.

3. Складання описів справ.

4. Передавання справ до відомчого архіву.

5. Забезпечення збереження документів.

6. Вимоги до традиційних архівних приміщень.

7. Робота з документами в архівосховищі.

8. Функціонування корпоративних електронних архівів.