Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Автоматизована форма контролю
У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо, в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК. Відомості про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи. Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника. Користувачі можуть працювати з електронними образами документів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прийняття документа користувачем на виконання та зняття з контролю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації документів.
Питання для самоперевірки. 1. Які завдання і порядок контролю? 2. Як визначаються строки виконання документів? 3. Опишіть здійснення контролю за виконанням документів?
Література. 1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39. 2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175. 3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.
4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30. 5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.
ЛЕКЦІЯ 5. Систематизація документів. Зберігання документів. План: 1. Типова та приблизна номенклатура справ. 2. Розробка індивідуальної номенклатури справ. 3. Побудова зведеної номенклатури справ. 4. Оформлення й погодження номенклатури справ. 5. Групування у справи документів з паперовими носіями. 6. Особливості систематизації електронних документів. 7. Оперативне зберігання документів. 8. Видача документів зі справ. 9. Зберігання електронних документів. Систематизація документів Для здійснення обґрунтованого розподілу документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору документів для державного зберігання в процесі діловодства в установі мусить бути створена номенклатура справ. 1. Типова та приблизна номенклатура справ Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи». У державному стандарті «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» зазначено, що номенклатура справ — це систематизований і проіндексований список назв справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання. Номенклатура справ — це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4. Реквізитами номенклатури справ є: § назва структурного підрозділу; § найменування документа; § дата; § індекс; § місце складання; § гриф затвердження; § гриф погодження; § заголовок до тексту; § текст (заповнюється в табличній формі); § підпис; § візи; § виконавець. За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна. 2. Розробка індивідуальної номенклатури справ
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну, номенклатуру справ, в якій установлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності. Індивідуальна номенклатура справ включає заголовки лише тих справ, що ведуться в установі, з урахуванням специфіки її діяльності та принципу формування справ й складається, зазвичай, з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систематизованого переліку, виокремлюють індивідуальну зведену номенклатуру справ або номенклатуру справ структурного підрозділу. Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу посадова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи. Керівник структурного підрозділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з експертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи. Перед тим, як розпочати роботу над індивідуальною номенклатурою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекомендаціями з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційному сайті Державного комітету архівів України (www.archives.gov.ua). 3. Побудова зведеної номенклатури справ Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи вивчаються номенклатури справ структурних підрозділів і аналізується діяльність установи загалом. Складання зведеної номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному та функціональному. Структурний принцип складання зведеної номенклатури справ використовується за чітко встановленої в установі структури, затвердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її, зазвичай, зазначається служба діловодства, їй присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розмішують після служби діловодства в порядку важливості.
4. Оформлення й погодження номенклатури справ Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи. У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній номенклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необхідно своєчасно робити відмітки про: § заведення і включення нових справ; § наявність перехідних справ; § осіб, відповідальних за формування справи; § передавання справ до архіву чи для продовження в інших установах тощо. Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ установи та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазначаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) також зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.
Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихідних документів установи та долучаються до справ з номенклатурами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється архів установи. Складається зведена номенклатура справ у п'яти примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державною архівною установою.
5. Групування у справи документів з паперовими носіями Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку, файл. Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться. Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил: · групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій; · об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації; · групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року або перед переданням справи до архіву вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:
в одній справі — документи постійного, а в іншій — тимчасового зберігання; · включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності; · якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру; · документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах; · справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). Документи всередині справи вміщуються у хронологічній та логічній послідовності чи їх поєднанні.
6. Особливості систематизації електронних документів Процес систематизації електронних документів можна пов'язати із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від розміру і характеру установи та її звітності. Процес систематизації електронних документів містить такі етапи: ·визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ; ·визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ; ·визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення; ·визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання чи до архівів, або документи, які мають бути знищені. Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керували так довго, як це потрібно. Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, опрацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути заходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами. Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки.
|
||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-01-19; просмотров: 223; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 54.210.83.20 (0.033 с.) |