ТОП 10:

Автоматизована форма контролю



У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ю­терної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведен­ня шуканої інформації або повідомлення про її відсутність.

Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці ро­биться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання до­кумента і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль доку­ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних орга­нів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами до­кументів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прий­няття документа користувачем на виконання та зняття з контро­лю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифі­кації документів.

 

Питання для самоперевірки.

1. Які завдання і порядок контролю?

2. Як визначаються строки виконання документів?

3. Опишіть здійснення контролю за виконанням документів?

 

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

 


ЛЕКЦІЯ 5. Систематизація документів. Зберігання документів.

План:

1. Типова та приблизна номенклатура справ.

2. Розробка індивідуальної номенклатури справ.

3. Побудова зведеної номенклатури справ.

4. Оформлення й погодження номенклатури справ.

5. Групування у справи документів з паперовими носіями.

6. Особливості систематизації електронних документів.

7. Оперативне зберігання документів.

8. Видача документів зі справ.

9. Зберігання електронних документів.

Систематизація документів

Для здійснення обґрунтованого розподілу документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору документів для державного зберігання в процесі діловодства в установі мусить бути створена номенклатура справ.

1. Типова та приблизна номенклатура справ

Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у ді­ловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону Ук­раїни «Про національний архівний фонд та архівні установи» .

У державному стандарті «Діловодство та архівна справа. Тер­міни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» зазначено, що но­менклатура справ — це систематизований і проіндексований спи­сок назв справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання.

Номенклатура справ — це документ, який створюють на спе­ціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4.

Реквізитами номенклатури справ є:

§ назва структурного підрозділу;

§ найменування документа;

§ дата;

§ індекс;

§ місце складання;

§ гриф затвердження;

§ гриф погодження;

§ заголовок до тексту;

§ текст (заповнюється в табличній формі);

§ підпис;

§ візи;

§ виконавець.

За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна.

2. Розробка індивідуальної номенклатури справ

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну, номен­клатуру справ, в якій установлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності.

Індивідуальна номенклатура справ включає заголовки лише тих справ, що ведуться в установі, з урахуванням специфіки її діяльнос­ті та принципу формування справ й складається, зазвичай, з номен­клатур справ окремих структурних підрозділів.

Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систе­матизованого переліку, виокремлюють індивідуальну зведену но­менклатуру справ або номенклатуру справ структурного підрозділу.

Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу поса­дова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи. Керівник структурного підроз­ділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з екс­пертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи.

Перед тим, як розпочати роботу над індивідуальною номенкла­турою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекоменда­ціями з розробки та застосування примірних та типових номенкла­тур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційно­му сайті Державного комітету архівів України (www.archives.gov.ua).

3. Побудова зведеної номенклатури справ

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи вив­чаються номенклатури справ структурних підрозділів і аналізуєть­ся діяльність установи загалом.

Складання зведеної номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному та фун­кціональному.

Структурний принцип складання зведеної номенклатури справ використовується за чітко встановленої в установі структури, зат­вердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенкла­турі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її, зазвичай, зазначається служба діловодства, їй присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розмішують після служби діло­водства в порядку важливості.

 

4. Оформлення й погодження номенклатури справ

Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують но­менклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній но­менклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необ­хідно своєчасно робити відмітки про:

§ заведення і включення нових справ;

§ наявність перехідних справ;

§ осіб, відповідальних за формування справи;

§ передавання справ до архіву чи для продовження в інших ус­тановах тощо.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ ус­танови та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазна­чаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозді­лів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діло­водства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) також зводить усі відомості ра­зом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відпові­дальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, за­ведених на підприємстві за рік.

Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихід­них документів установи та долучаються до справ з номенклату­рами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомля­ється архів установи.

Складається зведена номенклатура справ у п'яти примірни­ках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погод­ження з державною архівною установою.

 

5. Групування у справи документів з паперовими носіями

Документи після їх виконання групують у справи, яким нада­ються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.

Справа— це сукупність документів або документи, які стосу­ються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обк­ладинку, файл.

Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ го­тують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предме­та), з якого вона заводиться.

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

· групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;

· об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;

· групувати у справи окремо документи постійного і тимчасо­вого зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового стро­ків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, мо­жуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу.

Після закінчення року або перед переданням справи до архіву вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:

в одній справі — документи постійного, а в іншій — тимчасового зберігання;

· включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематич­ний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;

· якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклату­рою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;

· документи, створені засобами обчислювальної техніки, гру­пувати у справи на загальних підставах;

· справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм зав­товшки).

Документи всередині справи вміщуються у хронологічній та логічній послідовності чи їх поєднанні.

 

6. Особливості систематизації електронних документів

Процес систематизації електронних документів можна пов'яза­ти із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від роз­міру і характеру установи та її звітності.

Процес систематизації електронних документів містить такі етапи:

·визначення операції або напрямку діяльності, які докумен­тує службовий документ;

·визначення місця операції (дії) та службових документів у від­повідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

·визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передавання службових документів до архіву або вилучен­ня їх для знищення;

·визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання чи до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керу­вали так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, оп­рацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути за­ходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами.

Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки.

 







Последнее изменение этой страницы: 2017-01-19; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.235.66.217 (0.007 с.)