Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Технологічні аспекти долучення документів
А. Приймання документів Усі документи незалежно від виду носія, що надходять до установи: поштою, факсом, доставляються кур'єром чи електронною поштою, приймаються керівником служби діловодства (начальником канцелярії) й попередньо розглядаються ним. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція. У разі надходження до служби діловодства документів із паперовими носіями розкриваються всі конверти, за винятком іменних листів, та тих, що мають напис «особисто» чи адресованих громадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням. У разі надходження в електронну документаційну систему відносно великого обсягу документів з паперовими носіями в системі передбачена спеціальна підсистема розпізнавання. Попередній розгляд документів Перед долученням службового документа до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього процесу. Метою попереднього розгляду надісланих документів є розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строку виконання. Попередній розгляд документів з паперовим носіємпроводиться у день їх надходження або в перший робочий день у разі їх надходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно. Керівництву або власникові установи насамперед мусять передаватися документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції.
Б. Реєстрування документів Реєстрування, як уже зазначалось, — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів.
Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади. Реєструються також окремо накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-технічне постачання тощо. Для реєстрації вхідних і створюваних документів з паперовими носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежать від конкретних потреб роботи установи. Так, в установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для служби діловодства і структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом). У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими носіями: ü назва або характер документа; ü вид службового документа ü автор(кореспондент); ü дата документа; ü індекс документа; ü заголовок документа або його короткий зміст;
ü резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); ü відповідальний виконавець; ü строк виконання; ü позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання; ü дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді); ü певні вимоги до опрацювання службових документів і даних; способи користуванням службовим документом. На паперових документах, що реєструються службою діловодства або секретарем-референтом, на нижньому березі першого аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові. Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи та кореспонденція, одержана від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення. Системами електронного діловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян. У процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та характеристик основних технологічних процесів у ній, може включатися також додаткова інформація.
Питання для самоперевірки 1. Що означає долучення документів до документацій них систем? 2. Охарактеризуйте технологічні аспекти долучення документів.
Література 1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39. 2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175. 3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с. 4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30. 5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.
ЛЕКЦІЯ 4. Організація контролю за ходом виконання документів План: 1. Завдання і порядок контролю. 2. Строки виконання документів. 3. Здійснення контролю за виконанням документів. 4. Автоматизована форма контролю.
Завдання і порядок контролю Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якісне їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується самостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів. Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку. Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний: § встановити контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем; § мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами та відповідальними особами матеріалів для доповіді керівництву; § за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.
Строки виконання документів Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в управлінському апараті є досконале налагодження контролю за виконанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-01-19; просмотров: 114; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.118.200.86 (0.011 с.) |