Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

Основою організації праці діловодного персоналу є глибокий і чіткий поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах – положеннях про діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.

Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу разом з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.

Положення про відділ чи його структурні підрозділи включає наступні розділи:

♦ загальні положення;

♦ основні функції і задачі;

♦ обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);

♦ організація роботи;

♦ керування підрозділом.

Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підлеглий і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути погоджені з цими підрозділами.

При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату керування і його діловодної служби.

Питання для самоперевірки.

1. Проаналізуйте організаційну побудову служб діловодства.

2. Охарактеризуйте діяльність СДЗУ.

3. З’ясуйте функції структурних частин та операції СДЗУ.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

4. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

 

ЛЕКЦІЯ 2. Функції працівників служби діловодства

План:

Положення про структурний підрозділ діловодства

2. Керування службою діловодства.

Положення про структурний підрозділ діловодства

Загальні положення

1. Документаційне забезпечення управління здійснює служба Документаційного забезпечення управління (СДЗУ), що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підлеглого безпосередньо керівнику.

2. До складу СДЗУ, як правило, включаються відділ діловодства (приймальня, секретаріат керівника, секретаріати заступників керівника, секретаріат колегії, протокольне бюро), канцелярія (експедиція, машинописне бюро, копіювально-множне бюро, телетайпна й ін.), відділ листів громадян, відділ вдосконалювання роботи з документами і впровадження технічних засобів, центральний архів.

3. Робота служби ДЗУ регламентується положенням про неї, що розробляється на основі дійсного Положення. Діяльність працівників СДЗУ регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання і кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються СДЗУ і затверджуються її керівником чи його заступником. При зміні функцій і задач СДЗУ посадові інструкції переглядаються.

4. СДЗУ у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами органів державної власті і керування України, та іншими діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.

5. Керівництво служби ДЗУ повинне заміщатися фахівцями з вищою чи середньою фаховою освітою відповідного профілю.

6. Служба ДЗУ має круглу печатку з позначенням свого найменування.

Цілі і задачі служби ДЗУ

Основними цілями служби ДЗУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДЗУ вирішує наступні задачі:

♦ вдосконалення форм і методів роботи з документами;

♦ забезпечення єдиного порядку документування, організація роботи з документами, побудова пошукових систем;

♦ контроль виконання і підготовки документів до передачі в державний архів відповідно до діючих нормативів;

♦ скорочення документообігу, кількості форм документів;

♦ розробка і впровадження нормативних і методичних документів по вдосконалюванню документаційного забезпечення організації;

♦ участь у розробці і впровадженні прогресивних технологій документаційоного забезпечення керування на базі застосування обчислювальної й організаційної техніки, персональних комп'ютерів.

3. Функції служби ДЗУ

Відповідно до покладених задач у функції служби ДЗУ входить наступне:

1. Розробка, впровадження і ведення табеля й альбому уніфікованих форм документів організації, внесення в них змін.

2. Здійснення обробки, реєстрації документів і учбово-довідкової роботи з документами.

3. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що представляються на підпис керівництву.

4. Контроль за походженням, виконанням і оформленням документів у встановлений термін, узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань.

5. Організація машинописного виготовлення, копіювання й оперативного розмноження документів, розробка і проектування бланків документів.

6. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення збереження справ і оперативного використання документів інформації.

7. Організація роботи по пропозиціях, заявам і скаргам громадян.

8. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.

9. Розробка (разом з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також по підвищенню виконавської дисципліни.

10. Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів.

11. Організація роботи архіву відповідно до законодавства по архівній справі України.

12. Підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ, проведення нарад і консультування з питань, що відносяться до їх компетенції.

13. Організація робочих місць, в том числі автоматизація.