Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання офор­мляють за встановленою формою.

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового збері­гання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладин­ку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначаються повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурно­го підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секрет­ності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, пе­редбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточню­ється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та на­рад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі доку­менти, які мають важливе значення, складається анотація.

4. Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового скла­ду як установи в цілому (для установ з централізованим форму­ванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підроз­ділу (для установ зі складною структурою) за встановленою фор­мою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відпові­дальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методич­ною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотри­муватися таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з до­даванням великої (початкової) літери найменування катего­рії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

- (Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з осо­бового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 p., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09та5К-09);

- графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесени­ми на обкладинку справи. Опис на справі тривалого збері­гання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

- графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

- систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

- у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовка­ми повністю записується тільки заголовок першої справи; реш­та відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кож­ному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

5. Правила передавання справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого збері­гання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліко­вими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009р. передають до архіву у 2011р). Справи тимчасового збері­гання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних під­розділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності праців­ника діловодної служби лише після проведення експертизи її нау­ково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архі­ву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відпові­дальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'яз­ковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до ар­хіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

6. Контроль за обігом і виконанням документів

Користування документами — операція керування документаційними процесами, яка може потребувати долучення до сис­теми, щоб бути відображеною у метаданих.

Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передання до архіву або вилучення для знищення.

Керування користуванням службовими документами містить:

- визначення дозволів користувачам документаційної систе­ми, пов'язаних із окремими особами та їхніми посадами в установі;

- визначення статусу доступу та забезпечування захисту служ­бового документа;

- визначення прав доступу до документів для сторонніх осіб;

- забезпечення доступу до службових документів із обмеже­ним статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;

- контроль за рухом службового документа для визначання того, хто його зберігає або зберігав;

- забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації;

- перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових доку­ментів у документаційній системі — це міра безпеки. Він гаран­тує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

7. Особливості переміщення в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документацій них систем, мають залишатися доступними та придатними для вияв­ляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дот­римуватися стандартних характеристик службових документів.

Якщо службові документа переміщують з безпосереднього фі­зичного середовища структурного підрозділу в інше контрольова­не установою місце, відповідальність за санкціонування знищен­ня або інші дії, пов'язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, не­обхідно зберігати в умовах, сприятливих для довготривалого за­безпечення їхньої збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копі­ювання, конвертування та переміщення документів.

Особливості архівної роботи

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, збері­гання, швидкого пошуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює приймання і зберігання документів з метою вико­ристання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів — джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спе­ціально або переобладнується з приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи, згідно Правил, повинен мати спеціально обладнані приміщення для:

- приймання документів;

- зберігання документів (архівосховища);

- розміщення науково-довідкового апарату і облікових доку­ментів;

- роботи співробітників (робочі штати);

- роботи відвідувачів (читальний зал).

Робота з документами в архівосховищі

Передання до архіву або вилучення службових документів з од­наковими строками їх зберігання для знищення та терміни вико­нання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до ар­хіву або вилучення їх для знищення та терміни виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результата перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відпо­відних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність відповідних сертифікатів.

Фізичне знищення службових документів здійснюють відпо­відно до нормативно-правових актів. У передбачених цими акта­ми випадках фізичне знищення службових документів в органі­зації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищення службових документів.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити.

 

Питання для самоперевірки.

1. Поясніть особливості оформлення обкладинки справи.

2. Як проводиться складання описів справ?

3. Які правила передачі справ на зберігання?

 

Література

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

4. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посібн. для дистанційного навчання/ За наук. ред.. В.В. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2006. – с. 19-80.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

 

 

РОЗДІЛ 6. Вдосконалення документаційних процесів в умовах нових інформаційних технологій

Лекція 1. Комп'ютеризація діловодних процесів

План:

1. Суть комп'ютеризації діловодства

2. Вимоги до автоматизації діловодних процесів

3. Вимоги до створення електронних документів

4. Електронний офіс.

 

1. Суть комп'ютеризації діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізуєть­ся за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і ви­користання великих масивів документної інформації. Скорочен­ня трудовитрат, пов'язаних із цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефек­тивніший шлях — це підвищення рівня впровадження в практи­ку діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів орга­нізаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації ді­ловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за ра­хунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інфор­мацією: застосування автоматизованого введення документів у ком­п'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки до­кументів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засо­бів обробки документів.

Виробництво й використання документної інформації внаслі­док впровадження новітніх технологій її обробки стає важливою сферою застосування знань та вмінь кожного працівника, а тех­нологічна (інформаційна) культура — невід'ємною складовою осо­бистої загальної культури, важливою умовою самореалізації.

 

2. Вимоги до автоматизації діловодних процесів

Комп'ютеризації діловодних процесів має включати вдоскона­лення всього комплексу процесів роботи з документацією. Перехід на вищий ступінь документостворення та документообігу має суп­роводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

а) уніфікація різноманітних форм документів.

У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нор­мативних обмежень щодо їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад, варіюванням розміщення рек­візитів, зміною площі їх зон тощо.

Зміни послідовності й розміщення реквізитів у докумен­тах можуть зумовити певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії;

б) упорядкування термінології.

Підвищенню ефективності автоматизації документуван­ня, досконалому опрацюванню документів і пошуку необ­хідних даних у текстах перешкоджає недостатність уніфіка­ції мовних кліше в документах. Водночас аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних);

в) установлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур.

3. Вимоги до створення електронних документів

Службовий електронний документ має адекватно відображати те, що було повідомлено або вирішено, чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформація використовуватись для прийняття управлінських рішень та звітності.

Електронний документ, крім змісту, має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

а) залишитися цілісною структура службового документа, тоб­то його формуляр та зв'язки між реквізитами, що станов­лять службовий документ;

б) у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

в) мають бути представлені зв'язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.

Основними характеристиками легітимно створеного службо­вого документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.

Автентичний службовий документ — це документ, який:

а) належить до того виду, який у ньому зазначено,

б) створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала,

в) створено або надіслано саме в той час, який документально зафіксовано.

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, ді­яльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого мож­на використовувати в подальшій діяльності.

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін.

Електронний офіс

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем потребує врахування підходів до моделей “електронних офісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років. Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Електронний офіс		система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій

Як правило, виділяють такі етапи розвитку концепції електронного офісу.

Етапи розвитку концепції електронного офісу		–	електронні засоби опрацювання текстів;
	–	локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
		–	розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
		–	електронні архіви і сховища даних;
		–	регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.

На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства у цілому.

Основні функції електронного офісу		–	реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
		–	включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
		–	координація діяльності всередині і зовні організації;
		–	допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень.

Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.