Поиск документов раздела «Формы документов» и особенности их использования

В раздел входит один информационный банк — «Деловые бумаги». Он представляет собой своего рода мини-канцелярию, содержащую образцы и шаблоны типовых документов, необходимых в повседневной деятельности любой организации (рис. 4.14).

Типы форм, представленных в информационном банке «Деловые бумаги»
Официально утвержденные формы документов		Неофициальные формы документов

Рис. 4.14. Типы форм информационного банка «Деловые бумаги»

Информационный банк содержит два типа документов.

К первому типу относятся формы, утвержденные (рекомендованные, направленные) нормативными документами. В основном это формы бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности, формы первичной учетной документации, документы по делопроизводству, внутренние документы министерств и ведомств. При включении официальных форм в информационный банк «Деловые бумаги» правки в них не вносятся — текст соответствует первоисточнику (нормативному документу).

Часть официально утвержденных форм доступна в форматах MS-Word и MS-Excel. В таких формах (в разделе «Формы документов») над текстом имеется ссылка Даннаяформа для MS-Office размещена в информационном банке по федеральному законодательству. По этой ссылке можно перейти в раздел «Законодательство» на документ, содержащий форму в нужном формате.

Если официальная форма была изменена, то в информационный банк включается ее новая редакция. Информация об этом указывается в Справке к документу. Таким образом, в разделе «Формы документов» всегда представлена последняя редакция формы документа.

Ко второму типу относятся авторские формы документов. Это формы различных договоров и приложений к ним, справок, отчетов, заявлений и т.п., которые охватывают все стороны деятельности организации. Такие документы, как правило, каждый раз надо подстраивать под конкретный случай. Использование этих документов подразумевает копирование документа в текстовый редактор, например в MS-Word, и внесение в него изменений, связанных с конкретным случаем (например, с условиями поставки, условиями оплаты, порядком разрешения споров и т.п.).

Кроме того, из документов, представленных в системе, пользователь может выбрать какие-либо стандартные фразы, абзацы или целиком пункты, которые ему могут понадобиться при составлении своего документа.

Если какой-либо документ (например договор) имеет приложения, то, в отличие от документов раздела «Законодательство», основной документ и его приложения вводятся в информационный банк «Деловые бумаги» как отдельные документы. При этом с помощью ссылок можно перейти из текста основного документа в приложение к нему и наоборот.

Поиск в разделе можно проводить с помощью различных инструментов (рис. 4.15).

или

или

или

Быстрый

поиск

Карточка

поиска раздела

«Законодательство»

Карточка поиска

раздела «Формы

документов»

Правовой

навигатор

Формы документов

Рис. 4.15. Как удобно искать документы раздела

ПРИМЕР 4.13. Найдем форму договора на выполнение работ по созданию локальной компьютерной сети в рабочем помещении. Сохраним ее в Word. 1. Откроем Карточку поиска раздела «Формы документов». 2. В поле «Вид документа» укажем: ДОГОВОР (ФОРМА). 3. В поле «Текст документа» введем: СОЗДАНИЕ КОМПЬЮТЕРНОЙ СЕТИ. 4. Построим список документов. Откроем «Форма: Договор подряда на выполнение работ по монтажу и наладке компьютерных сетей (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2014)» (рис. 4.16). 5. Скопируем договор в Word. Для этого нажмем кнопку пиктографического меню и в появившемся окне нажмем на кнопку (рис. 4.16). Откроется новый документ Word, куда и будет экспортирован текст. При необходимости сохраним текст договора средствами Word. 6. Вернемся в текст договора в системе КонсультантПлюс. Обратим внимание, что в нем содержатся ссылки на формы технического задания на создание компьютерной сети, сетевого графика создания компьютерной сети, применяемых стандартов и акта приемки работ по созданию сети, которые являются приложениями к данному договору. Все они содержатся в информационном банке «Деловые бумаги» в виде отдельных документов. Перейдем поочередно по ссылкам в эти приложения. Вернуться в текст договора можно, нажав кнопку пиктографического меню. 7. С ледует отметить, что можно, не просматривая весь текст, получить полный список приложений к договору, используя значок на Правой панели (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Текст договора в системе КонсультантПлюс

ПРИМЕР 4.14. Найдем форму заявления о выдаче загранпаспорта нового поколения. Заполним его. 1. Откроем Карточку поиска раздела «Формы документов». 2. В поле «Вид документа» укажем: ЗАЯВЛЕНИЕ (ФОРМА). 3. В поле «Название документа» зададим: ЗАГРАНПАСПОРТ. 4. Построим список документов. Откроем «Форма: Заявление о выдаче паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, нового поколения (Приказ ФМС России от 26.03.2014 № 211)» (рис. 4.17). 5. В тексте документа имеется ссылка Данная форма для MS-Office размещена в информационном банке по федеральному законодательству. Перейдем по ссылке в соответствующий приказ, а затем откроем форму в редакторе Word. Заполним ее и сохраним средствами Word.

Рис. 4.17. Форма заявления о выдаче паспорта нового поколения со ссылкой на нормативный документ, где она размещена