Табличный процессор Microsoft Excel: назначение, основные возможности, организация рабочего места, общие технологии работы в Excel. Типы данных в ячейках Excel.

Таблицы — классическая форма наглядного представления информации. Они удобны для ввода, представления и сопоставления данных. Первичные функции, необходимые для работы с таблицами, реализуют многие программы, в том числе и ранее рассмотренный нами текстовый процессор Microsoft Word, но для эффективной работы с таблицами необходимы программы особой категории — табличные процессоры Microsoft Excel. Так называют средства, предназначенные для автоматизации работы с обширными массивами данных, представленных в табличной форме.

Электронная таблица. Характерная особенность электронных таблиц — наличие обновляемых связей между ячейками данных, что обеспечивает автоматический пересчет данных в ячейках, связанных формульными соотношениями с данными других ячеек.

Ячейки электронной таблицы. Ячейки электронных таблиц могут содержать данные следующих трех типов: тексты, числа и даты. Вычисляемые ячейки могут также содержать формулы. В последнем случае содержимое ячейки представляется результатом вычисления формулы.

Табличный процессор — это программа для управления данными, представленными в виде электронной таблицы. Основное назначение табличного процессора — автоматизация ввода, редактирования и представления данных, а также анализ данных и вычислительные операции.

Одним из наиболее распространенных табличных процессоров является программа Microsoft Excel. В этой книге мы рассмотрим все основные операции этой программы, причем сделаем это на трех уровнях.

Просмотр табличных документов. Каждый пользователь персонального компьютера, как бы ни был он далек от делопроизводства и бухгалтерии, должен быть готов к работе с электронными таблицами. В формате Excell часто распространяются прайс-листы, ведомости, спецификации, расписания и другие данные широкого использования. Чтобы не попасть в тупик при выборе и покупке товаров или при заказе услуг, надо уметь эффективно просматривать электронные таблицы, фильтровать их содержимое, группировать и сортировать данные, распечатывать результаты.

Форматирование электронных таблиц. У секретарей, делопроизводителей и торговых менеджеров редко возникает потребность в табличных вычислениях. Тем не менее, эти категории сотрудников очень широко используют табличный процессор Microsoft Excel для подготовки своих документов: прайс-листов, спецификаций, накладных. Причина проста: другого средства для создания и наполнения таблиц, столь же удобного и эффективного в работе, просто не существует.

Автоматизация вычислений. Вычислительные возможности программы в наибольшей степени востребованы экономистами, бухгалтерами, работниками сферы финансов, руководителями предприятий и организаций. Для таких людей табличный процессор — не просто средство представления данных, а инструмент, позволяющий анализировать данные, прогнозировать процессы и оперативно принимать обоснованные решения без применения программирования.

22. Адресация в Excel: абсолютная, относительная и смешанная. Использование формул и функций – определения и примеры. Работа с Мастером формул

Адресация - это указание на данные находящиеся в определённой ячейке.

Использование адресации облегчает расчёты в таблицах Excel примерно в 2 раза.

Относительная - это адресация, при которой формула читается относительно текущего положения ячейки.

 

	А	В	С
			=а1*в1
			=а2*в2

 

=а1*в1 – данную формулу, находящуюся в ячейке С1, ЭВМ для «себя» читает следующим образом: содержимое ячейки, находящейся на два столбца слева в той же строке, перемножить с содержимым ячейки находящейся на один столбец слева в той же строке.

Если эту формулу скопировать из ячейки С1 в ячейку С2, то ее «понимание для ЭВМ» остается точно таким же. Т.е. она возьмет ячейку, находящуюся на 2 столбца слева (а это будет ячейка а2), и перемножит ее с ячейкой находящейся на 1 столбец слева (это будет ячейка в2). Формула в ячейке С2 примет вид =а2*в2

Если эту формулу скопировать в ячейку С3, то она примет вид = а3*в3

Абсолютная – это адресация, при которой идёт указание на конкретную ячейку, адрес которой не изменяется.

$ - признак абсолютной адресации. $ - комбинация кнопок (Shift + 4) в англ. языке.

Знак $ ставится в двух местах - и перед буквой столбца и перед номером строки.

 

	A	B	C	D	E
	наименование	Цена у.е.	Цена рублей	Курс
	Cooler 1		=B2*$D$2	35.45
	Cooler 2		=B3*$D$2
	Cooler 3

 

Как видно формула в ячейке С2 содержит два вида адресации: и относительную (B2), и абсолютную ($D$2).

При копировании формулы из ячейки С2 в ячейку С3 относительная адресация измениться с B2 на B3. Абсолютная адресация останется такой же $D$2, т.к. абсолютная адресация не изменяется, она остается постоянной. Формула примет вид = B3*$D$2.

Если эту формулу скопировать в ячейку С4, то она примет вид = B4*$D$2.

Смешанная – адресация, при которой идёт изменение только одного адреса. Знак $ ставится только в одном месте, или перед буквой столбца или перед номером строки.

При копировании формул:

Относительная - адреса изменяются, относительно текущего положения ячейки.

Абсолютная - адрес не изменяется.

Смешанная - один адрес изменяется, другой нет.