Протоколи, витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

1. Найменування організації та її підвідомств.

2. Назва документа (протокол).

3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

4. Дата засідання.

5. Місце засідання.

6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

7. Заголовок до тексту.

8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

13. Підписи голови та секретаря.

14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

Службові листи

Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.

На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.

2. На прохання підвідомчих установ.

3. При здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна діяльність фірми.

5. По роботі з клієнтами.

6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.

Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.

Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.

Формуляр листа включає наступні реквізити:

1. Емблему, нагороди.

2. Назву та адресу організації - відправника.

3. Номер та дату листа.

4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного документа.

6. Текст.

7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.

8. Підтис керівника.

9. Віза виконувача.

На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.

1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.

2. - інформаційні, гарантійні.

Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.

Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.

Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.

Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).

2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема

1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;

2) обгрунтування причини відмови;

3) конотація відмови.

Акт

Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).

Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.

Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.

Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.

Основні реквізити акту:

1. Реквізити штампа загального бланку.

2. Код підприємства по 2КПО.

3. Код форми документу по 2КУД

4. Назва виду документа.

5. Дата, індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Гриф затвердження. 8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків.

10. Підпис голови та членів комісії.

11. Відмітка про візування.

12. Відмітка про контроль.

13. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.

Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).

У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.

В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.

Акт має уніфіковану форму:

Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністерства, відомства ______ (розшифровка підпису)

Дата

Акт

18.05.99 №12 м. Хмельницький (місце видання)

Підстава: наказ директора заводу від ________№_____ «Про проведення інвентаризації» Складений комісією:

Голова____________________________________

(посада, П. І. Б.)

Члени комісії: 1. _____________________________

(посада, П. І. Б.)

2._____________________________ 3._____________________________

(текст) Складений у 3-х екземплярах

1-й екземпляр____________________

2-й екземпляр ___________________

3-й екземпляр _____________________

До справи 05-24

Голова комісії Підпис Розшифровка підпису
Члени комісії Підпис Розшифровка підпису

Текст акту має форму:

1. При перевірці:

У період (число) була проведена перевірка. діяльності підприємства, відділу та ін.

Перевіркою виявлено (по пунктах, всі аспекти, що проявилися у процесі роботи комісії).

2. При передачі: лице, що передає (П. І. Б.), лице, що приймає (П. І. Б., посада), у присутності третього лиця (П. І. Б., посада). Склали цей акт, про те, що..................... перший здав, а другий прийняв (перелік по пунктах матеріальних цінностей, що підлягають передачі).

3. При списанні:

«__» _____ р. була проведена експертиза цінностей (офісних меблів, техніки та ін.).

Списанню підлягають (дані про матеріали, що підлягають списанню, розміщують у таблицю.

Назва (кількість).

Примітка.

Телефонограми і телеграми

Телефонограми.

Це термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

ТЕМА 14. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Питання теми:

Управлінська документація. Оформлення стандартних документів. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова. Ознайомлення з організаційними документами. Статут, положення, інструкція.

ТЕМА 15. Укладання фахових документів (відповідно до напряму підготовки)

Питання теми:

Контроль знань та вмінь