Форми та жанри ділового спілкування

ü публічний виступ

ü телефонна розмова

ü ділова нарада

ü дискусія

ü прийом відвідувачів

 

Публічний виступ

Публічний виступ – вид усного ділового мовлення, що передбачає публічну передачу інформації, ознайомлення слухачів із своїм баченням проблеми.

Жанри:

ü доповідь (наукова, ділова, звітна),

ü промова (мітингова, ділова, ювілейна) – долучається емоційний аспект,

ü виступ на зборах, лекція, дискусія.

Особливості: безпосереднє спілкування;

ü велика аудиторія (що зумовлює психологічні проблеми, невпевненість);

ü наявність позамовних чинників (міміка, жести, вираз обличчя);

ü визначальну роль відіграє голос (тембр, інтонація, наголос);

ü культура мовлення.

Перш, ніж розглянути специфіку виступу як виду усного професійного мовлення, зупинимось на деяких особливостях етикету невербального (несловесного) спілкування.

Кожний з видів спілкування, за винятком телефонного й писемного. Починається задовго до вимови окремих слів і фраз.

Перше враження про розмову, що відбудеться, складається з того, як співрозмовник сидить, наскільки він імпульсивний в жестах, як дивиться на оточуючих.

Невербальне спілкування – це мова жестів, рухів, тіла. Саме за мімікою, жестами оцінюють рівень вихованості спів розмовника.

Так, деякі люди не знають під час розмови, що робити зі своїми руками. Незайняті руки тримають спокійно. Краще відучитися від звички стукати пальцями по столу, розглядати свої нігті тощо.

Під час розмови рот не прикривають рукою, не хлопають співрозмовника по плечах, не крутять ґудзика його піджака, не штовхають ліктем, не струшують з його та свого одягу пилинки (щоб зняти пилинку чи волосся з одягу співрозмовника, питають його дозволу). Під час розмови жестикуляцію зводять до мінімуму. Лише деякі слова і фрази (“Сідайте, будь ласка”, “Познайомтеся, будь ласка”, “Можна Вам представити?” тощо) супроводжуються відповідним жестом.

Жести мають бути скупими, не розмашистими, певними: легкий кивок голови (ствердження), нерізкий змах кисті (а не всієї руки), нерізкий поворот голови.

Види підготовки

· план – контури майбутньої лекції, розміщення матеріалу;

· розгорнутий план – готовий матеріал, з яким можна виступати. Звичайно, в нього треба вносити зміни з урахуванням особливостей аудиторії, перед якою відбувається виступ.

Виглядає цей план так: зліва йде назва пункту, зліва – цитати, дати, формулювання.

· тези – підготовлена, продумана доповідь, економно викладена, але повна. У тезах мають бути наявні усі основні положення виступу.

· основні положення, які мають бути обґрунтовані та розкриті під час виступу.

· повний текст виступу – коли виступ повторюється.

Вимоги до ведення:

· дотримуватися норм української орфоепії: чітка вимова, паузи;

· слідкувати за голосом – спокійно, витримано, середньої гучності;

· дотримуватися культури мовлення;

· оратор має виглядати свіжим, повним сил, акуратно одягненим, життєрадісним, доброзичливо налаштованим стосовно аудиторії (увійти в контакт), впевненим у собі, зацікавленим темою; підтримувати зоровий контакт з аудиторією (можна читати), робити виступ яскравим через зміну акцентів, інтонації, темпу;

· приміщення повинне бути прибраним, провітреним, добре освітленим.

Вимоги до виступу:

o Повідомлення має бути простим і зрозумілим. Якщо проблема складна, варто розбити її на кілька простих. Треба будувати конкретні фрази, уникати довгих речень.

o Інформацію ліпше подавати кількома каналами, впливаючи на кілька органів чуттів: слух, нюх, зір та ін.

o Про невідоме треба говорити коротко.

o Треба намагатися якнайменше говорити, не переобтяжувати мову термінами, іншомовними словами, абстрактними поняттями.

o Зразу ж приступати до суті питання – без зайвих подробиць, асоціацій.

o Обов’язково треба ілюструвати свою розповідь (прилади, наочність, несловесні засоби).

o Необхідно в мові, як і в одязі, уникати екстравагантності.

Поради оратору:

· Добре готуватися.

Під час підготовки не виписувати кілька фраз, а дібрати й скомпонувати власні думки, оформити їх.

Не можна підготуватися за півгодини. Промова має визріти. Треба обрати тему, виносити її – продумати й скомпонувати всі думки стосовно неї.

Далі зібрати якомога більше інформації щодо неї, перечитати літературу. Зібрати інформації в кілька разів більше, ніж потрібно, віднайти цікаву інформацію, подати відому у цікавій формі.

Краще виписки робити на картках, кожне висловлювання, думку, цитату – окремо + вихідні дані.

· Річ не стільки в тому, що ви говорите, а як ви говорите;

· Не ігноруйте слухачів, звертайтеся до них;

· Будьте безпосередніми, тон виступу має бути дружнім;

· Вимагайте участі питаннями;

· Вкладайте душу;

· Виступайте по пам’яті;

· Робіть виступ якомога жвавішим за допомогою акцентів, зміни тону, темпу, паузи.

Заповіді оратора

· Не забудь: чим більша аудиторія, тим простіша (але не бідніша) мова викладу; чим офіційні ший виступ, тим суворіші вимоги до його мовного оформлення.

· Не захоплюйся довгими реченнями, віддавай перевагу коротким: кожна думка вимагає окремого речення, довгі думки не переконують.

· Не копіюй чужого стилю: не все, що прекрасне в когось, може бути гарним у тебе.

· Не зловживай прикметниками та особовими займенниками.

· Не піддавайся на “провокацію” відійти від основної теми, не “загравай” зі слухачами.

· Не починай “здалеку”, зразу ж “бери бика за роги”.

· Не зловживай технічними засобами.

· Не розраховуй тільки на свої імпровізаційні таланти, нехай вони будуть додатковим засобом.

· Не залишай без відповіді жодне запитання, навіть найнесподіваніше.

· Не сердься на слухачів, не звинувачуй їх ні в чому: сприймай їх такими, якими вони є.

 

Структура виступу

1. Вступ (визначення теми, актуальності, частин виступу)

· продумати кожен крок, оскільки перше враження – головне,

· лаконічно,

· захопити увагу (зацікавити темою, цікава історія, питання, влучна цитата, звернення), але не варто починати з гумору або вибачення,

· за порадою Леонардо да Вінчі, початок і кінець не повинні перевищувати третини виступу.

2. Основна частина

· логічно, послідовно, аргументовано;

· ясність, яскравість, образність висловів,

· пристосування до аудиторії (не вживати незрозумілу лексику),

· добре володіння предметом,

· використання ілюстрацій,

· повторення головної думки, але іншими словами,

· абстрактні фрази повинні супроводжуватися конкретними прикладами,

· обмежене коло винесених питань (7).

3. Закінчення

· враховуйте, що слухачі найкраще запам’ятовують фінал, тому його треба також добре продумати,

· закінчуючи, не кажіть аудиторії, що вже закінчуєте,

· не втомлюйте аудиторію: треба закінчити раніше, ніж того захочуть слухачі.

Існують такі варіанти кінцівки: резюме, заклик до дії, викликати сміх, щось процитувати, створити кульмінацію.

Кінець і початок мають бути логічно пов’язані.