Работа с несколькими окнами.

Пока информация рабочего листа занимает один экран, достаточно одного окна. Если это не так, то можно открыть несколько окон и одновременно отслеживать на экране разные области рабочего файла.

В нашем примере это также удобно сделать, расположив в разных окнах разные рабочие листы.

Задание 8.

Проверьте правильность заполнения таблицы.

8.1.Откройте для просмотра еще одно окно. Выполните команды меню:

Окно, Новое окно.

8.2. В новом окне выберите рабочий лист <Литература>.

8.3. Выполните команды меню:

Окно, Расположить слева-направо.

Экран после выполнения указанных действий примет вид, представленный на рис.3. Пассивным всегда является одно из окон. Для активизации другого окна нужно щелкнуть по нему мышью.

Задание 9.

Проверьте, как работает связь таблиц.

9.1. На листе <Литература> Ким Николаю исправьте оценки 3 на 4.

Внимание! Изменилась оценка Ким Николая за I-четверть, как на листе <Литература>, так и на листе <I-четверть >.

9.2. Исправьте текущие оценки Ким Николая опять на 3.

Таким образом, связь между различными листами одной рабочей книги действует.

Связь между файлами

Связь между двумя файлами достигается за счёт введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле. Файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который отдаёт данные - файлом-источником.

Как только связь устанавливается, Excel копирует величину из ячейки в файле источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

Задание 10.

Осуществите связь между листами разных рабочих книг. Заполните столбец в ведомости оценками по литературе, взяв их файла jurnal.xls.

10.1.Очистите от оценок столбец Литература, используя команды меню: Правка, Очистить, Все.

10.2. В ячейку С3 занесите формулу:

:='А:\РЕТRОV\[ jurnal.xls ]Литература'!Н3

'А:\РЕТRОV\[ jurnal.xls ]Литература' - путь к файлу jurnal.xls и листу <литература>. Обязательно Имя файла обязательно в квадратных скобках. В пути должен быть указан ваш рабочий диск и ваш личный каталог.

10.3. Размножьте формулу на последующие 4 ячейки столбца. Столбец заполнился оценками по литературе, т.е. связь установлена.

Задание 11.

Самостоятельно заполните ведомость оценок за I-четверть по предметам алгебра и геометрия (см.п.6.3.).

Задание 12.

Раскройте ещё два окна и разместите в них листы <Алгебра> и < Геометрия>, упорядочьте окна мозаикой (см. п. 8.1 и 8,2).

 

Экран примет вид представленный на рис. 4.

 

 

Задание 13.

Закройте все окна, кроме окна <Литература>. Разверните это окно на весь экран.

Задание 14.

На листе <Литература> напечатайте список учеников, которые закончили I-четверть с оценкой 5,4,3 по предмету:

14.1. На листе <Литература> в ячейку А10 введите текст: "Получили оценку 5:"

14.2. Скопируйте этот текст в ячейки А17 и А24.

14.3. В ячейке А17 измените текст на "Получили оценку 4:", а в ячейке А24 на "Получили оценку 3:".

14.4. С использованием Автофильтра с итоговой оценкой 5 за I-четверть.

14.5. Выделите фамилии учеников и скопируйте их в 11-ю строку в столбце В.

14.6. С ячеек с фамилиями, которые были только что скопированы, снимите обрамление и фон.

14.7. Аналогичные действия произведите для учеников, которые получили оценку 3 и 4 (рис.5).

14.8. Отмените Автофильтр, выполнив команды: Данные, Фильтр, Автофильтр.

 

В результате всех действий лист <Литература>, будет иметь вид:

 

 

№	Фамилия учащегося	2.09	9.09	16.09	23.09	…	I-четверть
	Иванов Иван
	Петров Петя
	Орлов Олег
	Попов Сергей
	Ким Николай
Получили оценку 5:
№	Фамилия учащегося	2.09	9.09	16.09	23.09	…	I-четверть
	Петров Петя
Получили оценку 4:
	Иванов Иван
	Орлов Олег
	Попов Сергей
Получили оценку 3:
	Ким Николай

Рис.5

Задание 15.

Сохраните таблицу на диске в личном каталоге под именем work7.xls.

Задание 16.

Распечатайте лист <Литература> предварительно сняв колонтитулы. Меню Файл, Печать, [•] - выделенные листы.

Задание 17.

Подведите итоги:

Основная литература: [1] – 1-638 c, [2] 1- 432 c.

Дополнительная литература: [8] – c.

Контрольные вопросы:

1. Состав прикладного программного обеспечения.

2. Принципы создания серийных документов.

3. Этапы разработки презентаций.

4. Понятие адресации в Excel?

5. Типы адресации.

6. Что такое абсолютная адресация?

7. Что такое относительная адресация?

Предъявите преподавателю:

1. файлы jurnal.xls и work7.xls;

2. распечатку листа <Литература> файла work7.xls.

Лабораторная работа №5.

Тема: Реляционная база данных Access. Принципы организации данных. Создание таблиц и ввод данных. (2 часа).

Цель - знакомство с функциональными возможностями СУБД и общей методологией использования этих программных средств в профессиональной работе, связанной с организацией хранения и обработки данных.

Теоретическая часть. Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты. Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access 97 хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п. При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание.

 

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO	Для хранения комментариев; до 65535 символов
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (TrueFalse, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Задание 1

Создание базы данных.

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица.1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый
Дисциплина	Текстовый
Телефон	Текстовый
Зарплата	Денежный

Технология выполнения работы:

Для создания новой базы данных:

1. загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

2. в окне "Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

3. щелкните по кнопке <Создать>.

4. Для создания таблицы базы данных:

5. в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

6. в окне "Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.

7. Для определения полей таблицы:

8. введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код преподавателя;

9. в строке столбца "Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Рис.1. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

 

10. Для сохранения таблицы:

· выберите пункт меню Файл, Сохранить;

· в диалоговом окне "Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели',

· щелкните по кнопке <ОК>.

Задание 2

Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р, на 470 р.

9. Произведите сортировку данных в поле "Год рождения" по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".

11. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

 

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890р.
	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200р.
	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760р.
	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450р.
	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890р.
	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790р.
	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890р.