Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размещенного на красном геральдическом щите, с тремя коронами над головами, держащего в руках скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одноцветном варианте как на геральдическом щите, так и без изображения щита.

Изображение государственного герба на бланках своих документов применяют все органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д.

Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативно-правовыми актами органов государственной власти республик, областей, автономных округов, городов федерального значения (например, Уставом Свердловской области).

Герб субъекта РФ – главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение.

Гербы городов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с порядком использования гербов, установленным нормативно-правовыми актами соответствующих территориальных единиц.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема и товарный знак – символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресанте, помогающие отличить потребителю товар или услугу производителя (или исполнителя).

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему организации располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа.

Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в соответствии с требованиями Закона РФ «О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передачи данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (на основании свидетельства).

Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа по ОКУД проставляется на бланках документов, входящих в состав какой-либо УСД. На бланке с угловым размещением постоянных реквизитов код располагается непосредственно после реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов правее наименования документа.

ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами, с целью сокращения количества применяемых форм документов, исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации.

Наименование организации

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, вступает организация, ее структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (Уставе или Положении).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   Управление Федерального казначейства По краснодарскому краю   ул. Янковского, 21, г. Краснодар, 350000

 

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации (русском).

Федеральная архивная служба Эрасан России государственн архивин церглан   Комитет по делам архивов при Архивисин кергар Хальмг Такhчин Правительстве Республики Калмыкия Правительствин медлд баадг Комитет   ул. Пушкина, 9 а, г. Элиста, 358000, тел: [phone]

Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами (на русском и иностранном языках).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   (Минсельхозпрод России)   Орликов пер., 1/11, Москва, 107139

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в которых следует указывать их организационно-правовую форму (акционерное общество, производственный кооператив, общество с ограниченной ответственностью и т.д.). Коммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Волгодонский хлебокомбинат»   Октябрьское шоссе, 9, г.Волгодонск, Ростовская обл., 347340 тел.: [phone], факс: [phone]

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения предприятия указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

РОСАРХИВ   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)   Заместитель директора   Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117193 Тел./факс [phone] Е-mail: [e-mail] ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

При отсутствии типографского бланка, когда документ, включая и постоянные реквизиты, полностью набирается на компьютере, требования к оформлению реквизита «Наименование организации» должны соблюдаться полностью.

На практике встречаются случаи, когда возникает необходимость подготовить документ совместно двум и более организациям. Документ в этом случае следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций располагаются в соответствии с их рангом: одного ранга – на одном уровне; нижестоящей организации – ниже наименования вышестоящей организации.

Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90, где 1- индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел; 90 – порядковый номер оправляемого документа, проставляемого по регистрационному журналу.

Это касается так называемого «инициативного» документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса – индекс организации (автора ответа) и индекс документа организации (автора запроса).

Открытое акционерное общество Российская лесопромышленная компания «РОСЛЕСПРОМ» Первому заместителю главы Архангельский пер., 1, Москва, 101983 Председателю Правительства Факс: [phone], тел. [phone] Саратовской области ОКПО 454645502, ОГРН1068700308955 г-ну Волгину В.Н. ИНН/КПП 6164064571/81702001   19.04.2007 № ВС-10-18 На № 09-97/101 от 25.03.2007

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (№ 72/85).

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Реквизит рекомендуется печатать, отступив от границы левого поля на 32 знака и на 5-6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»).

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" Лагунину В.А. ИЛИ АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру Кочетову В.М.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества «Можайские дали» Бунееву В.А.

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 года № 725 установлено, что адрес получателя письма пишется в следующей последовательности:

· Наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физического лица, наименование организации – для юридического лица).

· Название улицы, номер дома, номер квартиры.

· Название населенного пункта (города, поселка, района и т.п.).

· Название области, края, области, автономного округа, республики.

· Страна (для международных почтовых отправлений).

· Почтовый адрес.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента на конвертах, бандеролях пишется в правой нижней части оболочки, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Гриф утверждения

Заголовок к тексту

Заголовок официального документа- реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (кого)?,

например:

Текст документа

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.06.2006 № 25

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.06.2003 № 25

Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа.

Подпись

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"		А.Г. Цицин
или на бланке:
Генеральный директор		А.Г. Цицин

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения".

Гриф согласования документа

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"
от 05.06.2005 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания собрания
акционеров ЗАО "Термика"

От 05.06.2005 № 10

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термика" Генеральный директор ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата         СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка "Прогресс" Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Визы согласования документа

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Оттиск печати

Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко

05.05.2005

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

3. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс от 09.09.2004 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа.

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размещенного на красном геральдическом щите, с тремя коронами над головами, держащего в руках скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одноцветном варианте как на геральдическом щите, так и без изображения щита.

Изображение государственного герба на бланках своих документов применяют все органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д.