Эффективное представление данных с помощью форм

Числовые данные на форме можно представлять в виде диаграмм. Составим форму-диаграмму, описывающую спрос на товар. Для этого в запрос с расчетом спроса добавьте таблицу «Товары» и поля с названием товара и ценой. Затем на закладке Формы выберите команду Создать, а там в списке найдите команду Диаграмма. В качестве источника выберите исправленный вами запрос «Спрос на товар». В появившемся диалоговом окне выберите все поля кроме № товара и нажмите кнопку Далее (см. рис. 16). Затем выберите тип диаграммы (объемная гистограмма) и распределите данные, как показано на рис. 3.16.

 

При желании нажав на кнопку Образец (см. рис. 3.16), вы сможете осуществить предварительный просмотр вашей диаграммы. После распределения данных диаграмме необходимо дать имя («Диаграмма спроса») и нажать кнопку «Готово». Далее в режиме конструктора можно отредактировать внешний вид созданной вами диаграммы, аналогично тому, как редактируюся диаграммы в электронных таблицах Excel.

Самостоятельно постройтте по таблице «Товары» диаграмму предложения товара.

А теперь создадим форму, описывающую товар с использованием вкладок, диаграмм, расчитываемых полей. Для этого создадим форму в столбец по запросу, объединяющему таблицы «Товары» и «Заказы клинтов» с помощью мастера форм.

Откроем созданную форму в режиме конструктора, увеличим область данных и примечания, выстроим поля с данными о товарах, а поля из таблицы «Заказы клиентов» удалим.

Для того, чтобы рисунок соответствовал размерам рамки, установите свойство рамки Установка размеров: Вписать в рамку (см. рис. 3.17).

Добавим вкладки на панели инструментов ToolBox.

Растяните вкладку так, чтобы на ней можно было размещать данные.

Для того, чтобы подписать каждую вкладку, необходимо щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать команду Свойства. А в свойствах внести нужную подпись («Спрос» или «Предложение») см. рис. 3.18.

Теперь разместим на каждой вкладке данные по спросу или предложению. И создадим кнопки открывающие соответствующие диаграммы относительно групп товаров (материнские платы, процессоры) и поместим кнопки открывающие диаграммы. В примечании сделаем кнопку закрытия формы.

Слияние с Word

Для слияния сWord необходимо сначала создать документ, с которым вы хотите произвести слияние. Создайте письмо следующего содержания:

Оповещаем Вас, что необходимо продлить трудовой контракт сроком на 5 лет в течение ближайшего месяца.

15. 01. 2004 Администрация

Сохраните его под именем «Письмо» на Рабочем столе и закройте.

Произведем слияние документа «Письмо» и запроса «Обращение». Для этого в базе данных «Компьютерный магазин» в закладке Запросы выделите запрос «Обращение». Затем зайдите в меню Сервис ® Связи с Office® Слияние с Word. В появившемся диалоговом окне укажите, что связь будет установлена с готовым документом и найдите его в общем списке. После этого в нужное место, туда, где будет расположено обращение вставьте поле слияние с помощью соответствующей кнопки (см. Рис. 3.19). Для того, чтобы появились конкретные данные включите режим просмотра.

Рис. 3.19

Вопросы для самостоятельной работы

1. Что такое импорт и экспорт данных? Когда он применяется?

2. Какие данные позволяет импортировать СУБД Access?

3. Что такое индекс поля? Какие бывают индексы и для чего они нужны?

4. Что такое маска ввода? Когда она употребляется? В чем отличия маски ввода от мастера подстановок.

5. В чем отличия разных видов связи? Какая связь образуется между таблицами в случае использования мастера подстановок? Как вы думаете почему?

6. Зачем нужны элементы панели инструментов ToolBox? Перечислите наиболее используемые из них.

7. Какие виды диаграмм позволяет создавать СУБД Access?

8. Какие связи с Office предусматривает СУБД Access?

Приложение 1. Типы данных в Access

Тип данных	Применение	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля.
Поле МЕМО	Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE.	До 64 000 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255.	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.
Дата/Время	Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время.	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные.	4 байта. Для кодов репликации – 16 байт.
Логический	Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл.	1 бит.
Объекты OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта.	До 1 гигабайта
Гиперссылка	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа).	До 64 000 символов
Мастер подстановок	Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер.	Размер такой же, как и размер ключевого поля

 

 

Приложение 2. Групповые операции

В запросе можно сгруппировать табличные данные по значениям каких либо полей и вычислить сумму, среднее или другие итоги для каждой группы значений. Операции по вычислению итогов называют групповыми, так как они применяются к группе значений в столбце. Можно использовать такие операции:

o Sum – сумма значений в каждой группе, применяется к числовым и денежным полям.

o Avg – среднее в каждой группе, применяется только к числовым и денежным полям.

o Min – наименьшее значение внутри группы

o Max – наибольшее значение в этом поле внутри группы

o Count – число записей, в которых значения отличны от Null.

o First– первое значение поля.

o Last– последнее значение поля.

Приложение 3. Виды запросов

Запросы на выборку и их использование

Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.