Импорт данных, индексация таблиц, маски ввода

1. Загрузите программное средство Access: Пуск® Программы ®Microsoft Access. После этого в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать создание Новой базы данных и нажать ok. В следующем диалоговом окне следует указать имя и месторасположения создаваемого вами файла базы данных и нажать клавишу «Создать», после чего перед вами появится окно управления СУБД Access (см. рис. 3.1). Справа расположены объекты СУБД, а вверху режимы работы. Режим просмотра предусматривает лишь просмотр готовой структуры объекта и внесения в него каких-то данных вручную. Режим конструктора предусматривает создание и изменение структуры объекта, то есть общего его описания. Режим создания позволяет выбрать способ создания объекта (Вручную – в режиме конструктора; полуавтоматически, при помощи ответов на вопросы компьютера – с помощью мастера и автоматически).

В данном окне сначала выбирается объект щелчком мыши по нему, а затем аналогично указывается режим работы с ним. Для создания базы данных «Компьютерный магазин» нам понадобятся 5 таблиц: «Клиенты», «Заказы клиентов», «Товары на складе», «Персонал», «Учет работы персонала». Таблицы «Товары на складе» и «Клиенты» импортируем из электронных таблиц. Для этого в главном окне базы данных зайдите в меню Файл →Внешние данные→Импорт. В появившемся диалоговом окне смените тип файла на Microsoft Excel и найдите в списке нужный вам и нажмите кнопку «Импорт». После чего следует указать, что все импортируемые данные расположены на первом листе, и нажать кнопку «Далее». Затем пометьте флажком, что в первой строке расположены заголовки полей импортируемой таблицы нажмите «Далее» и укажите, что данные нужно сохранить в новой таблице. Далее следует проиндексировать каждое поле, указывая возможны ли в нем совпадения (совпадения возможны в любом поле, кроме ключевого). Ключевым полем считается то, которое однозначно определяет каждую запись. Термин индекс тесно связан с понятием ключ. Под индексом понимают средство ускорения операции поиска записей в таблице, а, следовательно, и других операций, использующих поиск: извлечение, модификация, сортировка и т.д. На практике для создания индекса некоторой таблицы БД пользователь указывает поле таблицы, которое требует индексации. Ключевые поля в Access индексируются автоматически и индексные файлы, создаваемые по ключевым полям таблицы называют файлами первичных индексов. Индексы, создаваемые пользователем для неключевых полей называют вторичными (пользовательскими) индексами. Причина повышения скорости выполнения различных операций в индексированных таблицах состоит в том, что основная часть работы производится с небольшими индексированными файлами, а не с самими таблицами. Наибольший эффект повышения производительности работы достигается для значительных по объему таблиц. Индексирование требует небольшого дополнительного места на диске и незначительных затрат процессора на изменение индексов в процессе работы. После индексирования всех полей таблицы следует определить ключ (см. рис. 3.2). Для таблицы «Товары» это будет №, а для таблицы клиенты № паспорта.

Обратите внимание, что в этих полях повторения не допускаются!

Далее указывается имя таблицы, которая будет создана в результате импортирования данных. Итак, две таблицы у Вас созданы и заполнены. Через конструктор в таблицу «Товары на складе» добавьте поле Фото типа Поле OLE. Структуру остальных таблиц самостоятельно опишите в конструкторе (см. рис. 3.3).

Обратите внимание, что сначала описывается таблица «Персонал», в таблице «Учет работы» № паспорта рабочего делается средствами мастера подстановки, в таблице «Заказы клиентов» поля «№ паспорта клиента», «№ товара», «заказ оформил» делаются средствами мастера подстановки.

Для поля «Телефон» в таблице «Персонал» создадим маску ввода, то есть специальным образом подготовленную форму ввода. Для этого в конструкторе выделим поле «Телефон», а в свойствах поля выберем маску ввода. Щелкнув мышью по трем точкам в конце строки получим диалоговое окно создания маски ввода (см. рис. 3.4). Здесь выберем любую маску кроме «Пароль» и нажмем кнопку «Далее». В результате появится окно, позволяющее изменять маску ввода и создавать новую. В появившемся окне внесем необходимые нам изменения (см. рис. 3.5).

Внесем запись телефона с учетом кода города, что позволит записывать в том числе и номера сотовых телефонов. Обратите внимание, что знак «_» в нашем случае предусматривает ввод какой-то цифры и следовательно будет знаком заполнителя. После щелчка по строке «Проба:» у вас автоматически появится образец маски и имя заменится на «Определяется пользователем. Теперь можно нажать кнопку «Далее».

 

Где в появившемся диалоговом окне указать, что сохранить созданную маску нужно вместе со знаками, после чего нажимается кнопка «Готово». Теперь при заполнении таблицы в поле «Телефон» у вас будет появляться соответствующая маска и пользователь не ошибется в каком виде вносить номер телефона. Самостоятельно создайте маску ввода для поля «Контактный телефон» в таблице «Клиенты».

Связывание таблиц

После описания структуры всех таблиц необходимо их связать. Большинство СУБД при связывании таблиц автоматически выполняют контроль целостности вводимых в базу данных в соответствие с установленными связями. В конечном итоге это повышает достоверность хранимой в БД информации. Кроме того, установление связи между таблицами облегчает доступ к данным. Связывание таблиц при выполнении таких операций как поиск, просмотр, редактирование, выборка и подготовка отчетов обычно обеспечивает возможность обращения к произвольным полям связанных записей. Это уменьшает количество явных обращений к таблицам данных и число манипуляций в каждой из них. Существует 4 основных вида связи:

Характеристика полей связи по видам	1→1	1→∞	∞→1	∞→∞
Поле связи основной таблицы (от которого идет связь)	является ключом	является ключом	не является ключом	не является ключом
Поле связи дополнительной таблицы (к которому идет связь)	является ключом	не является ключом	является ключом	не является ключом
Примечание	таблицы становятся равноправными, и обеспечивается взаимнооднозначное соответствие записей в таблицах	одной записи основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной.	одной записи дополнительной таблицы соответствует несколько записей основной.	нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной.

Для связывания таблиц «Компьютерного магазина». Выберите в главном окне базы данных на панели инструментов схему данных, добавьте в нее недостающие таблицы, создайте и измените имеющиеся связи, как показано на рис. 3.6.

Для изменения связи следует выделить связь щелчком мыши, а затем выбрать в контекстном меню (щелчок по выделенной связи правой кнопкой мыши) соответствующую команду. Обратите внимание для организации правильных связей необходимо полное обеспечение целостности данных, что необходимо указывать в появляющемся меню (см. рис. 3.7.)