Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций рм: организация и проведение торгов.

Подрядные торги (ПТ) - форма разм-я заказов на поставки.

Т - способ закупки тов-в, размещения заказов, выдачи подрядов.

В строит-ве ПТ проводят для выбора на конкурсной основе орг-ций, которые будут выполнять для заказчика строительные работы, поставки, монтаж, пуско-наладку оборудования в установленных объемах и сроках и качестве.

Открытые Т - объявление о них публикуется в периодике за 2-6 мес. до предоставления оферт. Объявление содержит:

- наименование заказчика и организатора торгов.

- вид и предмет Т.

- краткая характеристика места строительства.

- ориентировочный объем и срок выполнения работ.

- условия исполнения контракта (К). - ограничения

- адрес, сроки, условия получения тендерной документации.

- срок представления оферт.

Размещение заказов на стандартное оборудование и небольшие по объему работы.

Закрытые Т - сообщение о предварительной квалификации в приглашениях, которые направляются по решению организатора торгов или тендерного комитета в адрес потенциальных претендентов (обычно известные подрядчики). Размещение заказов на уникальное, сложное и специальное оборудование, выполнение сложн. пр-тов.

Т пров-ся в соотв-и с “Положение о подрядных торгах в РФ”.

ПТ проводятся:

1. на реализацию пр-тов разной величины и сложности.

2. на выполнение отдельн. этапов пр-тов (пр-тных, конструкторских и др. работ).

3. по выполнению работы по управлению пр-том, консалтинг, надзор и т.д.

Основные участники Т:

1. Заказчик. 2. Организатор торгов. 3. Тендерный комитет. 4. Претенденты. 5. Оференты. (6) (инжен-констр. и фин. Орг-ции)

Этапы ПТ:

1. Подготов-й. 2. Предст-е предлож-й участникам торгов.

3. Оценка оферт и выбор победителя торгов. 4. Подписание К.

1. Подготовительный - а. Решение заказчика на проведение Т. с учетом специфики объекта и готовности ПСД., б. Создание орг. структуры участников., в. Разработка тендерной документации., г. Рассылка ее потенциальным претендентам.

Приняв решение о проведении Т, заказчик назначает: организатора торгов или заключает К с фирмой, которой поручает выполнение обязанностей организатора.

Фин. взаимоотношения м/у заказчиком и организатором регулируются соответствующим разделом К. при этом организатор Т оплачивает расходы, связанные с деятельностью тендерного комитета, несет ответственность за расходы.

Тендерный комитет - его состав утверждается руководителем организации заказчика., согласовывается с представителем гос. органа., возглавляет председатель.

2. Представление предложений. Получившие тендерную док-цию разрабатывают оферты в соответствии с инструкцией оферента. Начало открытия Т - дата публикации в СМИ или рассылки предложений участникам закрытых торгов. Тендерный комитет определяет дату закрытия торгов и срок рассмотрения оферт.

2 -ва способа представления предложений для участия в Т:

1. Оферент заполняет проформу тендера - формуляр, который подписывается оферентом, когда он согласен взять на себя все обязательства по выполн. работы, затем представляет проформу тендера организаторам Т для участия в Т.

2. Оферент составляет тендер в полном соответств. с условиями тендерной док-ции, затем подписывается оферта и тендер представляется организаторам Т. Оферта принимается секретариатом тендерного комитета и выдается расписка. Оферты принимаются в 2-х конвертах - во внешнем: заявка на участие в торгах, копия платежки - внесение первого задатка (в мире 2% от предмета Т, в России 1% от цены)., во внутреннем: предложение оферента, банковская гарантия.

Задаток - форма обеспечения исполнения принятых претендентом обязательств - участвовать в Т на условиях организатора, нести связанные с этим риски. Задаток отчуждается, если: претендент не сохранил силу и неизменность предложения., отказ заключения официального соглашения после принятия предложения заказчиком.

3. Оценка оферт и выбор победителя торгов. В установленное время, по истечении срока подачи оферт, на заседании тендер. комитета вскрываются внутр. конверты. При помощи экспертов тендер. комитет удостоверяется в полноте и соответствии требованиям тенд. док-ции документов, представленных во внутренних конвертах.

1. В случае полного соответствия оферта принимается к рассмотрению, претендент получает статус оферента.

2. Если не соответствует, и исправление недостатков меняет предложение, то данная оферта не рассматривается

3. Если недостатки не меняют предложение - требование привести в соответствие документы в установленный срок.

4. Если имеющиеся оферты не соответствуют требованиям - то торги состоялись, но имеют отрицательный результат.

5. Если до окончания срока не поступило ни одной оферты, или они не имеют банк. гарантий - торги не состоялись, организатор и тен. ком. не несут ответственности.

Все решения тен. комитета фиксируются в протоколе. При оценке предложений тен. комитет может пользоваться любыми критериями и методиками. Победитель определяется простым большинством от кворума тен. комитета. При принятии решения тен. комитет в недельный срок извещае участников о результатах и в 5 банковских дней возвращает задаток. При рассмотрении протокола тен.комитета заказчик может: не утвердить результаты торгов (проведение повторных)., утверждение победителя и подписание “протокола о намерениях”., утверждение победителя и подписание К. на предмет торгов.

Подписание К. С победителем торгов К. заключается после внесения 2-го задатка на р/с заказчика., в противном случае организатор торгов может не присудить заказ. С момента объявления торгов заказчик не имеет права вести переговоры по предмету торгов с его участниками или другими лицами до момента заключ-я К., но если победитель выдвигает условия, противоречащие тен. док-ции, то возможны переговоры с претендентом, занявшим 2-е место. Время подготовки К. не более 30 дней, должны быть учтены все условия, содержащиеся в тен. док-ции. При подписании К. данные, принципиально не меняющие содержание тен. док-ции могут быть внесены по согласию сторон. К заключается на период реализации пр-та на основании исходных условий.

 

 

Вопрос №7.32

Управление контрактами (К) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: приложение к контракту, контроль исполнения приложения, закрытие контракта.

Приложениями к К-ту могут служить следующие документы:

1. Смета – план предстоящих расходов и движения денежных средств предприятий, учреждений, представляющих собой комплект документов, определяющих размеры материальных, трудовых и денежных затрат, необходимых д/ осуществления производственного процесса.

2. Спецификация – прилагаемый к тексту договора купли-продажи или поставки документ, в который включаются данные, характеризующие предмет поставки, в ряде случаев – цена, сроки поставки и другие условия. Спецификация – неотъемлемая часть договора. При заключение долгосрочного договора стороны ежегодно уточняют либо согласовывают спецификации.

3. Протокол соглашения о договорной цене – документ содержащий согласованную цену товаров (услуг) и условия ее изменения; подписывается представителями сторон, имеющими право подписи.

4. Календарный план - документ, описывающий этапы выполнения работ (поставок), их объем, стоимость и сроки. Подписывается представителями сторон, имеющими право подписи.

5. Калькуляция – 1) Исчисление себестоимости единицы продукции (услуг) по видам расходов; 2) Документ, иллюстрирующий формирование цены (обоснования счета), предъявляемый покупателю продавцом (подрядчиком, поставщиком).

Контроль исполнения К-та:

После подписания К-та обеими сторонами, его исполнение означает начало производственного цикла управления К-том. Этот цикл включает все действия, связанные с поставкой товаров и услуг, приемкой, оплатой и завершением К-та. Цель этого цикла – убедиться, что продавец выполняет все условия К-та и получает за то соответствующее возмещение. Например, при строительстве здания менеджер Пра желает убедиться, что подрядчик строит здание в соответствии с чертежами и спецификациями и не вносит необоснованных изменений. Как правило, возникает множество мелких проблем, которые м.б. преодолены с помощью надзора и соответствующих действий менеджера Пра. Во время этого цикла менеджер Пра и др его участники часто контактируют с подрядчиком. Происходит интерпретация условий К-та, сопровождаемая иногда диспутами. Все изменения К-та д.б. согласованы и правильно выполняться. В завершении д.б. произведены платежи.

В следствии факторов внешнего окружения, изменения неизбежны. Предлагаемое изменение может добавлять новую работу или отказываться от работы, указанно в К-те, или быть некоторой комбинацией добавок и удалений К-та. Следовательно, порядок включения изменений в К-т д.б. согласован заранее. В К-те д.б. включены положения о том, кто может предлагать изменения. Тщательная оценка потенциального изменения должна проводиться до фактического внесения изменений. После внесения изменений, оно д.б. включено в план Пра, иначе возникнут проблемы. Основные моменты процесса контроля изменений – это финансирование, график, качество и т. д. Эти?? особенно важны д/ менеджера Пра. - При внесении изменений д.б. проанализировано их влияние на стоимость.

- Нужно рассмотреть влияние изменения на график Пра, а также на качество.

При рассмотрении изменений все эти вопросы д.б. проанализированы одновременно. Д/ контроля изменений менеджер Пра может создать и использовать информационную базу.

При контроле стоимости менеджер Пра д. рассматривать как прямые, так и косвенные издержки, а также посчитать разницу между фактической и предполагаемой стоимостью.

При контроле графика Пра информационная система поможет менеджеру определить воздействие на критический путь и интеграцию Пра.

Менеджер и подразделение К-тинга должны проводить периодическую инспекцию, чтобы убедиться, что товары и услуги удовлетворяют условиям К-та. Желаемое качество товаров и услуг д.б. определено в положениях К-та Особенно важно, чтобы контроль качества не осуществлялся только в конце выполнения К-та. Надзор д. осуществляться в течении всего процесса. В некоторых случаях полезно изучить программу контроля качества поставщика, чтобы убедиться, что она соответствует стандартам Пра.

Во время переговоров менеджер д. договориться об условиях предоставления гарантий. Такие условия дают покупателю дополнительное t после осуществления поставки д/ исправления дефектов. Это условие действует в течении определенного периода t-и, начиная с определенного момента. Устанавливая срок гарантии, целесообразно указать какие недостатки продавец д. устранить без увеличения стоимости. Невозможно указать все возможные недостатки, но менеджер (Мнжр) Пра д. попытаться указать наиболее существенные. Д.б. указаны и форс-мажорные обстоятельства, при которых продавец не несет ответственности за недостатки. В случае обнаружения недостатков Мнжр Пра и отдел К-тинга должны определить, попадают ли они под условия гарантии и гарантийного срока. Они должны изучить возможные способы устранения недостатков: замена или ремонт, и выбрать наиболее подходящий. В некоторых случаях этот процесс может потребовать дополнительных переговоров покупателя и продавца.

Закрытие К-та.

Несмотря на продление действия условий гарантии, должны предприниматься шаги по закрытию К-та. На этом этапе излишние ресурсы д.б. перемещены или ликвидированы. Например, персонал д. быть возвращен на свои места в функциональные подразделения. Д.б. выполнена после К-тная оценка исполнения К-та поставщиком. Она должна касаться прежде всего цены, сроков и качества. Эта информация должна быть добавлена к информационным материалам отдела К-тинга. Закрытие К-та – финальный этап цикла управления К-том в фазе “после присуждения К-та”, таким образом, означая завершение процессов К-тинга и переговоров.

 

Вопрос №7.33