Структуризація в проектному менеджменті

· Структуризація проекту — це: один із інструментів організації проекту, який передбачає визначення кола робіт, що їх необхідно виконати, відповідальних за ці роботи; виконання основних кроків для створення організації проекту, розподіл основних завдань між виконавцями, встановлення комунікаційних зв’язків;

· Структуризація є основою створення системи управління проектом через запровадження схеми тотальної інтеграції; структуризації і кодування, які використовуються для того, щоб інтегрувати виконувані роботи й організацію проекту; встановлення ієрархії планів і звітів у розрізі проекту та організаційних підрозділів. Мається на увазі, що взаємозв’язок структури проекту й організаційної структури визначає блоки для планування і контролю, коли певний підрозділ організаційної структури виконує якийсь блок робіт за проектом. Таким чином визначається ієрархія або рівні планування, контролю і звітності по проекту та організаційних елементах;

· Структуризація є інструментом для управління персоналом проекту, де кожний менеджер проекту, організаційного елементу (підрозділу), групи має свої відмінні цілі, завдання стосовно календарного плану, ресурсів, витрат; кожний з них має свою інформацію, звітність про виконання; бере участь у встановленні цих завдань і планів; знає, що робити для досягнення мети, і має зворотний зв’язок за підсумками своєї роботи і своїх колег; ця структуризація створює належну мотивацію виконавців, груп щодо виконуваної роботи, використовується для запровадження групової діяльності.

· Основи структуризації було закладено на початку 60-х років запровадженням WBS у міністерстві оборони США. Але оскільки її асоціювали зі складною системою витрати/графік, то у 70—80-х роках минулого століття вона використовувалася обмежено, переважно в оборонних проектах, і майже не застосовувалась проектними менеджерами в цивільних галузях. Проте у 90-х роках ситуація різко змінилася, і методологія WBS поширилась на всі галузі з широким застосуванням комп’ютерної техніки, спеціальних програм.

· Структуризацію проекту можна представити як послідовність наступних дій:

· 1. Визначення проекту – його характеру, цілей та змісту, а також кінцевого продукту проекту та його характеристик.

· 2. Визначення рівнів деталізації планів та кількості елементів в структурі проекту.

· 3. Підготовка структури процесів – визначення схеми життєвого циклу проекту.

· 4. Визначення організаційної структури, яка повинна охоплювати всі підрозділи та окремих осіб, які працюватиме над проектом.

· 5. Визначення структури продукту – це схема розподілу по підсистемам та компонентам, включаючи машини та обладнання, програмне та інформаційне забезпечення, послуги тощо.

· 6. Підготовка генерального зведеного плану проекту, який є основою для подальшої деталізації в процесі пошуку критичного шляху.

· 7. Підготовка матриці розподілу відповідальності – в результаті аналізу взаємовідносин між елементами структури проекту та організації його управління будується матриця, в якій елементи структури проекту розміщуються в строках, а елементи організації в стовпчиках або навпаки. На перетині вказують рівні відповідальності тих чи інших осіб за допомогою кодів або інших умовних позначень.

· 8. Підготовка робочого плану бухгалтерських рахунків та субрахунків.

· 9. Підготовка робочого сітьового графіку – реалізація попередніх пунктів дозволяє розробити деталізований графік, який по кожній роботі відображає оцінку часу та ресурсів.

· 10. Розробка системи завдань та нарядів із зазначенням конкретного часу та ресурсів.

· 11. Розробка системи звітності та контролю.

· Для структуризації проекту використовують наступні моделі:

· 1. Дерево цілей – це графи та схеми, за допомогою яких генеральна ціль проекту розбивається на підцілі наступного рівня. (Дерево – це взаємопов’язаний граф, який виражає взаємопідлеглість та взаємозв’язки між елементами).

· 2. Дерево рішень – граф або схема, яка відображає структуру оптимізації процесів.

· 3. Дерево робіт - розподіл робіт по проекту на окремі пакети робіт. Цей процес також називають структурою розподілу робіт (WBS). Кожен пакет робіт повинен бути окремою фінансовою одиницею, яка має власний кошторис, бюджет та звіт про витрати. Дерево робіт слугує базою для побудови сітьового графіку проекту.

· 4. Структурна схема організації (OBS) відображає розподіл відповідальності організацій, які беруть участь у проекті за розділи, етапи та роботи проекту.

· 5. Матриця відповідальності – пов’язує WBS та OBS. В ній відображаються основні виконавці пакетів робіт.

· 6. Сіткові моделі – графіки основних подій по окремих пакетах робіт.

· 7. Структура використовуваних ресурсів – граф, в якому фіксуються ресурси, необхідні для кожного рівня. Наприклад, на першому рівні ресурси поділяються на фінансові, трудові, матеріально-технічні. На другому рівні матеріально-технічні ресурси поділяються на будівельні матеріали, машини, обладнання. На третьому рівні будівельні матеріали – на такі, які потребують зберігання на складі та на такі, які не потребують тощо.

· 8. Структура витрат – будується граф аналогічний структурі використовуваних ресурсів.

СІТКОВЕ ПЛАНУВАННЯ В ПРОЕКТНОМУ МЕНЕДЖМЕНТІ

Сіткове планування виникло у 50-х роках, коли почали розвиватися комп’ютерні засоби. Його методи мають таку відому міжнародну назву та абревіатуру, як метод критичного шляху — СРМ (Сritical path method), або аналіз критичного шляху — СРА (Сritical path analysis), або метод оцінки й огляду програми — РЕRT (Рrogramme evaluation and rewiew technique). У нашій практиці ці методи мають назву «сіткові графіки». Зараз вони застосовуються дуже широко, особливо у великих і складних проектах, за допомогою обчислювальної техніки і програмного забезпечення.

Сіткове планування полягає у створенні логічних діаграм послідовності виконання проектних робіт — сіткових графіків — і визначенні тривалості цих робіт та проекту в цілому з метою подальшого контролю.

Застосування сіткового планування допомагає відповісти на такі запитання:

1. Скільки часу потрібно на виконання усього проекту?

2. У який час мають розпочинатися та закінчуватися окремі роботи?

3. Які роботи є «критичними» і повинні виконуватися точно за графіком, аби не зірвати строки виконання проекту у цілому?

4. На який термін можна відкласти виконання «некритичних» робіт, щоб це не вплинуло на строки виконання проекту?

Сіткове планування полягає передусім у побудові сіткового графіка та обчисленні його параметрів.

Сітковий графік — це графічне подання робіт проекту, яке відбиває їх послідовність та взаємозв’язок. Для його побудови потрібно мати таку інформацію: список робіт; логічні зв’язки між ними.

Роботами у сітковому графіку називаються будь-які виробничі процеси чи інші дії, які призводять до досягнення певних результатів, подій. Роботою слід вважати і можливі очікування початку наступних процесів, пов’язані з перервами чи додатковими витратами часу.

Подіями називаються кінцеві результати попередніх робіт. Подія являє собою момент завершення планової дії. Події бувають початковими, кінцевими, простими, складними, проміжними, попередніми, наступними і т.д.

На всіх сіткових графіках важливим показником є шлях, що визначає послідовність робіт чи подій, в якій результат однієї стадії збігається з початковим показником наступної за нею іншої фази. На будь-якому графіку прийнято розрізняти декілька шляхів:

- повний шлях від початкової до кінцевої події;

- шлях, що передує даній події від початкової;

- шлях, наступний за даною подією до кінцевої;

- шлях між декількома подіями;

- критичний шлях від початкової до кінцевої події максимальної тривалості.

Сіткові графіки будуються зліва направо графічним зображенням проектних робіт та означенням логічних зв’язків між ними. Залежно від способу зображення їх розрізняють два види сіткових графіків:

• стрілчасті;

• графіки передування.

Першими у сітковому плануванні почали застосовувати саме стрілчасті графіки (Метод стрілкових діаграм - ADМ). Для них характерним є зображення роботи у вигляді стрілки (звідси й пішла назва цього графіка), а логічні зв’язки між роботами встановлюються так званими подіями, які зображаються у вигляді кіл, що свідчать про початок і закінчення тієї чи іншої роботи.

 

Рис.1 Стрілчастий графік

Графіки передування (Метод попередніх діаграм - РDМ) отримали свій розвиток із широким застосуванням програмного забезпечення і сьогодні потіснили стрілчасті графіки. В них, на відміну від попередніх, роботи подано у вигляді прямокутників, а стрілками позначаються логічні зв’язки.

Діаграма РDМ включає чотири типи залежності або співвідношення передування:

• «фініш-старт» - попередня робота повинна фінішувати раніше, ніж стартуватиме наступна робота;

• «фініш-фініш» - попередня робота повинна фінішувати до того, як фінішуватиме наступна робота;

• «старт-старт» - попередня робота повинна стартувати перед тим, як стартуватиме наступна робота;

• «старт-фініш» - попередня робота повинна стартувати перед тим, як фінішуватиме наступна робота.

 

 

 

Рис.2 Графік передування

Ці обидва види графіків використовуються у сучасному програмному забезпеченні.

Щоб визначити тривалість проекту та календарні терміни початку і завершення його робіт за допомогою сіткового планування, потрібно виконати такі кроки:

1-й крок. Визначення переліку й послідовності виконання робіт.

2-й крок. Графічна побудова сіткового графіка.

3-й крок. Означення тривалості робіт.

4-й крок. Визначення ранніх термінів початку і завершення проектних робіт «прямим проходженням».

5-й крок. Визначення пізніх термінів початку і завершення робіт «зворотним проходженням».

6-й крок. Визначення критичного шляху і запасу часу по роботах.