Тема 3 Діагностика організації, підприємства

1. Концептуальні основи діагностики.

2. Методи та засоби діагностики.

3. Діагностика стратегічних ресурсів підприємства.

 

1. Концептуальні основи діагностики

 

Процес стратегічного управління для будь-якої фірми не може бути успішним без аналізу внутрішніх та зовнішніх партнерів організації, до складу яких можна віднести: фізичні та юридичні особи, організації та групи організацій, що мають зацікавленість у розвитку даної фірми та здатні впливати на цей розвиток.

Без діагностики внутрішнього середовища неможливий вибір стратегії. Тільки докладний аналіз всіх аспектів діяльності організації дозволяє визначити сильні та слабкі сторони організації, можливість вибраного шляху розвитку організації.

Для того щоб отримати вірний діагноз організації, необхідно провести дослідження організації системно, тобто необхідно провести комплекс взаємопов’язаних питань, який і допоможе виявити об’єктивний стан системи управління та напрями її реорганізації.

У міжнародній практиці в процесі діагностування організації виділяють такі основні галузі, які необхідно дослідити для виявлення об’єктивного стану організації. У кожній галузі виділяється контрольний перелік питань, відповідь на які відображає реальний стан справ в організації.

При здійсненні загальної характеристики організації вивчається основна діяльність організації, характерні особливості, цілі діяльності, роль і основні характеристики організації.

Досліджується характер діяльності організації, її масштаби, місце та роль на ринку, номенклатура продукції (табл.1).

Таблиця 1

Загальні характеристики організації

Предмет дослідження	Питання
Діяльність	Тип (галузь), мета, основні функції, продукція, послуги
Історія	Коли і яким чином заснована, особливості розвитку
Значення	Обсяг діяльності, обсяг і структура ресурсів, становище в країні, галузі, регіоні
Володіння майном	Тип (приватне, державне, кооперативне), юридична форма володіння (товариство, державна організація)

 

Особлива увага приділяється тим факторам і подіям, які характеризують історію розвитку організації і пояснюють різні традиції, а також особливості діяльності організації.

Дослідження завдань, стратегії, політики і планів підприємницької діяльності організації є основним елементом оглядового дослідження діяльності, пов’язаної з управлінням. При діагностуванні треба дослідити використану методологію і певні цілі діяльності, а також інші завдання, що ставляться керівництвом наведені в таблиці 2.

Таблиця 2

Завдання і стратегія організації

Предмет дослідження	Питання
Методологія	Методи визначення мети діяльності і завдань. Системи стратегічних і робочих планів, а також планування з урахуванням випадковості.
Мета і завдання	Оцінка мети діяльності і характерних організаційних завдань по визначенню структури управління.
Стратегічний вибір	Оцінка основних варіантів вибору (взагалі і в галузях підприємницької діяльності).
Капіталовкладення	Політика і плани, основні проекти.

 

Проблема фінансів є основою будь – якого дослідження діяльності, пов’язаної з управлінням. Фінансова оцінка, повинна бути зосереджена на аналізі фінансових звітів клієнта за попередні 3-5 років, який дає можливість оцінити спроможність і недоліки організації, визначити продуктивність за попередній період часу, перевірити правильність використання наявних фондів і визначити тенденції зростання або спаду діяльності. Дані, одержані в результаті фінансової оцінки, використовуються як орієнтовані дані для подальших досліджень і для вжиття коригувальних заходів в інших галузях і при виконанні інших функцій, пов’язаних з управлінням (табл. 3). Підприємницька діяльність може бути прибутковою, але одночасно не задовільною з точки зору фінансової стабільності. В іншому випадку підприємницька діяльність забезпечує фінансову стабільність, але не забезпечує достатньої прибутковості. Для оцінки фінансових звітів використовується метод, що ґрунтується на обчисленні певних коефіцієнтів.

В організаціях, що продають свою продукцію або свої послуги, функції системи збуту забезпечують суттєво необхідні зв’язки з іншими організаціями і значною мірою впливають на інші функції.

 

Таблиця 3

Фінанси організації

Предмет дослідження	Питання
Управління фінансовою діяльністю	Стратегія і політика Документація з обліку і звіти Персонал (чисельність і кваліфікація працівників)
Балансовий звіт і підсумковий звіт	Порівняльний аналіз Фінансова благополучність і фінансова стабільність
Джерела фінансування і прогнозування	Джерела і обсяг фінансування Прибутки і використання прибутків Рух ліквідності
Фінансове планування і прогнозування	Використовувані системи і методи Оцінка результатів прогнозування
Звіти ревізорів	Наявність звітів, якість Зауваження ревізорів

 

Діагностуючи фірму треба визначити характерні особливості ринку, на який фірма має доступ, а також стратегічні заходи на шляху від продукції до ринку, які будуть використовуватися, перевірити ефективність ринкової стратегії і діяльності, а також вплив прийнятої стратегії на функції, пов’язані з продуктивністю, дослідженнями і експериментальними розробками, постачанням і на інші функції.

Таблиця 4

Система збуту продукції

Предмет дослідження	Питання
Управління системою збуту	Застосовувані концепції і стратегія; персонал (чисельність працівників); місце в корпоративній структурі
Ринки (місцеві ринки і ринки експорту)	Розміри, тенденції розвитку; власна частка ринку; конкуренти (чисельність, вплив, стратегія); дослідження можливостей ринку
База для діяльності клієнта	Розміри і структура; основні клієнти
Ціноутворення	Стратегія і тактика
Збут	Канали розповсюдження продукції; організація збуту; надійність поставок; торгові витрати (обсяг, тенденцій)
Обслуговування, яке забезпечує клієнт	Обслуговування після продажу; технічне обслуговування

 

Якщо необхідно, слід розглянути різні складові реклами, розміщення і обіг запасів продукції, складування і транспортування продукції на інші елементи.

Аналіз виробничої діяльності підприємства передбачає загальне дослідження організації виробництва, дослідження виробничих підрозділів і схем основних потоків матеріалів і продукції, аналіз зв’язків між системою збуту і продукцією, постачанням і виробництвом, а також зв’язків між дослідними роботами і експериментальними розробками і виробництвом.

Поряд з цим аналізують основні показники, що характеризують ефективність виробничої діяльності (коефіцієнт використання виробничих потужностей), час реалізації замовлень на основну продукцію фірми, обсяг і розподіл роботи в процесі розвитку виробництва, вихід із ладу і простої обладнання, використання робочого часу або працівників, безпосередньо пов’язаних з виробництвом, втрати і якість продукції, різні виробничі витрати.

Стосовно інноваційної діяльності. У першу чергу необхідно визначити роль досліджень і експериментальних розробок у розвитку діяльності організації.

Якщо організація орієнтована на проведення досліджень і проводить діяльність у технічно прогресивній галузі промисловості, то управління дослідною діяльністю може справляти значно більший вплив на загальні результати діяльності, ніж управління виробництвом. При діагностуванні фірми треба розглянути витрати на дослідження і експериментальні розробки, оскільки ці витрати характеризують зв’язки між управлінням галузі і управлінням підприємства.

Навіть в організаціях, в яких дослідження і експериментальні розробки відсутні, можливе певне відношення до досліджень і експериментальних розробок, які здійснюють зовнішніми організаціями, наприклад організація може придбати ліцензію або технологічні засоби у вигляді нового обладнання.

Організація капіталовкладень (накопичення капіталу), які значною мірою залежать від використання результатів досліджень і експериментальних розробок, може потребувати особливої уваги, якщо розглядаються організації, що інтенсивно розширюють свою діяльність або здійснюють реконструкцію.

Критичний фактор проблеми трудових ресурсів – вплив політики щодо трудових ресурсів (вплив критеріїв, що використовуються при підборі, найманні і підвищенні кваліфікації, стимулюванні і оплати праці працівників) на діяльність і перспективи розвитку організації. Треба ознайомитися з усіма основними принципами, покладеними в основу відносин між персоналом і керівництвом організації клієнта.

Необхідно коротко розглянути питання, пов’язані з плануванням завдань професійного розвитку та службового просування працівників і оцінкою діяльності персоналу, а також роль навчання і підвищення кваліфікації працівників. У сфері оплати і стимулювання праці необхідно розглянути як фінансові засоби (політика щодо заробітної плати, участь в розподілі прибутків), так і інші засоби стимулювання (можливості для підвищення кваліфікації і заробітної плати, гарантії трудової зайнятості, соціальне забезпечення).

Щодо системи управління і практичної діяльності. Поступово потрібно розширювати і поглиблювати свої знання і розуміння системи управління організації, намагатися визначити залежність між виявленими проблемами і способами прийняття та виконання рішень у важливих питаннях.

Таблиця 5

Показники ефективності діяльності

Предмет дослідження	Питання
Показники ефективності	Зростання обсягу діяльності, продуктивність, прибутковість, рух ліквідності, прибутки від капіталовкладень, забезпечення трудової зайнятості та інші основні показники
Конкуренція	Переваги за рахунок виділення спеціальних ресурсів, за рахунок реалізації можливостей
Місце в галузі	Досягнуте місце в галузі (провідне або інше місце) і репутація серед споживачів
Тенденції	Фактори і обставини, які можуть справляти вплив на ефективність діяльності в майбутньому
Оцінка ефективності	Практичні методи оцінки і результати оцінки
Підвищення ефективності	Програма підвищення ефективності Використовувані методи і засоби

 

Загальна ефективність (табл.5) передбачає дослідження ресурсів, завдань, стратегій, політики і планів, а також показників, що характеризують основну діяльність, і результатів в окремих галузях, які стосуються конкурентної організації, дозволяє зробити певний висновок про загальну ефективність діяльності організації, оцінити наскільки задовільна така діяльність, і визначити можливі і необхідні засоби по удосконалення діяльності.

 

 

2. Методи та засоби діагностики

 

При діагностиці організації використовуються такі методи: спостереження; опитування виконавців; вивчення документів, наданих в розпорядження; анкетування; фотографія робочого дня.

Джерелами інформації про організацію, беручи до уваги насамперед зарубіжний досвід, можуть бути:

- інформація про організацію, яка публікується спеціалізованими видавництвами, спілками підприємців, торговельними палатами;

- інформація по фірмах: товарно-фірмова; адресна, загально-фірмова, галузева, про персональні зв’язки, про фінансові зв’язки фірми, біографічні довідники;

- інформація, що публікується самими фірмами; щорічні звіти про діяльність фірм; балансові звіти фірм (щорічні чи щоквартальні); проспекти фірми, виставочні та ярмаркові каталоги, монографії про діяльність фірми;

- періодична преса, що публікує спеціалізовану інформацію про фірму; інформація, що публікується у вигляді окремих випусків або додатків до економічних журналів та газети про діяльність найбільших національних фірм;

- інформація про фірми, що надається спеціалізованими організаціями та закладами, кредитно-довідковими бюро, консультаційними фірмами на основі абонементів та замовлень;

- інформація про фірми, надана на підставі замовлень урядовими установами, спілками підприємств, торговими па­латами, іншими організаціями, які сприяють розвитку зовнішньоекономічної діяльності;

- ростери (досьє) на фірми, що формуються в міжнародних економічних організаціях системи ООН, ЄЕС.

Джерелами вихідних даних для діагностики підприємств та організацій є:

- паспорт;

- виробнича структура;

- штатний розклад;

- організаційна структура управління підприємством, його функціональних та виробничих структурних підрозділів;

- стратегічні, середньострокові, оперативні (квартальні, місячні, тижневі, добові) плани та звіти про виробничо-господарську діяльність підприємства та його структурних підрозділів;

- накази, розпорядження, листи міністерства нормативно-технічні, методичні документи та правові акти, що регламентують стосунки працівників апарату управління в процесі виконання функцій, положення про підприємство, виробничі одиниці, структурні підрозділи, посадові інструкції спеціалістів та технічних виконавців, процедури управління, норми та нормативи, обіг документів, інформаційні потоки, карти організації праці службовців;

- матеріали документальних ревізій та опитування працівників як внутрішніми консультантами, так і зовнішніми аудиторськими, консалтинговими фірмами.

Засоби діагностики.

Будь-яка організація, навіть якщо вона складається з трьох осіб, це – складна система, яку можна охарактеризувати безліччю ознак.

Формально провести системний аналіз можна, використовуючи такі методи:

а) побудувати “дерево цілей”, і тоді аналіз можна розглядати як системний аналіз з точки зору цілей;

б) побудувати “дерево робіт”, і тоді аналіз можна розглядати як системний аналіз з точки зору робіт;

в) побудувати змішаний граф, в якому завдання (цілі) одночасно характеризують і заходи (функції), тоді аналіз можна розглядати як функціонально-цільовий аналіз;

г) побудувати граф проблем, кожна з яких сформульована таким чином, що вона неявно визначає як цілі (для вирішення проблеми), так і функції (тобто заходи, яких необхідно вжити для вирішення проблеми, яка відповідає більш пріоритетному елементові в структурі елементів графа проблем).

Принципових відмінностей між згаданими методами системного аналізу немає і необхідно використовувати такий метод, кий виявиться найбільш доцільним у конкретному випадку.

Для визначення завдань і взаємозв’язків між завданнями можна використовувати різні методи. Можна використати опис системи з точки зору проблем і чисто експертний метод виявлення проблем і зв’язків між ними. Опис систем з точки зору проблем найбільш звичний для керівників виробничих підприємств.

Складні завдання і функції необхідно розкласти на такі складові частини, які відрізнялися б одна від одної за однією з перелічених нижче характерних особливостей:

- за алгоритмом управління, який вимагається;

- за виконавцями (згідно з існуючим або передбачуваним поділом функцій між виконавцями в структурі організації);

- за вхідними і вихідними змінними (тобто за змінними, які характеризують матеріали, послуги та інші елементи на вході організації, і змінними, які характеризують продукцію, послуги та інші елементи на виході організації).

Зазначені відмінності між завданнями і функціями можуть бути зумовлені характерними особливостями як об’єкта, так і суб’єкта управління. Зважаючи на такі особливості, розроблені 13 правил декомпозиції завдань і функцій при виконанні процедури функціонального аналізу промислового підприємства.

Правила декомпозиції при функціонально-цільовому аналізі.