Основные жанры письменной деловой речи

В своей деятельности менеджер чаще всегосталкивается с жанра­ми договора (контракта), делового письма, приказа.

 

Договоры (контракты)

 

Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридичес­ким лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон не­пременно отражаются в соответствующих пунктах договора и состав­ляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представля­ют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моду­лей должно быть семь.

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон. Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходи­мости следующие пункты:

• Спорные вопросы.

• Стоимость договора.

• Дополнительные условия(Особые условия).

• Ответственность сторон (Санкции).

• Порядок расчета (Платежи и расчеты).

• Обстоятельства непреодолимойсилы (Форс-мажор).

• Гарантии исполнения обязательств (качества товара).

• Порядок сдачи и приемки работ.

• Порядок разрешения споров (Арбитраж) и т.п.

Заголовок документа с ключевым словом "договор" (Договор о по­ставках, Договор о подряде, Договор об аренде, Договор об оказании услуг, Договор о снабжении электроэнергией) представляет собой словосоче­тание с существительным в предложном падеже с предлогом "о" ("об") или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова (Контракт аренды помещения. Контракт купли-продажи).

Неправильно использование какой-либо иной падежной формы, например:

Договор на снабжение электроэнергией или

Договор купли-продажи.

 

Договоры составляются в письменном видепо установленной форме на специальных бланках и используются без изменения основ­ного текста или с незначительным его редактированием. Отсылать до­кумент можно посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, элек­тронной, факсимильной и иной связи.

Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемле­мую часть: спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоко­лы, опросные листы и т.п. Приложения часто бывают выполнены в форме анкет или таблиц (примеры) и содержат конкретные условия сделки.

Дополнение к контракту, договору — это коммерческий документ, представляющий собой неотъемлемую часть договора и содержащий из­менения или дополнения к ранее согласованным условиям договора.

В модулях текста договора, контракта указываются следующие сведения.

1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения, предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указы­ваются основания, на которых действуют эти лица, и условные обо­значения, которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходи­мы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда, предо­ставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля "сто­имость" указывается стоимость договора.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки зре­ния коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая небрежность может привести к серьезным нежелательным последст­виям.

Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон (Права и обязанности сторон).

4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия опла­ты выполненных услуг, полученных товаров и т.д. и порядок расче­тов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой его частью.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательст­ва. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме: При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим за­конодательством.

6. Срок действия договора. Указывается начало и окончаний действия договора, порядок его продления или досрочного растор­жения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, за­ключивших договор.

 

Образец заявки

 

Образцы договоров

 

ДОГОВОР О ПОСТАВКАХ

г. Самара

10 октября 1995 г.

 

Торговый Дом "Глория", в лице директора О.Е. Вайнберга, действующего на основании устава, именуемый в дальнейшем "Исполнитель", с одной сторо­ны, и 000 "КОДА", в лице директора Г.Н. Дуболазова, действующего на ос­новании устава, именуемое в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, за­ключили настоящий договор о встречных поставках:

 

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА О ПОСТАВКАХ

 

1.Исполнитель обязуется поставить (продать) товар в установленном ко­личестве и качестве, а Заказчик — принять и оплатить товар в установленный срок. Исполнитель имеет право на досрочную поставку в любой срок с момен­та заключения договора и вступления его в силу.

1.1. Наименование: сахар-песок.

1.2. Единица измерения: кг.

1.3. Цена за единицу: тритысячи сто рублей.

1.4. Количество: десять тысяч кг.

1.5. Стоимость товара: тридцать одинмиллион рублей с учетом НДС и СН.

1.6. Качество: сертификат ЦСМС.

 

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТА ЗА ТОВАР

 

2.1. Срок отгрузки: в течение 3 дней со дняпоступления денег на расчет­ный счет Исполнителя.

2.2. Вид транспорта и базис поставки за счетЗаказчика.

2.3. Упаковка: мешки.

2.4. Срок, порядок и форма расчетов.

2.4.1. Срок оплаты: в течение 7 календарных дней со дня получения товара.

2.4.2. Порядок оплаты: 100% суммы до 17.10.95 г.

2.4.3. Форма оплаты: безналичный расчет (платежное поручение).

2.5. При предварительной оплате Заказчик обязан и трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного до­кумента или известить его официальной (заверенной с уведомлением) теле­граммой с номером, датой и суммой банковского авизо. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении 7 дней с момента заключения договора реализовать товар.

 

3. ГАРАНТИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

 

3.1. За просрочку поставки товара Исполнитель уплачивает Заказчику соот­ветственно 10% стоимости непоставленного товара в безакцептном порядке.

3.2. За безосновательный отказ или уклонение от оплаты товара, в том числе при предварительной оплате, Заказчик уплачивает Исполнителю штраф в размере 10% суммы, от оплаты которой он отказался в безакцентном порядке, за просрочку оплаты — 1 % суммы сделки за каждый день просрочки.

3.3. За отказ от принятия товара в установленный срок Заказчик уплачи­вает Исполнителю неустойку в размере 10%, а также возмещает убытки в раз­мере 10% от суммы сделки в безакцептном порядке.

3.4. Торговая наценка Заказчика — не более 25%.

3.5. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим договором, стороны руководствуются постановлением Президиума Верховного Совета РФ и Прави­тельства РФ от 25.05.92 г. № 2837-1 и действующим законодательством РФ.

 

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

 

4.1. Договор вступает в силу со дня его подписания.

4.2. Срок действия договора — до декабря.

4.3. Настоящий договор может быть изменен, расторгнут и т.п. при форс-мажоре (обстоятельства непреодолимой силы: стихийные бедствия, прави­тельственные постановления, военные действия, изменение отпускной цены производителя и т.п.),

4.4. Исполнитель не несет ответственности перед Заказчикомза отказ иприем к перевозке товара MПC (железной дорогой).

4.5. В случаях пп. 4.3,4.4 Исполнитель обязан сообщить Заказчику в 3-днев­ный срок и в 10-дневный срок вернуть средства без штрафных санкций.

4.6. Разногласия, споры, расторжение договора, согласование сроков ре­шаются путем переговоров, в противном случае — через арбитраж.

 

Самара

25 ноября 1994 г.