Поиск записей с помощью команды Форма

С помощью Формы можно осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введённым заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых можно выполнять разнообразные вычисления.

Для поиска определённых записей с помощью формы данных используются критерии поиска. Чтобы найти в списке (рис. 1), например, все группы с количеством студентов более 20, выполнить следующее:

1) сделать текущей первую запись списка;

2) выполнить команду Данные, Форма;

3) нажать кнопку Критерии. Появится диалоговое окно формы данных без записей;

4) ввести в поле Количество студентов в группе в качестве критерия условие "> 20" и нажать кнопку Правка (рис. 2). В диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию;

5) просмотреть все записи, удовлетворяющие ввёденному критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад.

При задании критериев можно применять символы подстановки: звёздочку (*) для замены произвольного количества неизвестных символов и знак вопроса (?) для замены одного неизвестного символа.

При поиске числовых значений в критериях поиска используют операторы сравнения. Операторы, применяемые при формировании критерия, приведены в табл. 3.

Таблица 3

Оператор	Функция
=	Равно
<	Меньше
>	Больше
<>	Не равно
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно

 

Чтобы сузить область поиска, можно указать в различных полях несколько критериев.

 

Рис. 2. Диалоговое окно Форма

Функция Автофильтра

Функция Автофильтра позволяет производить отбор записей непосредственно на рабочем листе. Для выбора данных можно задать целый ряд критериев.

Чтобы воспользоваться Автофильтром:

1) выделить ячейку внутри списка или выделить список целиком;

2) выполнить команду Данные, Фильтр, Автофильтр;

3) ячейки с названиями полей превращаются в раскрывающиеся списки (рис. 3).

 

 

Рис. 3. Вид полей списка после активизации Автофильтра

 

Чтобы отфильтровать записи:

1) раскрыть список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий (рис. 3);

2) выбрать желаемый критерий из раскрывшегося списка, пункты которого представлены в табл. 4;

3) задать параметры в диалоговом окне Пользовательский автофильтр, если выбран критерий Условие.

Диалоговое окно Пользовательский автофильтр предоставляет возможность задать комплексные критерии, объединяя их с помощью условных операторов И, ИЛИ.

Таблица 4

Критерии Автофильтра

Критерии	Описание
Все	Вывод на экран всех записей (снятие ограничений на поле)
Первые 10	Вывод на экран заданного числа или процента первых или последних элементов списка
Условие	Вывод на экран диалогового окна Пользовательский автофильтрдлязаданияодного или двух условий с использованием шаблонов, операцийсравненияи логических операций И, ИЛИ
Точное значение	Вывод на экран записей, поля которых в точности совпадают с выбранным значением

Результаты работы Автофильтра будутмоментально отображены. Не отвечающие критерию записи будут скрыты. Чтобы запись осталась на экране, она должна удовлетворять условиям, наложенным на все поля, т. е. условия на различные поля соединяются операцией И.

Для снятия критерия выполнить команду Данные, Фильтр, Отобразить все. Для отмены режима Автофильтра выполнить команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр требует большей работы, но и предоставляемые им возможности поиска и фильтрации шире. Можно более свободно применять операции И, ИЛИ, а также составлять вычисляемые критерии. Отфильтрованные данные могут быть скопированы в другой диапазон ячеек. Основой Расширенного фильтра является множество задаваемых критериев.

Для использования Расширенного фильтра необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. Верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей в области данных. Проще всего можно обеспечить точность совпадения путём копирования. Не требуется включать все имеющиеся заголовки и сохранять их порядок.

Кроме того, диапазон критериев должен включать хотя бы одну пустую строку ячеек сразу под заголовками. В этой строке (или строках) записываются условия поиска, причём все, что записано в столбце под заголовком поля, относится именно к этому полю. Для ввода условий можно использовать несколько строк.