Работа 10. Фильтрация записей в базах данных ЭТ

 

Цель работы

Изучение возможностей отбора нужной информации в системах Excel.

 

Основные теоретические положения

 

Отбор нужной информации в базах данных называется Фильтрацией. Фильтры позволяют в удобной для пользователя форме отбирать нужные записи из списка, при этом остальные записи просто скрываются (не удаляются). Электронные таблицы дают возможность использовать два вида фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр.

 

Порядок выполнения работы

Задание 1. Провести отбор информациис использованием автофильтра.

Задание 2. Провести отбор информациис использованием расширенного фильтра.

 

3.1. Выполнение задания 1

Работа с командами Данные – Фильтр – Автофильтр (Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр).

3.1.1. Отбор студентов ФРЭ

Выполняем команды:

а) скопировать лист БД с другим именем, например с именем БД1 (чтобы сохранить исходный список);

б) поставить курсор в поле базы данных нового листа;

в) выполнить команды ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр (Данные – Сортировка и фильтр – Автофильтр). Откроется окно Фильтр (рис. 27). На метках столбцов должны появиться открывающие кнопки (табл. 35);

		г) щелкнуть по кнопке столбца Факультет; д) в открывшемся списке выбрать ФРЭ; е) нажать ОК. В базе данных остались только записи о студентах ФРЭ, остальные - скрыты (табл.36).
		Рис. 27. Меню Фильтр

 

 

Таблица 35

 

3.1.2. Отбор студентов ФРЭ, обучающихся по заочной системе

Для выполнения:

а) щелкнуть по кнопке Форма обучения (табл. 36);

б) в открывшемся окне выбрать ФРЭ;

в) щелкнуть по ОК. В списке остались только студенты-заочники з (табл. 37).

Таблица 36

 

Таблица 37

3.1.3. Отбор студентов, изучающих раздел 1 (р1)

Для выполнения:

а) щелкнуть по кнопке столбца Раздел курса (табл. 37);

б) выбрать р1;

в) щелкнуть ОК. В списке остались только студенты, изучающие раздел р1 (табл. 38).

 

Таблица 38

3.1.4. Отбор студентов-заочников ФРЭ, имеющих оценку 5 по р1

Для выполнения:

а) щелкнуть по кнопке столбца Оценка (табл. 38);

б) выбрать Оценка 5;

в) щелкнуть ОК. Появится табл. 39.

Таблица 39

 

3.1.5. Восстановить исходную базу данных

Для восстановления исходной базы данных нужно щелкнуть по кнопкам столбцов в порядке, обратном только что проделанному (т. е. столбцы Форма обучения, Раздел курса, Оценка, Факультет). Или выполнить команды Фильтр - Отобразить все.

Для отказа от Автофильтра выполнить те же команды, что и при включении Автофильтра: ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр (при этом галочка рядом с командой Автофильтр исчезнет).

3.2. Выполнение задания 2

Работа с командами Данные Þ Фильтр Þ Расширенный фильтр (Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно).

3.2.1. Провести отбор студентов-заочников МФ, имеющих оценки 4 и 5

1. Скопировать строку заголовков в область Критерии фильтрации (см. табл. 40):

Для выполнения:

· Создать копию листа БД со списком, назвать Фильтр. Поставить курсор мыши в ячейку А1 и, зажав левую клавишу мыши, протащить ее по первой строке до ячейки G1. Строка с наименованием столбцов оказалась выделенной;

· щелкнуть по пиктограмме Копировать;

· поместить курсор мыши в ячейку А19 (первую ячейку, которая отведена для диапазона критериев);

· щелкнуть по пиктограмме Вставить. В строке 19 появится новая строка наименований столбцов (табл. 40).

Таблица 40

 

2. В строки 20 и 21 введем критерий фильтрации:

· в столбце Факультет запишем МФ (ячейка Е20). В этой же строке в столбце Оценка, запишем 4 (ячейка G20). Форма обучения – з (в С20).

· в следующей строке в столбце Факультет запишем МФ (ячейка Е21), в столбце Оценка – запишем 5 (ячейка G21), Форма обучения – з (в С21). В итоге получим табл. 40;

 

3. Провести фильтрацию:

· Выполнить команды Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Появится окно (рис. 28);

· Ввести в окне Исходный диапазон $A$1:$G$16;

· в окне Диапазон критериев ввести $A$19:$G$21;

· выбрать опцию Фильтровать список на месте;

· ОК. В результате получаем таблицу 41.

 

 

 

Рис. 28. Окно Расширенный фильтр

 

 

Таблица 41

 

3.2.2. Провести отбор студентов МФ, имеющих оценки ниже среднего балла

Для выполнения:

1. Создать копию листа БД, Назвать ее Фильтр 1;

2. Повторить п.1 из предыдущего задания;

3. Поскольку в столбце Оценка (ячейка G19) будет введен вычисленный критерий, столбец нужно переименовать. Введем в ячейку G19 новое название Оценка 1;

4. Для вычисления среднего балла по ведомости:

а) поместить курсор в ячейку Н20;

б) ввести в Н20 формулу =СРЗНАЧ($G$2:$G$16);

в) ввести в строку 20 критерий фильтрации:

· в ячейку Е20 слово МФ;

· в ячейку G20 (столбец Оценка 1) формулу =G2>$Н$20 (получаем табл. 42);

5. Активизировать Расширенный фильтр:

· выполнить команду Данные ÞФильтрÞРасширенный фильтр;

· в открывшемся диалоговом окне рис. 28 указать Исходные данные $A$1:$G$16;

· ввести Диапазон критериев $A$19:$G$20;

· выбрать окно Фильтровать список на месте, ОК.

В результате получаем табл. 43.

 

Таблица 42

Таблица 43

Отчет по работе

Должен содержать результат выполнения заданий 1-2.

 

Литература:[2], c. 236-267; [3], c. 251-263.

 

Содержание

Общие указания………………………………………………………………...
Библиографический список…………………………………………………
Введение……………………………………………………………………….
Работа 1. Создание и редактирование таблицы……………………………...
Работа 2. Создание и редактирование диаграмм и графиков………………
Работа 3. Графическое решение уравнений и систем уравнений ………….
Работа 4. Приближенное решение уравнений………………………………
Работа 5. Вычисления с помощью Мастера функций………………………
Работа 6. Объединение данных нескольких таблиц……………….……….
Работа 7. Реализация систем принятия решения в ЭТ…………………….
Работа 8. Решение задач оптимизации в электронных таблицах………….
Работа 9. Средства для работы с базами данных в электронных таблицах….
Работа 10. Фильтрация записей в базах данных Excel………………………