Рациональное использование рабочего времени

Начинайте день с позитивным настроением.

Следуйте на работу без спешки.

Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

Приступайте к работе без «раскачки».

Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы.

Самое продуктивное утреннее время — решению ключевых задач.

Старайтесь отклонять дополнительные неотложные проблемы.

Избегайте незапланированных импульсивных действий.

Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: один час работы — 10 минут перерыв.

Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.

Используйте незапланированные паузы в работе.

Ищите способы избежать регулярных посягательств на ваше время со стороны коллег, деловых партнеров.

Выкраивайте спокойный (закрытый) час для важных дел, творческой работы, самообразования.

В конце дня:

завершите несделанное;

просмотрите дневной план, подведите итоги;

составьте план на следующий день.

Пять стадий метода «Альпы». Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Рационализация времени с помощью бюрографии. Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если для обозначения важнейших элементов наряду с буквенными используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например: ∆ Срочно.!!! Важно.??? Выяснить. +++ Приоритет категории А.

VW Задача выполнена. NB Задача выполнена особенно хорошо. О Перенос на более поздний срок. X Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Применяйте также собственные обозначения. Личное творчество можно не ограничивать.

К стратегиям рационального использования времени можно отнести и способы межличностного взаимодействия, использование вербальных и невербальных реакций в общении, готовность подавать и принимать неотсроченную во времени обратную связь партнеру. Эффективность взаимодействия с партнером в разговоре зависит от баланса времени между разговором и слушанием, равного распределения времени на монологи и диалоги собеседников, умения предоставлять каждому возможность высказаться. Важны специфичность, конкретность и точность в использовании языка, наиболее уместные слова и выражения, достоверная и качественная информация. Подавать информацию следует точно, без личных интерпретаций и искажений, с указанием источников. Оценочные суждения и критика в адрес партнера в присутствии третьих лиц недопустима и расценивается как нарушение правила вежливости и как действия, угрожающие репутации другого.

Менее очевидный аспект нашего межличностного взаимодействия — время, хотя его учет и умение не пренебрегать временем другого составляют одну из важных личностных характеристик партнерства в деловых отношениях.

Пунктуальность и длительность межличностных контактов, их содержание и насыщенность во времени принято называть неформальным временем. Когда продолжительность события или времени общения сильно отличается от наших социальных установок и временных

ожиданий, мы начинаем искать в этом некий смысл. Если мы знаем, что первичное собеседование при приеме на работу обычно занимает не менее одного часа, а оно прошло за 20 минут, можно сделать вывод, что эту работу мы не получим. Поскольку адекватное социальным ожиданиям «использование» времени имеет особый смысл, в ситуации общения нужно соблюдать правила вежливости, предписывающие принятую в обществе условную продолжительность событий и деятельности, например приемлемое время. Назначение какого-либо торжественного или важного события в неприемлемое время может вызвать негативную реакцию у других или игнорирование этого мероприятия. К правилам вежливости в общении относят и пунктуальность — строгое соблюдение временных лимитов и сроков. Этот параметр наиболее точно характеризует человека. Строгая пунктуальность во времени — доминирующий императив в западной культуре. Когда человек приходит слишком рано или со значительным опозданием, это воспринимается окружающими как его особое отношение к данной встрече. Определенное впечатление о человеке складывается и тогда, когда продолжительность контакта, общения не соответствует ожиданиям окружающих или принятым социальным нормам, т.е. человек склонен пренебрегать временем другого собеседника.

Особо существенные кросскулыурные различия можно найти в отношении ко времени и в восприятии времени. В некоторых культурах, например США или старой Англии, время характеризуется монохро-ничностью: т.е. делится на определенные отрезки, оно необратимо и однонаправленно, и потому воспринимается как скудный ресурс, который надо сохранять и учитывать. Опоздание на несколько минут требует извинений и объяснений, оно просто недопустимо. В арабской или латиноамериканской культуре представления о времени полихронические, и опоздание не имеет существенного смысла.

Независимо от того, как мы чувствуем себя во взаимодействиях с представителями разных культур, мы должны придерживаться правил ведения беседы общения по принципам вежливости и правил хороших манер. Приведем некоторые из этих правил в их тезисном изложении.

Правила эффективного общения

Начинать с положительной информации, затем должна идти нейтральная информация, и только в конце беседы следует отмечать негативное.

Не забывать отмечать приятное в ходе беседы.

Комфортное общение — это диалог-общение.

Не допускать нарушения временных лимитов общения.

Ошибки общения Ортодоксальность суждений. Решение проблем за других. Уход от проблемы.

Неточная невербальная информация партнера. Поиски виновного, а не решение проблемы. Переход на обсуждение второстепенного, мелочей. Нет ориентации на цели, задачи партнера.

Отсутствие позитивного подкрепления взаимовзгляда (психологического «поглаживания»). Беседа как монолог.

Правила эффективного слушания Минимизация отвлечений. Ограничение числа вопросов. Визуальный контакт.

«Слушать всем телом» (поза, дистанция, направленность на партнера). Создание «волн ожидания», «открывающих реплик», «буферных фраз».

Язык поз и жестов поддерживающий, одобряющий, принимающий.

Созидать общение вместе с партнером.

Адекватная обратная связь партнеру подтверждающими репликами.

Искажения, помехи общения

Создание «барьеров общения» типа приказов, предупреждений, команд, угроз.

Начало общения с критики, несогласия, оценки, осуждения партнера.

Суждение о другом по аналогии с самим собой (перенос, проекция).

«Эффект ореола» (влияние общего впечатления о человеке на оценку отдельных его свойств).

«Эффект стереотипизации».

Видение человека через призму «идеальных моделей».

«Эффект инерционности» представлений, взглядов (ригидность позиций).

Неадекватная невербальная экспрессивная информация партнеру. Правила ведения диалога-общения

Не начинать с особых фраз, вступлений, поучений.

Рассказать все о своих чувствах, переживаниях «здесь и теперь».

Избегать присутствия третьих лиц.

Выражать свои чувства по поводу партнера, не сравнивая его с другим.

Высказываться только по поводу случившегося «здесь и теперь».

Не критиковать, не оценивать партнера, а решать проблему. Не пытаться узнать, «разгадать» мотивы поведения партнера. Не повторяться, выделить главное настоящее, но не прошлое. Не забывать отметить приятное, успешное. В начале, в конце беседы.

Контрольные вопросы и задания

1. Опишите структуру и содержание коммуникативных умений.

2. Понятийные разграничения между компетенциями и компетентностями.

3. Что такое временная компетентность?

4. Основные стратегии тайм-менеджмента.

5. Правила делегирования полномочий.

6. Анализ временных приоритетов и потерь времени.

7. Принцип Парето и принцип Эйзенхауэра в планировании времени.

8. Что такое интернет-зависимость или кибераддикция?

9. Рациональные способы организации времени.

Рекомендуемая литература

Абульханова К. А. Стратегия жизни. М., 1991.

Абульханова К. А., Березина Т. К Время личности и время жизни. М., 2001.

Болотова А. К. Прикладная психология. М., 2000.

Жуков Ю. М. Коммуникативный тренинг. М., 2004.

Зинченко В. Я., Моргунов Е. Б. Человек развивающийся. М., 1994.

Сидоренко Е. В. Мотивационный тренинг. СПб., 2000.

Сидоренко Е. В. Тренинг влияния и противостояния влиянию. СПб., 2001.

Сидоренко Е. В. Тренинг коммуникативной компетентности. СПб., 2002.

Тарасов В. К. Персонал-технологии. Л., 1989.

Трубников Н. Н. Время человеческого бытия. М., 1987.

ХантД. Управление людьми в компаниях. М., 1999.

Глава 5