Проверка наличия и сохранности основных средств

Для осуществления своей финансово-хозяйственной деятельности станция Жлобин использует большое разнообразие основных средств. Так по состоянию на 01.01.2012 г. на балансе станции числятся основные средства в сумме 45725 млн.руб.

Чем больше у организации активных основных средств, тем больше внимания нужно уделять их контролю. Поэтому необходимо оценить структуру основных средств станции Жлобин (таблица 2.5) Для этого воспользуемся данными отчета о наличии и движении основных средств и других внеоборотных активов (форма 1-ф (ОС)) (Приложение Ж).

 

Таблица 2.5 – Оценка структуры основных средств

Наименование показателя	На начало 2011 года	На конец 2011 года
Сумма, млн.руб	Удельный вес,%	Сумма, млн.руб	Удельный вес,%
Всего основных средств
В том числе: Здания				81,9
Сооружения		9,8		9,4
Передаточные устройства				3,8
Машины и оборудование		4,1		4,6
Транспортные средства		0,07		0,07
Инструмент, инвентарь, принадлежности		0,24		0,48
Другие виды основных средств		0,06		0,16

По данным таблицы 2.5 видно, что наибольший удельный вес в общем объеме основных средств занимают здания. Это говорит о том, что основную часть на предприятии занимает пассивная часть основных фондов. В целом общая стоимость основных средств возросла на 22599 млн. руб. Можно отметить, что по всем группам основных средств происходит увеличение их стоимости.

Для проверки сохранности основных средств в первую очередь проверяем, какие меры приняты на предприятии по обеспечению сохранности основных средств. Для этого устанавливаем, назначены ли приказом руководителя материально ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств. Заключены ли с ними письменные договоры о полной материальной ответственности, как этого требует законодательство – на поступивший на станцию ПК LinkT был составлен акт приема-передачи объекта основных средств (Приложение С). Объект передан в подотчет главному инженеру Сизову Н.А., с которым заключен договор о полной материальной ответственности, на основании приказа начальника станции.

Соответствуют ли должности материально ответственных лиц Перечню должностей и работ, занимаемых и выполняемых работниками, с которыми предприятием могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности – должность Сизова Н.А. соответствует вышеуказанному Перечню.

Созданы ли условия материально ответственным лицам для обеспечения сохранности материальных ценностей. Назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проведения проверки сохранности основных средств – приказом начальника станции Жлобин создана рабочая инвентаризационная комиссия в лице председателя комиссии главного инженера Сизова Н.А., члены комиссии – главный бухгалтер Котлярова М.П., инженер по эксплуатации Бинецкий Н.А., инженер-технолог Ковалев П.И., экономист Дробова С.Ф.

В ходе проверки следует установить, не числятся ли в составе основных средств объекты стоимостью ниже установленного организацией лимита или объекты, срок службы которых менее 12 месяцев (независимо от стоимости); не производился ли в организации перевод основных средств в средства в обороте и наоборот.

Характерной ошибкой, выявляемой при проверках, является необоснованный перевод основных средств в средства в обороте. Часто причиной такого перевода служит стремление организации увеличить свои расходы за счет дополнительного начисления амортизации.

Важным вопросом при проверке сохранности и наличия основных средств является выяснение правильности оценки основных средств, поскольку от этого зависят расчеты с бюджетом по налогу на недвижимость, а также достоверность отражения финансовых результатов организации и составления отчетности.

Далее проверяем наличие и состояние инвентарных карточек аналитического учета основных средств и соответствие данных аналитического учета данным синтетического учета на проверяемые даты. Для этого сопоставляем данные описи инвентарных карточек по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. Таким образом устанавливают отсутствие инвентарных карточек, затем выясняют причины такого отсутствия, убеждаются в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки.

При помощи выборочной инвентаризации проверяется фактическое наличие и качественное состояние объектов основных средств. На станции Жлобин инвентаризация основных средств проводится ежегодно.

По данным проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись основных средств (Приложение М). В данном документе были выборочно проверены данные по некоторым объектам основных средств, для установления их соответствия данным первичных учетных документов. Результаты проверки сведены в таблицу 2.6.

Для проверки соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета сопоставим данные, содержащиеся в бухгалтерском балансе (Приложение В), в приложении к бухгалтерскому балансу (Приложение К) и в отчете о наличии и движении основных средств и других внеоборотных активов(форма 1-ф (ОС)) (Приложение Ж). Результаты данной проверки представлены в таблице 2.7.

Таблица 2.6 – Проверка достоверности результатов инвентаризационной описи

Наименование объекта основных средств	Данные инвентаризационной описи	Данные инвентарных карточек	Отклонения, + (-)
Факти-ческое наличие, руб.	Инвен-тарный номер	Балансовая стоимость, руб.	Инвен-тарный номер	Факти-ческоеналичи, руб.	Инвен-тарный номер
Станок ДТ-2
Автомобиль ВАЗ 21-07
Машина билетопечатающая БМП-ЗФ
Стол 2-х тумбовый

Как видно по результатам таблицы 2.6, никаких отклонений в данных нет.

Таблица 2.7 – Ведомость подтверждения данных аналитического и синтетического учета основных средств станции Жлобин по состоянию на 1.01.2012 г.

По данным бухгалтерского баланса	По данным приложения №5 к бухгалтерскому балансу. Восстановительная стоимость	По данным отчета о наличии и движении основных средств и других внеоборотных активов (форма 1-ф (ОС))	Отклонения (+/-)
Восстановительная стоимость	Остаточная стоимость	Восстановительная стоимость	Остаточная стоимость	Восстановительная стоимость	Остаточная стоимость
					-	-

Вышеприведенная информация свидетельствует о соответствии данных аналитического учета данным синтетического учета основных средств на станции.

Существенным этапом проверки обеспечения сохранности основных средств является правильное их отнесение к той или иной классификационной группе.

Для этого ревизору на основании технических паспортов, записей характеристик объектов в инвентарных карточках основных средств (ф. ОС-6) следует определить:

- соответствие действующей классификации, принятой во Временном республиканском классификаторе основных средств, так как расхождения между ними может привести к неправильному начислению амортизации;

- правильность разделения основных средств по характеру участия в производстве (действующие и бездействующие), неправильное их отнесение также может повлечь за собой начисление амортизации не так как следовало бы;

- правильность разделения основных средств по назначению (производственные и непроизводственные), так как неправильное их разделение может привести к неправильному начислению амортизации.

Необходимость проведения проверки основных средств на станции Жлобин вызвана тем, что они составляют значительную часть общей стоимости активов филиала. При этом наибольшее внимание следует уделять такому этапу ревизии, как проверка наличия и сохранности объектов основных средств, т.к. от качества их использования и хранения напрямую будут зависеть затраты на обновление, реконструкцию, замену и ремонт основных средств.