Приобретение мтр, выполнение работ, оказание услуг на основании счетов-фактур.

23.1 Приобретение МТР, выполнение работ, оказание услуг на основании счетов-фактур производится при условии, что счет-фактура предусматривает все существенные условия договора, включая условия оплаты, и стоимость закупки, как правило, составляет менее 30 базовых величин (кроме услуг по страхованию).

23.2.При выставлении счета-фактуры сторонней организацией (предприятием), указанный документ подписывается её руководителем и главным бухгалтером (при отсутствии должности главного бухгалтера - бухгалтером), либо (вместо руководителя) иным лицом, уполномоченным на то приказом (распорядительным документом) организации (предприятия) или доверенностью от имени организации (предприятия).

Счет-фактура заверяется печатью либо штампом (для счетов-фактур, для документов).

При наличии требования сторонней организации по подписанию счета-фактуры со стороны РУП «Могилевэнерго», он подписывается директором БТС, главным бухгалтером и заверяется печатью.

23.3.При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем этот документ подписывается самим предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов (свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя) и заверяется печатью или штампом индивидуального предпринимателя).

23.4.При приобретении МТР по счетам-фактурам, в обязательном порядке прикладывается копия соответствующей лицензии контрагента (в случаях предусмотренных законодательством Республики Беларусь).

23.5.Оформление и визирование счетов-фактур производится в порядке, установленном для оформления договоров (кроме случаев, когда приобретение по счету-фактуре осуществляется по заключенному договору).

В случае, если поставщик товаров (работ, услуг) требует подписания счета-фактура со стороны РУП «Могилевэнерго», такой счет-фактура подписывается директором и главным бухгалтером БТС и заверяется печатью.

(Образец листа оформления - Приложение 6 к настоящему Порядку).

23.6.Должностное лицо, ответственное по сделке (договору): - передает вышеуказанные документы директору БТС, для Дальнейшего подписания счета-фактуры, а затем передает её в бухгалтерию для регистрации и проведения оплаты;

- контролирует сроки исполнения;

- в 2-х дневный срок после завершения сделки передает в бухгалтерию документы, подтверждающие завершение самой сделки;

- в случае возникновения спорных вопросов, вытекающих из существа самой сделки, а также в случае образования кредиторской или дебиторской задолженности обязано принять меры, предусмотренные в соответствии с настоящим Порядком, для возмещения ущерба по заключенным сделкам.

При непринятии соответствующих мер по исполнению заключенной сделки должностное лицо несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, в том числе и материальную.

23.7.Главный бухгалтер БТС:

- обеспечивает регистрацию счетов-фактур и в срок, указанный в счете-фактуре, производит оплату;

- при образовании дебиторской задолженности по одному счету-фактуре при предъявлении этим же должностным лицом другого счета-фактуры - оплату не производит;

- обеспечивает учет счетов-фактур, их ответственное хранение до исполнения сделки в полном объеме и сдачу в архив в установленном порядке.

За нарушение порядка оплаты счетов-фактур, главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и материальную.

24. Порядок оформления и направления гарантийных писем.

24.1.В соответствии с нормами Гражданского кодекса Республики Беларусь договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершение сделок, если Гражданским кодексом и иными актами законодательства для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Если законодательством для данного вида договора не требуется письменно! (простой или нотариальной) формы, но стороны договорились заключить его простой письменной форме, то договор считается заключенным с момента придания ему простой письменной формы.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного

документа подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством половой, телеграфной, телетайпной, электронной, за исключением факсимильной, связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Республики Беларусь. Т.е. совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ уплата соответствующей суммы и т.д.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законодательством или не указано в оферте.

Одним из вариантов заключения договора и является гарантийное письмо, оно представляет собой предложение заключить договор, и его следует отличать от гарантии как способа обеспечения обязательств.

На гарантийное письмо распространяются требования законодательства, установленные в отношении оферты. Оно должно быть адресовано конкретному лицу (одному или нескольким), содержать достаточно определенное предложение, выражать намерения гаранта, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

24.2.Гарантийные письма направляются контрагенту в случае, если закупка проведена в соответствии с нормами действующего законодательства и локальных нормативных актов предприятия и филиала, но договор (по объективным причинам) не заключен. Однако это не освобождает лицо, ответственное по договору (сделке) от оформления сделки в соответствии с настоящим Порядком, и в таком случае в гарантийном письме предусматривается строка о дальнейшем направлении в адрес контрагента проекта договора, с указанием срока направления и выраженной просьбой о начале отпуска товаров, выполнении работ, оказании услуг – до заключения договора.

При этом лицам, визирующим и подписывающим гарантийные письма,

необходимо принять к сведению, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания договора на условиях РУП «Могилевэнерго», что может привести к нанесению предприятию существенного экономического ущерба, который должен возмещаться за счет виновных;

24.3.Гарантийное письмо подписывается директором филиала. Гарантийное письмо визируется: -начальником экономического отдела;

- главным бухгалтером,

- лицом, ответственным за закупку товаров (работ, услуг).

Гарантийное письмо составляется в 2-х экземплярах. Один из экземпляра направляется контрагенту, второй экземпляр,с подписями завизировавших его должностных лиц, храниться в филиале БТС.

24.4. Гарантийное письмо должно быть оформлено на фирменном бланк* филиала и содержать в себе почтовые банковские реквизиты, должно быть заверен* печатью и содержать в себе, как правило, существенные условия договора.

Примечание: существенными условиями договора поставки являются условия о предмете договора, количестве товара, форма и порядок оплаты и условия, предусмотренные актами законодательства как существенные для данного вида договора (в частности, Указ Президента Республики Беларусь от 7 марта 2000 года № 117 «О некоторых мерах по упорядочивании посреднической деятельности при продаже товаров», а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение, в том числе о сроке поставки и цене товар, наличие соответствующей лицензии и т.д.)

Существенные условия договоров на выполнение работ, оказание услуг, как правило, должны содержать условия, аналогичного договору поставки.

24.5.Гарантийное письмо подлежит обязательно регистрации в порядке, предусмотренном для счет-фактур;

24.6.Гарантийные письма (оригинал) сдаются на хранение в бухгалтерию филиала в порядке, предусмотренном для договоров и счетов-фактур. При этом после оформления договора либо счета-фактуры на гарантийном письме лицом, ответственным по договору, делается отметка «Заключен договор №____ от ______ либо получен счет-фактура №___ от____».