Таблицы с постоянными данными и формулами

 

Цель работы – ознакомление с табличным процессором Microsoft Excel; выполнение расчетов с использованием формул и постоянных данных; построение простейших диаграмм.

 

Табличные процессоры – программные продукты, предназначенные для автоматизации обработки данных, представленных в табличной форме. Электронные таблицы используются в настоящее время также часто, как и текстовые документы. Среди табличных процессоров большим успехом пользуются различные версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.

Рабочее поле Excel 2007 – электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква, две или три буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 16 000, строк – 1 048 576.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги:

 

 

В ячейки рабочего листа могут вводиться два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Постоянные значения – это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор щелчком мыши устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после выделения нужной ячейки, а далее следует либо нажать клавишу <F2>, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода (редактирования) в нужном месте.

 

Рисунок 8.1. Общий вид рабочего окна электронного

процессора.

 

Под формулой в электронной таблице понимается выражение, состоящее из операндов и применимых к ним операций.

В качестве операндов выступают: числа; тексты; логические значения; ссылки на адреса ячеек; значения ошибки; встроенные функции Excel.

Используемые операции:

- арифметические – сложение, вычитание, деление, умножение;

- отношения – больше, меньше, не больше, не меньше, не равно.

Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (“=”).

В Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др., объединенных в библиотеку функций.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом – с помощью вкладки Формулы (выбрать из доступных на вкладке) или Мастера функций, диалоговое окно которого вызывается командой

Формулы®Библиотека функций®Вставить функцию®…

В Мастере функций все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций. Состав каждой функции показан в правом окне. Сначала следует выбрать категорию функции (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции.

Рисунок 8.2. Диалоговое окно Мастер функций для выбора категории и вида функции.

 

После нажатия кнопки <ОК> появляется следующее диалоговое окно, соответствующее выбранной функции и осуществляется построение функции – указание её аргументов.

Рисунок 8.3. Пример диалогового окна для задания

аргументов логической функции СУММ.

 

Формулу вводят в выбранную ячейку. Для вставки в формулу различных функций в строке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем, предусмотрена кнопка вызова функций. Часто при создании формул используют ссылки на другие ячейки.

Ссылка – элемент формулы, который используется, когда нужно сослаться на другую ячейку таблицы. В этом случае адрес используется в качестве ссылки. Например, формула С8=0,4*В5 означает, что в ячейке В5 расположены данные, используемые в формуле ячейки С8. Т.о., в формулу ячейки С8 будут введены не сами данные, а адрес ячейки В5.

Различают следующие типы ссылок:

- относительные ссылки (например, А34 или С2), которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно её нового местоположения;

- абсолютные ссылки, которые перед именем столбца или номером строки имеют символ $. Назначение ссылки абсолютной производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша <F4>, например, $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ $ с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;

- частично абсолютные ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($F4, D$6). Например, при копировании формулы, содержащей $G3, сохранится имя столбца G, а номер строки будет изменен;

- имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

Ø вставить новый лист в документ

Главная®Ячейки®Вставить®Вставить лист

Рисунок 8.4. Окно вставки объектов в книге.

Ø выровнять текст в ячейке

Главная®Выравнивание®…

(выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

Ø изменить направление текста в ячейке

Главная®Выравнивание®Ориентация®…

(выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

Рисунок 8.5. Окно «Ориентация».

Ø объединить ячейки

Главная®Выравнивание®Объединить и поместить в центре

Рисунок 8.6. Окно объединения ячеек таблицы.

Ø организовать перенос слов в ячейке

Формат®Ячейки…®Выравнивание®Переносить по словам

Рисунок 8.7. Кнопка переноса текста в ячейке.

Ø задать тип данных в ячейке

Главная®Число®Числовой формат®…

(выбрать в списке необходимый формат®ОК)

Рисунок 8.8. Окно «Формат ячейки».

Ø вставить функцию

Формулы®Библиотека функций®Вставить функцию®…

(выбрать из списка требуемую функцию®ОК)

Ø вставить диаграмму

Вставка®Диаграммы®…

(выбрать тип диаграммы и выполнить предлагаемые действия)

Ø создать примечание к ячейке

Рецензирование®Примечания®Создать примечание

Ø очистить содержимое ячейки

Главная®Редактирование®Очистить®Очистить все

Рисунок 8.9. Окно очистки параметров ячейки.

Ø переименовать текущий лист

правой кнопкой мыши щелкнуть по имени листа, в появившемся контекстном меню выбрать Переименовать, ввести новое имя, нажать клавишу Enter

Рисунок 8.10. Контекстное меню работы с листами книги.

Ø задать параметры страницы табличного документа

Разметка страницы®Параметры страницы®…

Ø просмотреть вид табличного документа после печати

Вид®Режимы просмотра книги®Разметка страницы

Ø подготовить табличный документ к печати

Разметка страницы®Параметры страницы®Область печати®…

(задать масштаб воспроизведения)

Задание 1.

Выполнить расчет цены продажи продукции по исходной информации (все показатели в таблице приведены в условных единицах).

Наименование товара	Цена закупки	Коли-чество	Вес (кг)	Транспортные расходы	Торговая надбавка	Цена продажи
1 ед.	всего	на 1 ед.	всего
Товар 1			2,0
Товар 2			3,0
Товар 3			1,5
Товар 4			2,1
Товар 5			2,0
Товар 6			0,5
Товар 7			3,2
Товар 8			1,0

 

Величина транспортных расходов по доставке всех товаров составляет 1030. Транспортные расходы распределяются пропорционально весу товаров.

Торговая надбавка (на 1 ед.) устанавливается в размере 22% от затрат: [Цена закупки]+[Транспортные расходы].

[Цена продажи]=[Цена закупки]+[Транспортные расходы]+[Торговая надбавка].

При выполнении вычислений все значения округлить (а не установить формат отображения) до двух знаков после запятой.

Построить диаграмму по ценам закупки и продажи товаров, количеству.

 

Задание 2.

Рассчитать заработную плату для сотрудников предприятия:

Фамилия И.О.	Количество налоговых льгот	Категория	Начислено по видам оплат	Начислено всего	Облагаемая налогом сумма	Удержано и учтено	Сумма к выдаче
начислено	районный коэффициент	премия	аванс	подоходный налог	пенсионный фонд	всего
Никифоров И.Л.			5 700					2 500
Петрова М.Р.			8 400					4 200
Самойлова А.О.			3 500					1 700
Певцов Н.А.			4 860					1 700
Кузбасов Е.Р.			3 020					1 200
Романова Н.Г.			3 930					1 350
Симонов С.П.			3 700					1 200
Зубова Е.А.			8 500					3 500
ВСЕГО

При проведении расчета принять следующие правила и исходные данные:

- минимальная заработная плата – 140 руб.;

- районный коэффициент – 15% от [3];

- премия начисляется в размере:

o 15% от [3] для сотрудников категории 2 и 4,

o 10% от [3] для остальных сотрудников;

- начислено всего [6]=[3]+[4]+[5];

- облагаемая налогом сумма получается после вычитания из “Начислено всего” произведения “Количество налоговых льгот” на величину минимальной заработной платы: [7]=[6]-[1]´[Минимальная заработная плата]. Облагаемая налогом сумма принимается равной нулю, если в результате расчетов она будет отрицательной;

- отчисление в пенсионный фонд – 1% от [6];

- подоходный налог – 13% от [7];

- удержано всего – [11]=[8]+[9]+[10];

- сумма к выдаче – [12]=[6]–[11];

Для колонок [6], [11] и [12] вычислить среднее, минимальные и максимальные значения.