Аналитические возможности ФАКТ (рассказать и показать)

Основные аналитические возможности АРМ ФАКТ (из тех, что мы проходили на лабораторных работах) это аналитические таблицы и диаграммы по ним.

Зачем нужны таблицы?-Проводить “аналитику”, то есть получать различные данные из множества карточек, например, узнать, сколько преступлений по статье кража было за предыдущий и за этот год, и сравнить.

Зачем нужны диаграммы?-Получить наглядное, яркое представление о данных, собранных в таблице.

Последовательность для создания таблицы:

1.С помощью комбинации Alt+S перейдём к меню заданий.

2.Выберем пункт создание нового задания, введём его имя.

3.Введём имя таблицы.

4.Отредактируем информацию о таблице, настроенную по умолчанию.

5.Выберем пункт Редактирование шапки.

6.По клавише F10 выйдем из меню редактирования

7.Выберем пункт Редактирование боковины.

8.По клавише F10 выйдем из меню редактирования. Шапка таблицы сохранена. Теперь выберем пункт Редактирование граф.

9.Выберем Логические условия.

10.Выберем нужную графу.

11.Теперь будем вводить логические условия в соответствии с шапкой.

Поставим курсор на начало нужного поля и нажмем клавишу Tab.

12.Выберем =равно. Введём значение (в соответствии с шапкой)

13.Нажмем клавишу Enter. Далее нажмём клавишу F10.

14.В результате окажемся в меню редактирования граф. Аналогично заполним остальные графы. Выйдем из меню по клавише Esc. Выберем пункт Редактирование строк, далее Логические условия.

15.Выберем нужную строку. Заполним нужные поля, как в п.11, нажмём Enter,F10.

16.Аналогично, заполним другими условиями первую и вторую строку.

Получим аналитическую таблицу.

17. Для того, чтобы таблица автоматически заполнилась выбранными данными, следует выбрать пункт “Выполнение”.

Последовательность для создания диаграммы:

1.Откроем одно из готовых заданий (аналитическую таблицу). В выпадающем меню выберем пункт «Выполнение». Видим результат выполнения таблицы.

2.Выделим всю автоматически заполняемую часть таблицы для указания полей, которые нам надо будет отобразить в диаграмме путём нажатия клавиши F4.

3..Звёздочками укажем нужные ячейки с помощью клавиши Insert.

4.Дадим обозначение диаграмме, путём нажатия комбинации клавиш Alt+D.

5.После нажатия клавиши Enter видим диаграмму, построенную по выбранным полям (строкам, столбцам).

Информация из методички:

Alt+S Вызов генератора отчетов

После нажатия на эти клавиши на Вашем экране появится следующее меню (меню с условным номером -1):

Создание новой таблицы

Просмотр существующих таблиц

Если Вы выбрали работу с существующими таблицами, то на экран выводятся наименования таблиц и предлагается выбрать любую из них. Если Вы хотите поработать с выбранной таблицей (редактирование условий или оформления), то нажмите ENTER, если сразу запустить на выполнение - F10. Если Вы захотели создать новую таблицу то запрашивается имя таблицы и ее заглавие. Имя таблицы должно содержать не более 8 латинских символов или цифр, а заглавие не более 60 символов русского или латинского алфавита. Задание любой таблицы состоит из текста оформления таблицы и условий формирования графоклеток.

Оформление таблиц

Оформление таблиц можно разбить на следующие составные части:

 

1. Шапка - содержит текстовое описание граф формируемой таблицы. Каждая графа может быть разной ширины. Необходимые значения для создания новой шапки это - количество граф, ширина каждой графы, и высота шапки.

2. Боковина - содержит текстовое описание строк формируемой таблицы. Каждая строка может занимать только одну строчку в описании таблицы. Необходимые значения для создания новой боковины - количество строк и ширина боковины.

Условия формирования графоклеток можно условно разбить на условия формирования граф и на условия формирования строк. Занесение значения в графоклетку i,j (строка = i, графа=j) будет производится в случае, если выполняются условия для формирования строки с номером i и графы с номером j.

После задания имени новой таблицы и ее заглавия запрашивается следующая информация:

- количество граф

- высота шапки

- ширина граф

- количество строк

- ширина боковины

- вид оформления таблицы

Ширина каждой графы указывается через запятую, вид оформления таблицы показывается на экране справа по остальным реквизитам, для примера, выводятся значения принимаемые по умолчанию. После набора необходимых значений нажмите ENTER. Если количество граф большое и указатели ширины граф не помещаются в меню, то необходимо поставить символ * вместо указателя ширины граф и на дополнительный запрос указать ширину каждой графы.

Следующее меню появляющееся на экране общее для новой таблицы и для существующей:

- редактирование шапки

- редактирование боковины

- редактирование граф

- редактирование строк

- сборка

- выполнение

- просмотр ранее просчитанной таблицы

 

Редактирование шапки - позволяет ввести текст в шапку, изменить количество граф, высоту шапки. Редактирование производится редактором текстов, все команды которого очевидны. Реализована возможность помещать в текст шапки параметры - переменные, которые будут запрашиваться во время выполнения и заменяться на введенное значение. Параметр должен начинаться символом @ за которым должно идти имя параметра и символ.

Пример: Вы хотите указать месяц за который считается Ваша таблица, тогда в шапке можно указать примерно так: Аналитическая таблица за @месяц. При выполнении будет выдан запрос о вводе параметра месяц и вместо параметра введен необходимый текст.

Редактирование боковины - позволяет ввести текст в боковину, изменить количество строк, ширину боковины.

Редактирование граф Редактирование строк- при выборе этих режимов на экране появляется меню:

- имена файлов логических условий

- логические условия

По умолчанию имена файлов логических условий имеют наименования для граф gr1,gr2,...,grN, для строк str1,str2,...,strM

Если Вы хотите поменять наименования (например, в уже существующей таблице добавлены строки или графы и чтобы заново не задавать логические условия формирования граф и строк можно переопределить названия файлов).

Арифметические действия над строками и графами

Если какая-нибудь графа или строка формируется путем арифметических действий, например сумма или разность двух других граф (или строк), процентное отношение граф (или строк), то вместо имени файла логических условий необходимо указать:

для граф

+XXYYZZ - в графу XX занести сумму граф YY и ZZ

-XXYYZZ - в графу XX занести разность граф YY и ZZ

%XXYYZZ - в графу XX занести процентное отношение графы ZZ к графе YY

для строк

+XXXYYYZZZ - в строку XXX занести сумму строк YYY и ZZZ

-XXXYYYZZZ - в строку XXX занести разность строк YYY и ZZZ

%XXXYYYZZZ- в строку XXX занести проц. отношение

строки ZZZ к строке YYY

 

Если Вы выбрали режим задания логических условий, то на экране появятся все имена файлов логических условий для граф или для строк (смотря что выбрано) для данной таблицы. Выбрав необходимый файл нажмите ENTER и введите логические условия точно также, как и при поиске документов (см. использование клавиш F3 и Ctrl+F3)

Примечание: при использовании макросредств (см. кл. F3), если в качестве макро используется файл логических условий для этой же таблицы необходимо только указать имя этого файла. Если в качестве макро используется файл логических условий другой таблицы, необходимо указать имя этой таблицы и имя файла, разделив их символом \.

Например: TABL1\gr3

Для облегчения задания сложных формул по карточкам на зарегистрированное преступление (и в качестве стандартных макросредств можно использовать все стандартные списки), поставляемые ИЦ МВД. Причем если Вы хотите расширить этот перечень стандартных макро, то при наличии достаточного навыка работы, можно создать макро используя режим поиска записей.

Следует иметь ввиду, что:

Если при задании имени макро вы первыми символами укажете *1, то это макро будет взято из директория FKTZAPRx (или ZAPRxy) расположеного на рабочей станции;

Если при задании имени макро вы первыми символами укажете *2, то это макро будет взято из директория FKTZAPRx (или ZAPRxy) расположеного на сервере;

Если при задании имени макро вы первыми символами укажете *3, то это макро будет взято из директория FKTOTCHx (или OTCHxy) расположеного на рабочей станции;

Если при задании имени макро вы первыми символами укажете *4, то это макро будет взято из директория FKTOTCHx (или OTCHxy) расположеного на сервере;

Таким образом любой запрос оформленный в виде стандартного (см. использование клавиши F3) можно использовать как стандартное МАКРО для генератора отчетов.

Ограничения при написании стандартных макро:

если используются ссылки на другие макро, то эти макро должны быть тоже стандартными.

Режим «СБОРКА» и дополнительные возможности работы с графами и строками таблицы, счет таблицы по нескольким файлам

СБОРКА - при выборе этого режима на экран выводится следующая информация:

- в первой строке указывается наименование таблицы

- во второй и третьей строках указываются имена файлов с описанием шапки и боковины таблицы, которые можно при необходимости, заменить на другие.

- в четвертой и пятой строках указываются имена файлов, в которых заданы логические условия формирования граф или строк или арифметические действия над ними.

- далее можно указать строки, которые описывают специальные условия формирования графоклеток:

при формировании графоклеток, если выполняется условие для данной графы и строки, то содержимое графоклетки увеличивается на единицу (это принято по умолчанию). Однако иногда необходимо увеличить ее не на 1, а на значение какого-нибудь реквизита карточки (например в графу вывести сумму ущерба или изъятых денег).

Для этого необходимо указать следующее:

для граф graXXYYYYZZ, где XX - номер графы в которую будет производиться занесение значения (вместо 1)

YYYY - адрес элемента в карточке (или части документа), его можно получить при задании логических условий поставив курсор на начало требуемого поля и нажав Ctrl+F1

ZZ - длина требуемого элемента

для строк strXXXYYYYZZ, где XXX - номер строки в которую будет производиться занесение значения (вместо 1)

YYYY - адрес элемента в карточке (или части документа), его можно получить при задании логических условий поставив курсор на начало требуемого поля и нажав Ctrl+F1

ZZ - длина требуемого элемента

Следует обратить внимание, что номер графы указывается как двухзначное число, а номер строки – трехзначное.

Если в графу или строку необходимо занести сумму или разность нескольких элементов документа базы данных следует использовать:

 

для граф grmXXkk±YYYYZZ±YYYYZZ…±YYYYZZ, где XX - номер графы в которую будет производиться занесение значения (вместо 1)

kk – количество элементов, которые участвуют в суммировании;

если поствить ”+” то элемент описанный после этого знака суммируется, если ”-” то элемент описанный после этого знака вычитается;

YYYY - адрес элемента в карточке (или части документа), его можно получить при задании логических условий поставив курсор на начало требуемого поля и нажав Ctrl+F1

ZZ - длина требуемого элемента

 

для строк stmXXXkk±YYYYZZ±YYYYZZ…±YYYYZZ, где XXX - номер строки в которую будет производиться занесение значения (вместо 1)

kk – количество элементов, которые участвуют в суммировании;

если поствить ”+” то элемент описанный после этого знака суммируется, если ”-” то элемент описанный после этого знака вычитается;

YYYY - адрес элемента в карточке (или части документа), его можно получить при задании логических условий поставив курсор на начало требуемого поля и нажав Ctrl+F1

ZZ - длина требуемого элемента

 

для отдельной графоклетки (графа ХХ, строка ССС) gsmXXCCCkk±YYYYZZ±YYYYZZ…±YYYYZZ, где kk – количество элементов, которые участвуют в суммировании;

если поствить ”+” то элемент описанный после этого знака суммируется, если ”-” то элемент описанный после этого знака вычитается;

YYYY - адрес элемента в карточке (или части документа), его можно получить при задании логических условий поставив курсор на начало требуемого поля и нажав Ctrl+F1

ZZ - длина требуемого элемента

 

Если формируемый показатель, по какой либо графе или строке не является целочисленным и в таблице необходимо указать дробную часть, можно воспользоваться следующим:

Для каждой выводимой таким образом графы таблицы указать строку

.gXXY,

где XX- номер графы, Y- количество символов для вывода дробной части.

Для каждой выводимой таким образом строки таблицы указать строку

.sXXXY,

где XXX- номер строки, Y- количество символов для вывода дробной части.

 

Иногда требуется в одну таблицу поместить результаты просчетов разных таблиц по разным видам документов, например в одну графу - количество преступлений текущего года, в другую - количество преступлений за аналогичный период прошлого года, в третью - количество лиц совершивших преступление.

Тогда Вам необходимо оформить несколько (в данном случае три) таблицы, по одной для каждого вида документа, указав матрицу одного размера, задать логические условия для формирования граф и строк. Если графа или строка для данного вида (кода) документа не формируется (например количество лиц для карточек формы 1), то условие для данной графы (строки) в данной таблице указывать не надо. Шапку и боковину можно описать (заполнить текстом) только в одной таблице, в ней же указать (если нужно) все что касается режима СБОРКА, и в режиме сборка ссылку на таблицы, которые необходимо подключить к данной для совместного формирования:

$Xzzzzzzzz.otc, X- код документа, по которому должна считаться вызываемая дополнительно таблица. (код документа видно при режиме Alt+F2). Если необходим просчет для формы 1 по аналогичному периоду прошлого года, то вместо X поставьте пробел.

zzzzzzzz.otc - имя таблицы, которую Вы хотите дополнительно просчитать.

Причем знак $ должен стоять в первом байте строки. Например таблица по форме 1 - yyy1.otc - является основной, а таблица по форме 1 за аналог. период прошлого года - fff1.otc - дополнительной и по форме 2 - ssss2.otc - дополнительной тоже.

Тогда в режиме СБОРКА для таблицы yyy1.otc необходимо указать:

$ fff1.otc

$2ssss2.otc

&XMzzzzzzzz.otc, X- код документа, по которому должна считаться вызываемая дополнительно таблица. (код документа видно при режиме Alt+F2).M- код базы данных. Если необходим просчет для формы 1 по аналогичному периоду прошлого года, то вместо X поставьте пробел.

zzzzzzzz.otc - имя таблицы, которую Вы хотите дополнительно просчитать.

Причем знак & должен стоять в первом байте строки. Например таблица по форме 1 базы 0 - yyy1.otc - является основной, а таблица по форме 1 за аналог. период прошлого года - fff1.otc - дополнительной и находится в базе 1. Тогда в режиме СБОРКА для таблицы yyy1.otc необходимо указать:

& 1fff1.otc

 

Имейте ввиду, что счету подлежат только те документы, которые в данный момент доступны к обработке т.е., если Вы пользовались командами F3 Ctrl+F3 Alt+F3, то счет будет производиться только по документам найденным по запросу. Если Вы хотите чтобы счет шел по всем документам, то перед использованием клавиш Alt+S, нажмите клавишу F10 -сброс состояния.

Замечание: если используется режим счета по нескольким видам документов, то для кодов документов указанных в режиме СБОРКА счет идет по всем документам (как после клавиши F10).

Режим «ВЫПОЛНЕНИЕ»

ВЫПОЛНЕНИЕ - выбрав этот режим, Вы запускаете на выполнение Ваш запрос на счет таблицы. Если удачно просчитана таблица, то на экран будет сразу выведен ее текст, с которым Вы можете работать.

Просматривая таблицу Вы можете ее распечатать:

F6 - печать на листок 11 формата

Shift+F6 - быстрая печать

F5 - печать в соответствии с заданным (по клавише Alt +F5) форматом и шрифтом.

ALT+W вывод в WORD в виде таблицы WORDа. При этом происходит автоматический старт WORDа. Вы можете производить любое редактирование средствами WORDа, сохранение, построение диаграмм и вывод на печать.

CTRL+W позволяет сразу напечатать таблицу на принтер установленный в системе WINDOWS по умолчанию в виде таблицы WORDa.

 

Если Вы хотите напечатать не всю таблицу, а только какой- то ее фрагмент, Вы можете:

нажать на клавишу F4 и войти в режим редактирования таблицы,при этом изменится цвет таблицы и появится большой курсор.Курсор можно передвигать по таблице клавишами управления курсором стрелка вверх стрелка вниз -> <-

Если Вы хотите удалить графу,на которую указывает курсор,то нажмите на клавишу Del,если хотите удалить строку, на которую указывает курсор, то нажмите на Ctrl + Y. Для завершения процесса редактирования таблицы нажмите на клавишу Esc, при этом снова изменится цвет таблицы и пропадет на экране курсор. Если Вы что-то испортили в процессе редактирования и хотите восстановить исходное состояние таблицы,то нажмите на клавишу F10.

Если Вы отредактировали таблицу и хотите ее запомнить в уже отредактированном виде, то нажмите клавиши Ctrl+F10. Записанную таким образом таблицу можно вызывать, снова редактировать, просматривать или печатать.

Построение диаграмм

Если Вы хотите построить диаграмму на некоторые показатели таблицы (вывести ее на экран или принтер), Вы можете:нажать на клавишу F4 и войти в режим редактирования таблицы,при этом изменится цвет таблицы и появится "большой" курсор. Курсор можно передвигать по таблице клавишами управления курсором стрелка вверх стрелка вниз ->. Установите курсор на начало показателя который хотите отразить в диаграмме и нажатием на клавишу Insert «забейте» его (при нажатии на Insert появляется символ * на том месте, где находился курсор). Следует иметь ввиду, что «забиты» должны быть все цифры данного числа (причем только цифры или пробелы). Затем при первом же передвижении курсора программа сделает запрос на ввод текстового заглавия данного показателя (можно опустить и просто нажать ENTER). После чего можно установить курсор на следующий необходимый показатель и повторить выше описанные действия. Для завершения набора показателей для диаграммы и вывода ее на экран нажмите Alt + D. При этом последует запрос на ввод общего заглавия диаграммы (можно также опустить и просто нажать ENTER).

После вывода на экран диаграммы можно нажать на клавишу F1 и получить следующие инструкции по работе с диаграммой:

 

КОМАНДЫ УПРАВЛЕНИЯ ДИАГРАММОЙ

 

Выбор вида диаграммы - PageUp

PageDown

Изменить размер диаграммы

по вертикали