Цели литературного Комитета и виды служения, которые он выполняет

Основные цели литкома и виды служения таковы:

1. Поддерживать достаточные запасы литературы АН для обеспечения нужд местного сообщества. Запасать и делать доступными копии черновиков литературы, подлежащей утверждению.

2. Служит связующим звеном между группой и литературными комитетами всех уровней (местные, региональные, и мировые).

3. Предоставлять членам сообщества возможность внести свой вклад в развитие и создание литературы АН в подходящей для этого атмосфере.

Понимание основных целей литературного комитета необходимо для того, чтобы он функционировал должным образом. Как только литературный комитет определит направления деятельности, председатель комитета сможет составлять повестку заседания и планировать расписание заседаний. В некоторых случаях подкомитеты способны справляться со всеми видами ответственности немедленно после своего создания. В других случаях можно начать свою деятельность с наиболее важной задачи литературного комитета – поддержания достаточного запаса литературы для обеспечения нужд сообщества. По мере увеличения поддержки со стороны сообщества подкомитеты смогут выполнять и другие функции.

 

 

ЗАПАСЫ ЛИТЕРАТУРЫ.

Основное в деятельности литературного комитета – следить за поддержанием количества литературы АН в размерах, достаточных для удовлетворения потребностей групп и комитетов, с которыми сотрудничает литком. Такие запасы должны включать полный перечень одобренной литературы, относящейся как к личному выздоровлению, так и к служению, и, кроме того, достаточного количества черновиков литературы, подлежащей утверждению. В некоторых местностях распространением литературы занимается местный офис обслуживания. Не имеет значения, кто занимается распространением, важно, чтобы эта работа выполнялась. В случае, когда распространением занимается офис обслуживания, координация и взаимодействие между офисом и литературным комитетом имеет большое значение. Комитету определенно важно будет знать, что в офисе есть вся информация о новой одобренной литературе, черновой литературе, подлежащей одобрению, и новой литературе, которая будет предложена для утверждения на ближайшем Съезде Мирового Обслуживания, для того чтобы региональный офис/комитет мог делать заказы. Но, даже если литком или офис не может быть уверенным, что определенный отрывок литературы будет одобрен на ближайшем Съезде, неплохо будет запланировать будущие заказы так, как будто литература будет одобрена. Это особенно важно в случае, если происходит пересмотр и новая редакция уже сущей существующей литературы. Уменьшение запасов литературы, подлежащей пересмотру, снимает необходимость в поддержании запасов литературы, которая станет ненужной вследствие ее грядущей замены.

После того как МКО или РКО обретут готовность заниматься созданием запасов литературы, можно начать с определения количества необходимой литературы. Узнайте у ПГО или ЧРК, сколько литературы они закупают в настоящее время и как часто они это делают. Узнайте потребности подкомитетов в литературе, особенно ПСО и БУ. После того, как вы собрали всю необходимую информацию, подсчитайте необходимое количество литературы и сообщите на МКО или РКО о сумме денег, необходимой для того, чтобы сделать резерв(запас). Многие литкомы размещают большие заказы в РКО или региональных офисах обслуживания или ОМО. Некоторые из этих офисов предоставляют скидки литературным комитетам, и информацию о таких скидках необходимо узнать до того, как просить денег у комитета.

После получения денег от комитета обслуживания, важно поддерживать запасы литературы всех доступных наименований на постоянном уровне. Местности и группы зависят от литкома, так что вся литература, которая может им потребоваться, должна быть в наличии. Если на складе нет хотя бы одного какого-то наименования литературы, то это в конечном итоге приведет к отсутствию этого наименования на собрании. Срок доставки зависит от местоположения комитета и от того, где комитет делает закупки (РКО, ОРО, или ОМО). После нескольких сделанных заказов комитет будет более точно оценивать сроки доставки. Попробуйте не заказывать сверх того количества, которое может потребоваться, а напротив, попытайтесь поддерживать запасы соответственно предполагаемому количеству литературы, которое будет продано. Слишком большие запасы приводят к неэффективной трате денег, которые можно было бы использовать для несения нашей вести выздоровления.

Если комитет в процессе инвентаризации обнаружит, что имеющийся в наличии запас недостаточен для обеспечения нужд групп и местностей, следует разыскать пути увеличения наличного запаса. Обычно это означает выделение дополнительных средств на МКО или РКО. Очень важно быть уверенным, что литература доступна зависимому, ищущему выздоровления на собраниях АН.

 

Бухгалтерия – это жизненно важный аспект поддержания запасов литературы. Вы должны вести записи исключительно точно. Неплохо установить систему учета и привлечь для этого члена/ов, хорошо информированного в таких вопросах. Обычно такая система включает общую книгу учета, которую можно проверить по накладным и пронумерованным квитанциям о продаже. По этим записям составляются доклады об использовании денежных средств на каждом собрании МКО или РКО. Это даст комитету обслуживания уверенность, что он отвечает за расходование средств сообщества перед теми, кому он служит. Точный учет гарантирует безопасность всех вовлеченных людей.

 

Ежемесячный отчет содержит следующие пункты (как минимум):

1. Доходы

2. Затраты

3. Инвентарная опись

4. Счета к оплате (заказы на литературу или платежи не полученные)

5. Накладные расходы

 

Опыт показывает, что литературному комитету лучше не заводить отдельный банковский счет, а работать в сотрудничестве с казначеем МКО или РКО. Через запасы литературы могут проходить гораздо большие средства, чем комитет обслуживания получает из пожертвований на Седьмую Традицию. По этой причине лучше сосредоточить (хранить) эти деньги сообщества в одном месте, с четко разделенными сферами ответственности. Как правило, продажи совершаются на собрании МКО или РКО. Все средства, полученные от продажи литературы, передаются в тот же день казначею МКО или РКО. Продажа литературы исключительно на заседании комитета обслуживания имеет как минимум два плюса. Во-первых, это облегчает своевременную передачу денежных средств казначею комитета обслуживания. Во-вторых, это делает ведение записей и сроки прихода и расхода приемлемыми для того, кто занимается продажей литературы. Если существует необходимость в продажах между заседаниями комитета обслуживания, председатель литкома и казначей комитета обслуживания должны работать совместно для того, чтобы на литкоме необоснованно не скапливались большие суммы денег. Мы рекомендуем, чтобы литком при обращении с денежными средствами следовал рекомендациям, приведенным в Treasurer's Handbook (руководстве для казначея), которые, помимо прочего, касаются финансовых проверок.

Ответственное поведение при обращении с деньгами сообщества имеет исключительную важность (нужно вести общую книгу учета, заполнять пронумерованные квитанции при каждом заказе и проводить периодические финансовые проверки).

Организация запасов требует принятия множества решений. Важно, чтобы в принятие этих решений участвовал МКО или РКО, а не только литком или лицо, ответственное за продажу литературы. Литературный комитет должен устанавливать рекомендованную цену продажи на литературу. Некоторые комитеты делают небольшую наценку при продаже литературы, чтобы покрыть расходы на складское хранение либо пополнить казну своего МКО или РКО. Затем важно определиться с расходами на доставку. Кроме того, нужно решить, будет ли литком продавать литературу между заседаниями комитета обслуживания, или делать это на заседании. Когда комитет полностью обсудит стратегии поведения по этим и другим вопросам, он должен оформить в письменном виде рекомендации по пополнению запасов литературы. Эти рекомендации следует предоставить на МКО или РКО для их рассмотрения и утверждения.

 

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Другое значимое направление деятельности местного/регионального литкома – способствовать взаимодействию между местным сообществом и АН в целом. Председатель местного литкома служит связующим звеном между группами и региональным литкомом. Председатель регионального литературного комитета служит тем же связующим звеном между Литературным Комитетом СМО, своим регионом и местностями региона. Местные и региональные литкомы, зарегистрированные в Литературном Комитете ВКО, получают большой объем ценной информации (корреспонденцию,разделы Отчета Съещда, касающиеся Литературного Комитета СМО, объявления в Newsline). Вся эта информация должна иметься в распоряжении членов местных/региональных литературных комитетов и комитетов обслуживания. In this way, our membership will be kept abreast of literature that is out for review, literature that is up for approval, requests for input on special issues, and other information necessary for the member interest­ed in getting involved with our literature development process. Хорошо, если местные или региональные литкомы будут отсылать копии протоколов своих заседаний в Литературный Комитет СМО для передачи в СМО, чтобы литком мог не отставать от работы литкомов по всему миру?.

Часто председатель местного литкома – является членом регионального литкома, что способствует их взаимодействию и позволяет координировать совместную деятельность над различными проектами. Похожим образом председатель регионального литкома автоматически становится general member Литературного Комитета СМО. Суть в том, чтобы использовать по максимуму ресурсы нашего сообщества для помощи Литературному Комитету СМО в его усилиях быть чутким к нуждам сообщества. Путем участия в семинарах СМО председатель регионального литкома получает новую информацию о процессе развития литературы, учится лучшим образом выполнять свое служение местному сообществу, а также может внести свой вклад в работу Литературного Комитета СМО. General members могут быть также назначены в рабочие группы Литературного Комитета СМО для работы над различными проектами.

Регулярные отчеты литкомов перед МКО или РКО – это главное. Такие отчеты должны содержать отчет по финансам в части литературных запасов, в случае необходимости – дату и место проведения заседаний литкома, текущие задачи местного литкома и их степень выполнение, а также информацию о наименованиях литературы от местных, региональных литкомов и Литературного Комитета СМО. Даже если председатель литкома может иметь больше информации по наименованиям литературы, чем ЧРК или ПГО, важно помнить, что структура обслуживания в сфере литературы ни в коем случае не является изолированной.