Административно-хозяйственная работа

Штат аптеки №1 не предусматривает должностей административно-хозяйственного персонала, включающих в себя обязанности ведения вспомогательной и хозяйственной работы, для осуществления лицензируемых видов деятельности, поэтому эти функции выполняет заведующий аптекой – Лепо Людмила Петровна. Под ее руководством я была ознакомлена с организацией документооборота, номенклатурой дел, изучила основные организационно – распорядительные документы, порядок ведения документов и оформление дел.

Делопроизводство

Локальный акт предприятия по перечню делопроизводства отсутствует. Делопроизводство регулируется НД с учетом специфики предприятия, составляется локальный акт, в котором указывается порядок поступления документов из вышестоящих инстанций. Делопроизводство ведется по тематике, со всеми входящими в аптеку документами знакомится руководитель. Его задача организовать работу в соответствии с поступающими распоряжениями, письмами и приказами. Номенклатура дел в ХКГУП отсутствует, каждый руководитель ее оформляет сам.

 

Порядок приема на работу и увольнения

Прием фармацевтического и вспомогательного персонала на работу осуществляет в соответствии со своими должностными обязанностями заведующий аптекой. Документы по кадрам (приказы о приеме и увольнении, трудовые книжки, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним) хранятся в сейфе заведующей аптекой. В аптеке ведется две книги приказов: 1) Приказы по кадрам; 2) Административные приказы.

Приказы по кадрам, форма Т-2 хранятся в аптеке 75 лет. Книга приказов прошнурована, пронумерована, скреплена подписью и печатью руководителя предприятия. Со всеми приказами по движению кадров работники знакомятся под роспись.

В соответствии с трудовым законодательством прием на работу осуществляется по письменному заявлению работника. Работник должен предъявить паспорт, полис пенсионного страхования, индивидуальный налоговый номер, военный билет (если военнообязанный), сертификат, удостоверение по прохождению обучения, диплом (если это специалист). В случае изменения фамилии необходимо наличие документа, подтверждающего изменение (свидетельство о браке, свидетельство о разводе). С работниками, занятыми получением, хранением, перемещением и отпуском товара заполняется договор о бригадной материальной ответственности.

Если работник до поступления на работу не имел трудовую книжку, то она должна быть заведена в аптеке. Заведующий аптекой издает приказ о приеме на работу, вносит запись в трудовую книжку, а работник знакомится и расписывается в книге приказов о том, что ознакомлен. Все документы должны быть оформлены в течение 5 дней с первого дня работы. В аптеке ведется книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Приход книжки отражается по сериям и номерам, на основании счет - фактуры. Расход отражается

пофамильно и подтверждается квитанцией об оплате стоимости бланка. Факт выдачи вкладыша к трудовой книжке отражается отметкой на первой странице трудовой книжки (указывается серия и номер вкладыша). Изменение фамилии также отражается в трудовой книжке, с указанием документа, на основании которого произведено изменение.

 

Личная карточка работника (форма Т-2) отражает паспортные данные работника, ИНН, номер пенсионного свидетельства, состав семьи, стаж работы, адрес регистрации и место фактического проживания, размер должностного оклада, условия труда (вредные), наличие квалификационной категории, время, место прохождения и цикл курсов последипломного повышения квалификации. Аптека с работником заключает трудовой договор (бланк ксерокопии трудового договора прилагается).

Увольнение работников оформляется приказом по аптеке (согласно поданного заявления или на основании приказа о должностном наказании). Различают увольнение по собственному желанию, по сокращению штата, в связи с закрытием аптеки. Работник знакомится с приказом, последний день работы является днем увольнения, в который выплачивается заработная плата с учетом компенсаций по неиспользованным видам отпуска.

Трудовое законодательство регламентирует порядок предоставления отпусков. Отпуск подразделяется на основной и дополнительный. Основной отпуск предоставляется на срок не менее 28 календарных дней. Кроме основного отпуска работнику могут предоставляться кратковременный отпуск без сохранения зарплаты (в случае бракосочетания или смерти лиц, состоящих с сотрудником в родственных отношениях), предоставляется на основании заявления и оформляется приказом заведующей аптекой. Продолжительность дополнительных отпусков регулируется трудовым кодексом РФ и коллективным договором. Продолжительность отпуска, указанная в коллективном договоре не может быть меньше, чем в трудовом кодексе.

В аптеке ежегодно составляется график отпусков. Приказ о предоставлении отпуска издается не позже, чем за 12 календарных дней до момента отпуска. Работник с приказом об отпуске знакомится под роспись. Выплата отпускных осуществляется не позже чем за три дня до момента наступления отпуска.

Заключением договоров на аренду зданий, на оказание коммунальных услуг, на обслуживание торговой техники занимается отдел дирекции предприятия. Аптека не имеет право заключать договор. Но копии договоров, заключенные в дирекции предприятия и связанные с деятельностью аптеки, должны находиться в аптеке.

Соблюдение дисциплины ценообразования

Формирование розничных цен осуществляется в режиме электронной программы при формировании накладных на поставку товаров с розничного склада предприятия, в соответствии с постановление губернатора Хабаровского края №90 от 07.07.08. В случае децентрализованных поставок аптека формирует розничную цену и оформляет это протоколом согласования цен, где указана цена производителя, поставщика. Аптека применяет торговые надбавки к цене поставщика, установленные постановление №90.

Поскольку аптека имеет мелкорозничную сеть, она согласно распоряжения дирекции предприятия осуществляет внутренние проверки.

Аптека №1 не имеет право на изготовление ЛФ и внутриаптечную заготовку (ВАЗ). Поэтому весовое хозяйство, измерительные приборы, связанные с этим видом деятельности отсутствуют.

Учет проверок органами государственного контроля, надзора отражается в журнале, который ведется по форме, установленной нормативной документацией. Замечаний в ходе проверок в аптеке не зарегистрировано с 2004 года.

В аптеке имеется «Книга отзывов и предложений» установленной формы, пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписью руководителя предприятия. Книга находится в торговом зале на видном и доступном месте. Если книга не полностью заполнена в течение года, она продлевается на следующий год, о чем в книге делается запись руководителем предприятия. Все обращения граждан рассматриваются, ответ готовится руководителем аптеки и вместе с книгой предоставляется в дирекцию. После ознакомления руководством предприятия ответ высылается заявителю в течение 10 дней заказным письмом с уведомлением.

В структуре аптеки №1 присутствует мелкорозничная сеть – аптечный пункт ДЛО, расположенный в здании поликлиники №3. В соответствии с распоряжением дирекции предприятия осуществляется проверка деятельности аптечного пункта по разделам. По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах, отражающий фактическое состояние, осуществляемых видов деятельности. При составлении акта указывается документ в соответствии, с которым проводится проверка, акт подписывается лицом, производившим проверку и руководителем аптечного пункта.

На момент прохождения практики ремонтных работ в аптеке №1 не осуществлялось. Проведению ремонтных работ предшествует заключение договора между строительной организацией и руководителем предприятия «Фармация». Составляется смета работ с указанием объемов и стоимости тарифов по услугам. Ремонт бывает капитальный и косметический. Если идет перепланировка помещений, то это считается капитальным ремонтом. При капитальном ремонте обязательно производится согласование с бюро технической экспертизы (БТИ). По завершению ремонтно-строительных работ составляется акт приемки и сдачи ремонтных работ, который подписывается руководителем аптеки. При проведении работ, связанных с заменой коммуникаций, электрических сетей строительной организацией предоставляется документ, подтверждающий профессиональную готовность и право исполнять эти виды работ.

Производственные совещания проводятся в дирекции предприятия. В аптеке проводятся занятия по повышению уровня профессиональных знаний и изучению нормативных актов в соответствии распоряжениями дирекции предприятия.