Алгоритм создания оглавления текста

1. Все заголовки глав в данном тексте оформить стилем «Заголовок1»;

2. на странице с содержанием установить курсор на новой строке и выполнить команду Вставка – Ссылка – Оглавления и указатели вкладка Оглавление(для Office2003) или Ссылки – Оглавление – Оглавление(для Office2007);

1. в открывшемся окне установить необходимые параметры и нажать кнопку «ОК».

По завершению данного алгоритма появится содержание глав документа, а при подводе к необходимой ссылки курсор мыши будет меняться наL. Для Office2007 необходимо ещё удерживать клавишуCtrl.

Создание списка иллюстраций в документе

В некоторых печатных изданиях принято так же оформлять содержание иллюстраций документа. Для этого в WORD есть специальная функция, которая позволяет создавать автоматическое оглавление иллюстраций текста.

Алгоритм создания списка иллюстраций

1. Всем иллюстрациям в документе необходимо дать название. Для этого надо

· выделить иллюстрацию,

· щёлкнуть правой клавишей мыши,

· выполнить команду «Название» (для Office2003) или «Вставить название» (для Office2007);

1. установить курсор в то место где должен находиться список иллюстраций;
2. выполнить команду Вставка – Ссылка – Оглавления и указатели вкладка Список иллюстраций(для Office2003) или Ссылки – Названия – Список иллюстраций (для Office2007) после чего появится соответственное окно:

1. в открывшемся окне установить необходимые параметры и нажать кнопку «ОК».

Создание гиперссылок

С гипертекстовыми способами хранения и представления информации можно познакомиться в соответствующем параграфе данного пособия, в котором излагается, что гипертекст - это комбинации текста на естественном языке с возможностями компьютера осуществлять переход к различным кускам (порциям) информации. Если необходимо мгновенно перейти с одного фрагмента документа к другому фрагменту документа или на другой документ, то необходимо оформить гиперссылку.

Гиперссылки бывают двух видов:

1. Ссылка на фрагмент данного документа

2. Ссылка на другой файл

Ссылка к началу документа

Данная гиперссылка оформляется по следующему алгоритму:

1. выделить фрагмент текста, который будет ссылкой на начало документа. (Если не выделить ни какого фрагмента текста, то в результате Word автоматически создаст ссылку синего цвета с подчёркнутым текстом «Начало документа»);
2. выполнить команду Вставка – Гиперссылка;

3. в окне «Добавление гиперссылки»:

• выбрать режим «местом в документе»;

· в окне «Выбор места в документе» выбрать параметр начало документа;

• ОК, ОК.

Ссылка из произвольного места к произвольному месту

Данная гиперссылка оформляется по следующему алгоритму:

выделить фрагмент, который будет закладкой (Закладка – это помеченное место в документе, к которому возможны переходы, обращения, ссылки); 2. выполнить команду Вставка – Закладка (для Office2003) или Вставка – Связи - Закладка (для Office2007); ввести имя закладки; нажать кнопку «Добавить»; выделить фрагмент, который будет ссылкой; 6. выполнить команду Вставка – (Связи -) Гиперссылка; выбрать режим «местом в документе»; в окне «Выбор места в документе» выбрать закладку под тем именем, на которую делается ссылка; можно оформить подсказку, нажав на кнопку «Подсказка», и в этом окне лучше ввести фрагмент названия закладки; ОК, ОК

Ссылка на другой файл

Данная гиперссылка оформляется по следующему алгоритму:

1. создать файлы, на которые будут ссылки;
2. создать основной файл, с которого будет ссылка;

3. выделить фрагмент текста в основном файле, с которого будет производиться ссылка;

1. выполнить команду Вставка – (Связи -) Гиперссылка;
2. выбрать режим «файлом, web – страницей»;
3. выбрать один из режимов «Текущая папка», «Просмотренные страницы», «Последние файлы», тот какой более удобный для нахождения необходимого файла для осуществления на него перехода;

1. в окне выбрать из списка файл, на который будет сделана ссылка;

8. по кнопке «Подсказка» можно ввести имя файла, к которому будет ссылка;

1. ОК, ОК

Контрольные вопросы

1. Какой алгоритм гиперссылки «С содержания → на заголовок»?

2. Какой алгоритм гиперссылки « От заголовка → к содержанию, к началу документа»?

3. Какой алгоритм гиперссылки «Из произвольного места → к произвольному месту»?

4. Какой алгоритм гиперссылки «Ссылка на другой файл»?

 

 

Тема 9	Литература:
Создание типовых документов в WORD
	Содержание
Шаблоны; Электронные бланки; Функция слияния.

Шаблоны

Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Их можно систематизировать по содержанию, как оригинальные и типовые. Доля оригинальных документов, применяемых в управлении, не превышает 15 – 25%. Поэтому для экономии времени целесообразно систематизировать документы и разрабатывать типовые формы.

Шаблон ― это типовая форма документа. Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся неизменным.

Использование шаблонов

В папке MS Office содержится папка Шаблоны, в которой находятся шаблоны разного назначения. Использование этих шаблонов необходимо произвести по следующему алгоритму:

1. выполнить команду Файл ( ) ― Создать;

для Office2003

 

для Office2007

2. в окне «Создание документа», в зависимости от вида шаблона, необходимо соответственно выбрать:

Вид шаблона	Выбрать
Шаблон установленный на данном компьютере	На моём компьютере (для Office2003) Установленные шаблоны (для Office2007)
Шаблон из Интернета	Шаблоны на узле OfficeOnline (для Office2003) В спискеШаблоны - Microsoft OfficeOnline (для Office2007)
Шаблон созданный пользователем	На моём компьютере (для Office2003) В спискеШаблоны - Мои шаблоны (для Office2007)

3. в открывшемся окне выбрать необходимый шаблон, заполнить его и сохранить.

Создание шаблонов

Существует два способа создания шаблона.

Первый способ:

1. выполнить команду Файл ― Создать – На моём компьютере (для Office2003) или ― Создать - в списке Шаблоны - Мои шаблоны (для Office2007);

или

2. в окне «Создание документа» на вкладке «Общие» выбрать шаблон «Новый документ»;

1. установить радиокнопку «шаблон», ОК;
2. создать шаблон;
3. сохранить.

Замечание: при сохранении данному файлу автоматически будет присвоен тип шаблона, после чего данный шаблон поместится на вкладке «Общие» окна «Создание документа».

Второй способ:

1. создать документ, который будет шаблоном; 2. выполнить команду Файл ― Сохранить; 3. в окне «Сохранение документа» выбрать тип файла «Шаблон документа»; 4. ввести необходимое имя шаблона; 5. место для сохранения можно указать любое; 6. нажать кнопку «Сохранить».

Электронные бланки

Анкеты, опорные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения последующей обработки. Бланк содержит статические (неизменные) данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка.

Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы.

Данная панель появляется при выполнении команды Вид – Панели инструментов – Формы (для Office2003) или Разработчик – Элементы управления (для Office2007)

Замечание: Вкладка Разработчик устанавливается по команде - Параметры Word – Основные – Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

Возможны три вида полей формы:

	- текстовые поля служат для ввода строк текста. Для размещения этого поля необходимо: - установить курсор в нужную позицию; - щёлкнуть по кнопке «текстовое поле»; - сделать двойной щелчок по полученному полю; - в диалоговом окне «Параметры текстового поля» установить необходимые параметры (тип, длина, формат текста)
	- флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос.
	- раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов ответов. Для размещения этого поля необходимо: - установить курсор в нужную позицию; - щёлкнуть по кнопке «текстовое поле»; - сделать двойной щелчок по полученному полю; - в диалоговом окне «Параметры поля со списком» ввести варианты ответов.
Чтобы при заполнении бланка данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы по кнопке с замком.
Для снятия или затемнения полей формы используется соответствующая кнопка.