Отношение «многие-ко-многим».

 

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B. Например, между таблицами о больных и врачах больницы связь определяется отношением «многие-ко-многим». Один больной может наблюдаться у нескольких врачей, в то время как врач может лечить несколько больных. Такая связь определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы Врач_Больной, состоящей из двух полей Код_Врач и Код_Больной.

Отношение «один-к-одному».

 

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты.

Отношение «многие-ко-многим».

Отношение «многие-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

- одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

- одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Нормализация таблиц при проектировании БД.

 

При проектировании структуры новой БД определяют сущности (объекты, явления) предметной области, которые должны найти свое отражение в базе данных. В конечном итоге анализ предметной области должен привести к созданию эскиза БД. Для начала желательно изобразить сущности и связи между ними. Как правило, каждой сущности в БД соответствует таблица. Затем - в эскизе второго порядка - для каждой таблицы БД приводится список атрибутов - полей записи.

На этом этапе процесс проектирования структур БД является процессом творческим, неоднозначным, с другой стороны, узловые его моменты могут быть формализованы.

Одной из таких формализаций является требование, согласно которому реляционная база данных должна быть нормализована. Процесснормализации имеет своей целью устранение избыточности данных и заключается в приведении к третьей нормальной форме (3НФ).

Первая нормальная форма (1НФ) требует, чтобы каждое поле таблицы БД было неделимым и не содержало повторяющихся групп.

Неделимость поля означает, что значение поля не должно делиться на более мелкие значения. Например, если в поле «Подразделение» содержится название факультета и название кафедры, требование неделимости не соблюдается и необходимо из данного поля выделить или название факультета, или кафедры в отдельное поле.

Повторяющимися являются поля, содержащие одинаковые по смыслу значения. Например, если требуется получить статистику сдачи экзаменов по предметам, можно создать поля для хранения данных об оценке по каждому предмету. Однако в этом случае мы имеем дело с повторяющимися группами.

Вторая нормальная форма (2НФ) требует, чтобы все поля таблицы зависели от первичного ключа, то есть, чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен. Те поля, которые зависят только от части первичного ключа, должны быть выделены в составе отдельных таблиц.

Третья нормальная форма (ЗНФ) требует, чтобы значение любого поля таблицы, не входящего в первичный ключ, не зависело от значения другого поля, не входящего в первичный ключ.

Создание базы данных.

Для создания новой базы данных следует выполнить следующие действия:

1. Выполнить команду Файл - Создать базу данных. На экране откроется окно диалога «Создание», содержащее две вкладки:

1) «Общие» — позволяет создать новую пустую базу данных;

2) «Базы данных» — позволяет выбрать образец базы данных, содер­жащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью мастера

2. Для создания новой пустой базы данных нужно перейти на вкладку «Общие» и нажать кнопкуОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога «Файл новой базы данных».

3. Выбрать из раскрывающегося списка « Папка» папку, в которой предполагаете сохранить создаваемую базу данных, а в поле«Имя файла»ввести имя базы данных.

4. После ввода имени создаваемой базы данных необходимо нажать кнопку«Соз­дать» данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных.

Окно базы данных состоит из шести вкладок, которые пока пусты В этом окне можно создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы. Все они будут располагаться на вкладках, которые открываются при выборе соответствующего ярлыка.

 

Создание базы данных с помощью мастера.

Для создания новой базы данных с помощью мастера следует выполнить следующие действия:

1. Выполнить команду Файл - Создать базу данных.

2. В открывшемся окне диалога «Создание» выбрать ярлык «Базы данных». На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером.

3. Выберать из списка наиболее подходящий образец базы данных и запустить на выполнение мастер создания базы данных, нажав кнопкуОК.

4. В окне диалога «Файл новой базы данных» из раскрывающегося списка«Папка» выбрать папку, в которую предполагается поместить создаваемую базу данных, а в поле«Имя файла» ввести ее имя. Затем нажать кнопку«Создать».

5. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую инфор­мацию будет содержать создаваемая им база данных. В нижней части этого окна диалога находятся следующие кнопки:

«Отмена» — прекращает работу мастера;

«Назад» — позволяет вернуться к предыдущему шагу в работе мас­тера;

«Далее» — позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера;

«Готово» — запускает мастер на создание базы данных с установлен­ными параметрами;

6. Для продолжения работы следует нажать кнопку « Далее».

7.Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них — список таблиц базы данных, а второй — список полей вы­бранной таблицы. В этом списке отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти все поля таблиц, за ис­ключением полей, которые используются достаточно редко. Устанав­ливая или снимая флажки для полей, можно выбрать поля таб­лицы. После того как выбраны поля таблиц, нажать кнопку « Далее».

8. В следующем окне диалога выбрать из предлагаемых об­разцов вид оформления экрана и нажать кнопку « Далее».

9. На следующем шаге работы мастера можно определить вид создавае­мых для базы данных отчетов. После выбора подходящего вида нажать кнопку « Далее».

10. Открывшееся затем окно диалога мастера создания базы данных позволяет задать ее заголовок и рисунок, который будет появляться во всех отчетах.

11. Если решено использовать рисунок, нужно установить флажок«Да». Вэтом случае становится доступна кнопка « Рисунок», нажатие на кото­рую открывает окно диалога «Выбор рисунка» для указания заранее созданного файла с рисунком. Нажать кнопку « Далее» для выполне­ния дальнейших установок.

12. Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, запускается мастер на построение базы данных с установленными пара­метрами. Используя кнопку «Назад», можно вернуться на любой из предыдущих шагов и изменить параметры базы данных.

 

Таблица.

 

Access работает с реляционными базами данных, поэтому объектами хранения информации являются таблицы. Для создания таблиц в среде Access необходимо открыть диалоговое окно базы данных в режиме таблицы.

При нажатии на кнопку «Создать», на экране появится диалоговое окно. В открывшемся диалоговом окне будет предложено несколько способов работы с таблицей.

1. Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

2. Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

3. Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

4. Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внеш­него файла в текущую базу данных;

5. Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

 

Рассмотрим метод создания таблиц с помощью Конструктора. В открывшемся окне конструктора необходимо указать «Имя поля» и «Тип данных», это необходимо для создания имен и значений полей для дальнейшей работы. При выборе имен полей следует придерживаться правил, ограничивающих допустимые имена объектов Microsoft Access. Имена объектов должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр пробелов и специальных символов, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и прямых скобок ([ ]). Имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы.

При создании таблиц не следует включать в имена объектов символ «пробел». Нужно избегать слишком длинных имен, так как такие имена трудно запоминать и на них неудобно ссылаться. При задании типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать характер значений данных. При формировании размера поля нужно знать количество символов, количество байт записи, а также представлять операции, которые должны производиться со значениями в поле.

Каждый тип данных может быть оптимизирован с помощью настройки свойств поля. Свойства поля для каждого из полей задаются по отдельности и призваны тем самым оптимизировать работу с базой данных, как с её интерфейсом, так и с пользовательской средой.

Ввод данных в таблицу.

 

Чтобы заполнить таблицу, следует перейти из окна конструктора таблицы на лист данных, нажав кнопку «Вид» на панели инструментов. При этом вид кнопки изменится, а ее повторное нажатие приведет к возврату в окно конструктора таблицы. Второй способ перехода из режима конструктора в режим ввода данных состоит в выборе команды «Режим таблицы» в пункте меню «Вид». В результате появляется таблица, состоящая из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации.

На листе данных активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись - звездочкой. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка кнопкой мыши. Переход от записи к записи и от поля к полю таблицы позволяют выполнить также клавиши управления курсором. В активизированном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод. Переход в другое поле расценивается программой как подтверждение ввода, выполненного в предыдущем поле.

Если база данных состоит из нескольких таблиц, то необходимо установить связь между полями различных таблиц. Это можно сделать, выбрав команду «Схема данных» в меню «Сервис». Появившееся диалоговое окно «Добавление таблицы» позволяет выбрать нужные объекты для установления связи между ними. Если необходимо добавить новые связи, то после выбора команды «Схема данных», следует воспользоваться командой «Добавить таблицу» из меню «Связи».

Для связывания полей следует выбрать поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена. Они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства «Размер поля». Исключением из данного правила является поле счетчика, которое можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве «Размер поля» задано значение «Длинное целое».

 

Первичный ключ.

 

Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись.

Прежде чем самостоятельно определить первичный ключ в таблице, следует просмотреть все поля создаваемой таблицы. Есть ли хоть одно поле, информация которого была бы уникальна для каждой записи?

Часто наилучшее решение этой проблемы заключается в том, чтобы каждой записи в таблице поставить в соответствие идентификационный номер. Это делает и сам МS Access. Он создает поле Код с типом данныхСчетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Если стандартный подход, используемый МS Access, не устраи­вает, можно установить первичный ключ самостоятельно, выбрать поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее нажать на панели инструментов «Конструктор таб­лиц» кнопку«Ключевое поле». В области маркировки выбранного поля появится пиктограмма с изображением ключа.