Создание форм при помощи мастера.

 

Для создания формы в режиме мастера следует перейти на вкладку «Формы», и нажать кнопку «Создать». В появившемся окне выбрать пункт «Мастер форм». Выбрать таблицу, поля которой будут присутствовать на форме и нажать кнопку «OK».

На экране появляется окно первого шага мастера форм. На этом шаге можно определить поля, которые будут присутствовать на форме. Для того, чтобы экранная форма содержала поле, его необходимо выбрать и нажать кнопку с изображением знака «больше» (>). Если требуется, чтобы все поля таблицы/запроса отображались на форме, то необходимо нажать кнопку на которой изображено два знака «больше» (>>). Кнопки с изображением знака «меньше» (< и <<) используются для удаления полей из списка отображаемых на форме.

В тех случаях, когда на форме должны отображаться поля из нескольких таблиц необходимо, выбрав поля для отображения на форме из первой таблицы, в первой строке окна мастера форм выбрать вторую таблицу (или запрос) и из появившегося списка ее полей выбрать те, которые будут отображаться на форме, затем также выбрать третью таблицу и указать ее поля для отображения и т. д. Следует помнить, что поля из разных таблиц могут присутствовать на форме только в том случае, если таблицы являются связанными.

После определения списка полей формы необходимо нажать «Далее». На экране появляется окно второго шага мастера форм. В этом окне нужно выбрать вид нашей формы и нажать кнопку «Далее».

Далее нужно выбрать стиль оформления формы. При выборе любого из перечисленных стилей справа показывается пример оформления. После выбора стиля оформления необходимо нажать кнопку «Далее». Затем нужно ввести имя формы, а также указать что делать с формой далее. Если выбран пункт «Изменить макет формы», то форма будет открыта в режиме конструктора. После задания имени формы и выбора дальнейшего действия следует нажать кнопку «Готово».

 

Автоформы.

 

Автоформы это средство быстрого создания форм без дополнительных вопросов. При их создании используются все поля, имеющиеся в указанной таблице или запросе. И результат будет таким, как если бы при использовании мастера вы выбрали все поля одной таблицы и затем выбрали соответствующий вид:

- в один столбец – Автоформа: в столбец;

- ленточный – Автоформа: ленточная;

- табличный – Автоформа: табличная.

Диаграмма.

 

В MS Access можно создать форму, на которой данные будут представлены в виде диаграммы. Для этого, необходимо в окне выбора способа создания формы выбрать пункт «Диаграмма».

После нажатия кнопки «OK» на экране появляется окно первого шага « Мастера диаграмм». В этом окне необходимо выбрать поля, значения которых будут участвовать в построении диаграммы. Выбор осуществляется стандартно при помощи кнопочек с изображением знаков «больше» (добавить поле) и «меньше» (удалить поле). Кнопки с двойными знаками позволяют добавить/убрать все поля таблицы либо запроса.

Далее необходимо выбрать тип диаграммы для отображения данных. Разработчик должен просто выбрать тип, щелкнув на кнопке с его изображением и нажать кнопку «Далее».

Теперь необходимо определить расположение данных. Для этого нужно перетащить прямоугольники с названиями полей на соответствующие оси и, если необходимо, в область данных.

Далее необходимо задать название диаграммы и выбрать вид дальнейших действий.

 

Формирование запросов в МS Асcеss.

 

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

1) выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

2) включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

3) произвести вычисления в каждой из полученных записей;

4) сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций;

5) произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

6) создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

7) удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

8) добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

В зависимости от задачи, которую решает запрос, различают:

1) запрос на выборку;

2) запрос на создание таблиц;

3) запросы на обновление, добавление, удаление;

Среди этих трех типов особая роль отводится запросу на выборку, так как на его основе строятся запросы других видов.

 

Создание запросов с помощью мастера.

 

Отличительной чертой МS Ассеss является наличие многочисленны и разнообразных мастеров, которые помогают при выполнении большинства действий.

Запросы также могут создаваться с помощью мастера. Для создании запроса в окне базы данных следует перейти на вкладку «Запросы» и нажать кнопку «Создать». Для знакомств с запросами выбрать опцию «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей, и на основании этих данных будет создан требуемый запрос. Далее необходимо выбрать опцию «Простой запрос» и нажать кнопку «ОК». Откроется окно мастера, в котором можно выбрать требуемые поля из одной или нескольких таблиц. Если выбрано более одной таблицы, мастер автоматически связывает таблицы на основании схемы данных.

Построение запросов в режиме Конструктора.

 

В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый «Бланком запроса по образцу». В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы.

Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка.

Если необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены по какому либо полю, применяют сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Иногда некоторое поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является «Условие отбора». Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR.

Для изменения следования полей в столбцах нижней части бланка необходимо выделить столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпустить) и еще раз щелкнуть на заголовке и, не отпуская кнопки, перетащить столбец на нужное место.

Если в поле «Условие отбора» нужно указать значения разных полей, то названия полей указывают в квадратных скобках.

При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса, необходимо поместить все участвующие в запросе таблицы.

Условия отбора записей.

 

Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы и константы.

Литералом называют значение в явном представлении, например, число, строковое значение или дату. Примерами значений в явном представлении могут служить "Москва", 100 и #1-янв-94#. Даты необходимо заключать в символы (#), а строковые значения в прямые кавычки (").

Константа представляет не изменяющееся значение. True, False, Истина, Ложь и Null являются примерами констант, автоматически определяемых в Microsoft Access.

В выражении условия отбора допускается использование операторов сравнения и логических операторов: Between...And, <, >, <>, <=, >=, Like, In, And, Or, Not. Разрешено использование подстановочных знаков.

Подстановочными знаками являются: знак звездочки (*), вопросительный знак (?), знак номера (#), восклицательный знак (!), дефис (-) и квадратные скобки ([ ]). Эти знаки используются в запросах и выражениях, чтобы включить все записи, имена файлов или конкретные названия, начинающиеся с определенных символов или соответствующие определенному образцу.

Оператор Between...And определяет принадлежность значения выражения указанному диапазону.

Оператор Like, позволяет использовать образцы, использующие символы шаблона. В следующем примере возвращаются данные, начинающиеся с буквы «Р», за которой следуют любая буква от «А» до «Д» и три цифры:

Like "Р[А-Д]###"

Оператор In проверяет, совпадает ли значение выражения с одним из элементов указанного списка, который задается в круглых скобках.

Оператор And требует одновременного выполнения всех выражений, которые он соединяет.

Оператор OR требует выполнения хотя бы одного из тех выражений, которые он соединяет.

Оператор Not требует невыполнения того выражения, перед которым он стоит.

Еще одним встроенным элементом поиска нужной информации в Access являются функции. Функция возвращает значение, которое является результатом расчетов или выполнения других операций. В Microsoft Access определен ряд встроенных функций, например:

1. функция Sum возвращает сумму набора значений поля;

2. функция Avg вычисляет арифметическое среднее набора чисел, содержащихся в указанном поле запроса;

3. функция Count вычисляет количество записей, возвращаемых запросом.

Наиболее простой вызов этих функций - это выбор в пункте меню «Вид» команды

«Групповые операции» или нажатие кнопки с изображением S на панели инструментов. После этого в бланке запроса появится еще одна строка «Групповые операции», в которой для каждого поля можно выбрать нужную операцию. После того как запрос создан, его следует выполнить, это можно сделать двумя способами:

1. в меню «Запрос» выбрать пункт «Запуск»;

2. на панели инструментов нажать кнопку с изображением «!».

Чтобы вернуться обратно в режим конструктора можно воспользоваться пунктом меню «Вид» и выбрать «Конструктор». Точно так же можно вернуться в табличный режим. Если необходимо сохранить запрос в виде таблице, то надо воспользоваться командой «Сохранить» в пункте меню «Файл».