Контроль у сфері управління консалтинговим бізнесом

 

6.1. Сутність консультаційних пропозицій в системі консалтингового контролю.

6.2. Характеристика контракту в сфері надання послуг консультування.

6.3. Види консультаційних угод.

 

6.1. Сутність консультаційних пропозицій в системі консалтингового контролю

Виконання функції контролю в сфері управління консалтинговим бізнесом реалізується як зі сторони консультанта, керівника проекту, так й зі сторони клієнта. Організація належного контролю вимагає документування планування певних етапів консалтингу, визначення орієнтовних календарних термінів їх виконання тощо. Всі ці моменти відображаються в контракті (угоді) між консалтинговою фірмою та клієнтом. Для клієнта цей контракт є вагомим аргументом контролю консультаційного процесу. Зазначимо, що заключенню угоди передує формування консультаційних пропозицій.

Консультаційні пропозиції – це документ, який супроводжує первинний контакт та передує остаточній угоді про співробітництво консультанта і клієнта. Консультаційні пропозиції є важ­ливим компонентом контролю процесу продажу та маркетингової діяльності в консультаційній діяльності. Пропозиції відображають власне бачення консультан­том поточної проблематики організації клієнта та попередні шляхи вирішення окремих завдань зі вказанням приблизної ймовірності настання по­зитивного ефекту.

Зміст консультаційних пропозицій має бути структурований за розділами, які містять таку інформацію: назву проблеми; стислий план вирішення проблеми; досвід консультантів у вирішенні проблеми аналогічного ма­сштабу; визначення ролей та повноважень консультантів і персоналу клієнтської фірми згідно з обраною моделлю консультування; безпосередньо систему контролю виконання запланованих робіт; попередню оцінку вартості консультування та організацію здійснення оплати. Все це компонується за чотирма розділами консультаційних пропозицій (технічним, штатним, кваліфікаційним та фінансовим), які послідовно викладають процес майбутнього консультування.

1. Технічний розділ. У ньому міститься опис проблеми, встановлюються цілі та засоби її реалізації, здійснюється планування ресурсів. Щодо цього, то консультант повинен ідентифікувати ресу­рси, необхідні для здійснення запропонованих нововведень. Для цього необхідно визначити перелік ресурсів, що мають бути надані консультантом (час консультування, спеціальні розрахунки, науко­во-дослідницька робота, юридична допомога та ін.). Цей вид ресур­сів оплачується клієнтом згідно з відповідним пунктом угоди про консультування. Також повинні бути залучені ресурси клієнта, а саме: заходи з підготовки та інформування персоналу до інноваційних процесів, забезпечення відповідними інформаційними джерелами, організація експериментів, здійснення окремих обчислювальних операцій та інше. Власний внесок клієнтської організації повинен також мати своє вартісне втілення.

Після цього здійснюється в ибір моделі консультування та визначення й розподіл ролей. Прикінцевим елементом розділу є графік виконання завдання. Процес консультування може бути здійснений відповідно до основних етапів, завершення та початок яких має контролюватися строками календарного плану-графіка. Однак структурування заходів плану може відбуватися відповідно до фаз вирішення проблеми. В обох випадках слід врахувати харак­тер та строк дій консультанта та клієнта в окремі періоди виконання завдання та їх відповідність обраній моделі взаємовідносин «консультант-клієнт». Для цього слід використовувати календарний план-графік, який є інструментом контролю обраного режиму консульту­вання та підтримки доцільного темпу робіт.

2. Штатний розділ. До відома клієнта доводиться персональний склад консультацій­ної команди. Також необхідно вказати менедже­ра проекту, старших консультантів, які здійснюють розподіл та контроль виконання робіт. Окрім того, якщо це продиктовано специфікою розподілу праці, можуть бути вказані терміни перебу­вання кожного консультанта у клієнтській організації.

3. Кваліфікаційний розділ. Містить стисле резюме як конса­лтингової фірми в цілому, так і кожного зайнятого у консультуванні співробітника. У цьому розділі може бути розміщена інформація про особистий практичний досвід кожного консультанта у сфері вирішення аналогічних проблем. Частіше складовими кваліфікаційного розділу виступають доку­менти, реферати, робочі звіти консультаційної фірми. Подана інформація має за мету зосередити увагу на досвіді фір­ми у виконанні робіт, що належать безпосередньо до галузі бізнесу та сфери проблем, аналогічних тим, що їх має клієнт.

4. Фінансовий розділ. У пропозиціях повинна фігурувати конкретна величина вартості консультаційних послуг. Для цього консультантом може бути за­пропонований проектний кошторис із вказанням відповідних сум кожної статті витрат. Клієнт повинен бути поінформований про консультаційні витрати та розмір заробітку консультанта. Окрім того, необхідно заздалегідь узгодити умови оплати, орга­нізацію та строки платежів (по завершенні окремих етапів роботи, періодично, попередню та остаточну сплати за виставленими рахун­ками та ін.), вказати приблизні затрати робочого часу, необхідні для консультування. Розмір остаточної вартості консультування пови­нен бути обґрунтований рівнем складності робіт, розцінками та їх диференціацією відповідно до кваліфікації консультантів, можли­вими знижками. Також необхідно вказати на можливість збільшення попередньої величини вартості послуг та наявності непередбачених витрат.

Необов'язковим, але бажаним елементом консультаційних про­позицій є система контролю за виконанням робіт. У цьому розділі описується механізм контролю за виконанням консультаційного проекту в системі консалтингової фірми (календа­рне планування, звітність при виконанні робіт), а також система спі­льного контролю. Спільний контроль може здійснюватися шляхом створення комітету, у який включаються представники замовника і представники консультаційної фірми (директор фірми, керівник проекту). Інструментом контролю може служити ведення системи обліку використання робочого часу.

 

6.2. Характеристика контракту в сфері надання послуг консультування

Після обговорення консультаційних пропозицій і досягнення консенсусу консультант та клієнт переходять до етапу укладання угоди про консультування.

Угода (контракт) – це документ, що юридично регулює службові взаємини сторін під час виконання консультаційного завдання та мі­стить перелік обов'язків і функцій консультанта і клієнта. Угода може укладатися як усно, так і письмово. Зазначимо, що усна угода не дає змоги відтворити первинні умови співробітни­цтва за відсутністю свідків або неможливістю визначення ефектив­ності роботи. Письмова ж угода відображає (формальним або неформальним способом) характер умови консультанта і клієнта. Таким чином, якщо консультант відправляє клієнтові макет контракту і клієнт підтвер­джує свою згоду з його умовами, то угода вважається укладеною у формі простого неофіційного контракту.

Розглянемо обов’язкові пункти документу угоди.

1. Пропозиції. Якщо консультант пропонує на розгляд клієнта макет контракту, то останній повинен підкреслювати прийнятність консультаційних ідей. Пропозиції консультанта, що подаються у контракті, повинні бути стислими, але досить чіткими, з детальним описом пропонованих заходів.

2. Прийняття. Прийняття запропонованого макету угоди має бути зафіксова­ним. Для цього здійснюється письмова ратифікація майбутнім клієнтом угоди та визнання ним усіх проголошених у ній умов. В окремих ситуаціях прийняття може бути частковим і контракт матиме силу лише у деяких моментах. Таким чином, контракт мож­на вважати прийнятим, якщо клієнт дозволив виконувати частково або повністю умови поданої консультантом угоди, навіть якщо не було отримане письмове підтвердження. Цей спосіб укладання угоди супроводжується певним ризиком і може бути використаний лише за наявності професійної довіри і впевненості сторін у взаємній у діловій порядності.

3. Винагорода. У контракті, звичайно, має бути зобов’язання клієнта сплатити гроші або надати іншу вигоду консультантові за його роботу.

4. Компетенція. Угода не може бути підписана, якщо її розглядають люди, недо­статньо компетентні для цього, тобто неповнолітні, психічно хворі або особи, які під час прийняття угоди перебувають у стані алкого­льного сп'яніння.

5. Правочинність. Контракт, який укладено з метою здійснення протизаконних дій та операцій, є недійсним.

Частіше регулювання стосунків співробітництва консультанта і клієнта здійснюється за допомогою офіційного письмового контрак­ту. Його форма може бути визначена діючим порядком оформлення документів. Але базовий офіційний контракт на консультування по­винен охоплювати коло традиційних для цієї продукції питань та деяких специфічних нюансів. Консультаційні угоди бувають різними за складністю та обсягом, залежно від особливостей та значення консультаційного проекту та характеру клієнта, який обслуговується. В додатку А подано загальну структуру офіційного контракту, яку ви­користовують у практиці консалтингу. Склад статей та їх зміст можуть змінюватись залежно від специфіки консультацій­ного завдання.

 

6.3. Види консультаційних угод

Виходячи з мети консультування, специфіки клієнтської організації та особливостей ділових стосунків консультанта і клієн­та, а також обраного стилю і способу консультування, усі види кон­сультаційних угод можна умовно поділити на декілька груп.

Група 1. Угода, що триває. Цей вид контракту застосовують у разі необхідності регулярного відвідування консультантом організації клієнта, його участі у нара­дах, окремих керівних операціях, навчанні персоналу, індивідуаль­ного консультування менеджерів вищої та середньої ланки. При та­кому способі організації договірної.роботи консультант відвідує компанію клієнта 2-3 рази на місяць та практично є постійним не­залежним членом вищої керівної групи. Тема та мета консультацій­ного завдання формується залежно від поточних або перспективних проблем підприємства. Консультант може брати участь у довгостро­кових проектах, розробці плану стратегічного розвитку підприємст­ва чи вирішенні інших питань. Для персоналу клієнта, який бажає отримати індивідуальну консультацію, спосіб консультування має визначатися у робочому порядку, відповідно до змісту локальних проблем.

Група 2. Діагностична угода. Залежно від виду діагностики угода може бути на: одноразову діагностику; повторну діагностику, під час проведення якої група консуль­тантів відвідує підприємство регулярно. Метою повторного діагнос­тування є з'ясування та роз'яснення проблем клієнта, причин їх ви­никнення та тенденцій розвитку у довгостроковому періоді. За необхідності можуть надаватися індивідуальні консультації. Робоча група консультантів складається з двох-трьох осіб.

Група 3. Угода з впровадження. Угоду з впровадження укладають у разі відносної зро­зумілості програми заходів й одночасної потреби у допомозі консу­льтанта у подоланні опору персоналу інноваційному процесу. Інди­відуальні консультації отримують працівники клієнта, своєю роботою пов'язані з впровадженням. Застосовують процесне консу­льтування, кількість консультантів не перевищує трьох осіб.

Група 4. Угода з підвищення кваліфікації керівників. У межах угоди консультант організує навчальний процес з умо­вою, що всі навчальні матеріали, ситуації модельного тренінгу та проблеми для обговорення, які будуть задіяні у навчанні, мають бу­ти безпосередньо пов'язані з роботою даної організації. Індивідуа­льні консультації можуть отримувати керівники та спеціалісти підп­риємства. Застосовують процесне консультування. Склад та чисельність команди консультантів залежить від діапазону охоплен­ня навчання та обсягу заказів.

Група 5. Проектна угода. Проектна угода передбачає вибір консультантами методів для розробки проекту удосконалення або створення системи управління. Кількість консультантів варіюється залежно від обсягу замовлення.

Група 6. Угода з розвитку організації. Угода з розвитку організації регулює, як правило, замовлення на комплексне консультування. Керівництво за участю консультанта та за запропонованою ним методикою здійснює діагностування органі­зації, розробляє стратегію її розвитку на тривалий час та коригує по­точну. Індивідуальні консультації одержують керівники вищої лан­ки та ключових підрозділів. Застосовують процесне консультування, кількість консультантів не перевищує двох осіб.

Група 7. Угода з експертної консультації. Консультант відповідає на конкретні питання керівника підпри­ємства. Експертне консультування пов'язане з поточними пробле­мами.

ДОДАТОК А