Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной ин­формации в организации и подведомственной системе и прини­мать к этому соответствующие меры.

4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в орга­низации и контролировать выполнение этих правил.

4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организа­ций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов струк­турных подразделений к подготовке проектов документов по по­ручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, под­готовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять про­цессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

4.1.10. Вносить руководству предложения о применении админис­тративных мер во всех случаях нарушений подразделениями и долж­ностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, ка­сающихся состояния работы с документами, а также совершенство­вания форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с докумен­тами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблю­дение необходимых условий труда работников.

 

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими

структурными подразделениями

5.1. Со структурными подразделениями — по вопросам доку­ментационного обеспечения.

5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связан­ным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответ­ствующими научно-исследовательскими организациями — по воп­росам подбора и расстановки кадров и повышения их квалифика­ции в условиях широкого использования вычислительной и орга­низационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием сти­ля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопро­сам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностя­ми, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки инфор­мации и соблюдения требований нормативно-методических доку­ментов.

 

 

Начальник управления Подпись Г.П.Петров

Приложение1.2

Примерная инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ Приказ директора (или поста­новление главы администра­ции области, района и т.д.) От____________ №____________

Инструкция по делопроизводству в ___________________________

Наименование организации

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена_____________

______________________________________________________________

Наименование отдела

отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности техноло­гии работы с документами. Инструкция устанавливает общие тре­бования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-97.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражи­рования), контроля исполнения, хранения и использования доку­ментов.

1.3. Положения инструкции распространяются как на традици­онное делопроизводство, так и на организацию работы с докумен­тами, создаваемые средствами вычислительной техники, машино-печатаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные технологии обработки документной информа­ции должны отвечать требованиям инструкции по делопроизвод­ству.

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на ____________________________от­дел.

Наименование отдела

 

 

Документация организации

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязан­ных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководите­лем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инст­рукции.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблю­дать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, каче­ство документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо­ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков докумен­тов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и ниж­нее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организа­ций, оформляются без бланков.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Феде­рации помещается на верхнем поле документа (письмо, постанов­ление, распоряжение, протокол и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соот­ветствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на блан­ках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмот­ренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько орга­низаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подпи­сания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а так­же даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой пос­ледовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке норма­тивных и финансовых документов допускается словесно-цифро­вой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 1999г.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, под­писываются руководителем, а в его отсутствие — исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместите­лем. В состав подписи входят: наименование должности подписы­вающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:

 

Начальник управления Подпись Г.В. Петров

 

Документы коллегиальных органов подписываются председатель­ствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не долж­ности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании до­кумента несколькими лицами равных должностей их подписи рас­полагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про­екте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи­сывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписы­вать документы с предлогом «за» или с проставлением косой чер­ты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согла­сование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи дол­жностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СО­ГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовы­вается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со­гласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава территориальной администрации

____________________района

Наименование района

 

Личная подпись А. С. Сидоров

Дата

 

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью. Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

согласовано

Письмо Сибирской академии

государственной службы

от 10.02.2000 № 305/10

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ученого совета

Сибирской академии государственной

службы

от 15.03.2000 №12

 

3.3.8. Согласование проектов документов

Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку под­писи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — долж­ность визирующего. Например:

 

Начальник контрольно-правового управления

Личная подпись В.А. Петров

20.01.2000

 

При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.П. Аксенов

12.02.2000

или

Замечания прилагаются

Начальник финансового управления

Личная подпись Г.В. Иванов

20.02.2000

 

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего лис­та документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на обо­ротной стороне последнего листа документа.

 

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

____________района

Наименование

Личная подпись И.И. Завьялов

01.12.2000

или

УТВЕРЖДЕНО

Постановление главы

администрации ___________района

Наименование

от 20.01.2000 №45

 

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подраз­деления или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в- именительном падеже. Например:

Администрация _______________области

Наименование

Контрольно-правовое управление

 

При направлении документа должностному лицу название орга­низации указывается в именительном падеже, а должность и фа­милия адресата — в дательном. Например:

Министерство образования РФ

Управление делами

Главному специалисту

Григорьеву А.В.

При адресовании документа руководителю организации наиме­нование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Главе администрации

______________области

Наименование

Иванову И.И.

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:

Администрациям районов, городов

Новосибирской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра­вилами. Например:

Редакция газеты

«Советская Сибирь»

630105, г. Новосибирск

ул. Немировича-Данченко, 102

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие органи­зации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

3.3.11. Резолюция

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись ав­тора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то от­метка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечис­лить их названия, указать количество листов и экземпляров каждо­го. Например:

Приложения: 1. Положение о комитете по начальному профес­сиональному образованию — на 6 л. в 1 экз.

2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета — на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом вер­хнем углу следует делать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 2

к постановлению главы

администрации

от 12.02.2000 №205

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Напри­мер:

Кирсанова или Кирсанова Мария Владимировна

173355 173355

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме иници­ативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разра­батываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного под­разделения, руководителем юридической службы, другими струк­турными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рас­сматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются со­гласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из кон­статирующей и распорядительной части. В констатирующей ча­сти излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законода­тельный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, назва­ние документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распоряди­тельной части указываются: исполнители, действия и сроки ис­полнения предполагаемых действий. В последнем пункте рас­порядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспече­ния управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номе­рами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются обсужде­ние вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, кон­ференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секре­тарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схе­ме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых доку­ментов следует исходить из необходимости своевременного дове­дения их до организаций и должностных лиц, которых данный до­кумент касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислитель­ной техники оформление также осуществляется на основании еди­ных правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.