Приемы фактического контроля

Наряду с приемами документального контроля активно используются приемы фактического контроля. Применение этих приемов связано с органолептическими (орган – от греч. organon – орудие, инструмент; греч. leptikos – склонный брать, принимать) возможностями человека, т.е. с помощью органов чувств. Их применение позволяет оценить фактическое состояние контролируемого объекта.

Инвентаризация – метод бухгалтерского учета (при проведении проверки (ревизии), в том числе аудиторской, – прием контроля), осуществляемый путем непосредственной проверки наличия и состояния имущества и реальности финансовых обязательств организации. Инвентаризация (от лат. inventarum) – опись имущества. Инвентаризация активов – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия активов и обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Осмотр – непосредственное изучение определенных объектов учета, выполняющих в хозяйственной системе те или иные конкретные функции (денежные средства, ценные бумаги, товарно-материальные ценности), а также (если это потребовалось) фиксацию важной информации об особенностях осмотренных объектов. Например, по ценным бумагам в качестве таких отличительных особенностей можно назвать вид ценной бумаги, наименование ее эмитента, дату выпуска, номинальную стоимость и т.д. При осмотре проверяющий, как правило, самостоятельно определяет количество и сущность тех элементов осматриваемого объекта, которые его могут заинтересовать исходя из целей проверки. Дополнительно полученная при осмотре информация сопоставляется затем с содержанием хозяйственных договоров, счетов, сертификатов качества товаров и т.д.

Помимо осмотра денежных средств, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей также практикуют и выборочный осмотр территории, места хранения материальных активов, контрольно-кассовых аппаратов и др. Непосредственное изучение проверяющим определенных объектов учета при помощи осмотра может осуществляться как самостоятельный прием. Но его можно использовать и как прием, при помощи которого появляется вероятность резкого повышения результативности инвентаризации.

При осмотре объектов учета могут быть выявлены определенные противоречия с учетными данными.

Обследование представляет собой как бы продолжение осмотра, но с одновременным ознакомлением с документами, как нормативными, так и оправдательными, с получением объяснений от ответственных лиц. Целями данного способа являются изучение вопросов организационно-производ-ственной деятельности, проверка целесообразности и эффективности данной деятельности, проверка обеспечения сохранности имущества проверяемой организации. Обследование обычно проводится в начале контрольных процедур. Объектами обследования могут быть денежные средства, ценные бумаги, материальные активы и др. Но круг объектов обследования может быть существенно расширен. Возможны обследования кассового или складского хозяйства, территории организации, оборудования и инвентаря, соблюдения правил торговли и организации обслуживания покупателей, технологии производства продукции в цехах, порядка приема, хранения, отпуска и реализации продукции и др. Спектр обследуемых вопросов широко варьируется. Например:

­ при проверке кассовой дисциплины в программу проверки могут быть включены многие технические вопросы и изучение особенностей постановки на учет и эксплуатации кассовых суммирующих аппаратов;

­ обследовании складского помещения – вопросы его состояния, охраны и сигнализации, а также складского учета материальных активов;

­ по организации обслуживания покупателей – соблюдение ассортиментного минимума и качества товаров, сроков их реализации;

­ по трудовому законодательству – соблюдение работниками правил санитарии, организация материальной ответственности, режим и условия работы и др.

При необходимости в круг обследования включают анкетирование, хронометраж, фотографирование, наблюдение за поведением материально ответственных лиц на рабочих местах и др. Результаты обследований оформляются разовыми актами, например, о наличии охранно-пожарной сигнализации и ее исправности.

Контрольная закупка. Контрольной закупкой признается искусственно созданная должностными лицами контролирующих органов ситуация приобретения товарно-материальных ценностей без цели их приобретения или последующей реализации. Общий порядок проведения должностными лицами государственных органов, уполномоченных в соответствии с законодательными актами проводить контрольные закупки товарно-материальных ценностей, контрольное оформление заказов на выполнение работ, оказание услуг, контрольных закупок товарно-материальных ценностей, контрольного оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг определяется Положением о порядке проведения контрольных закупок товарно-материаль-ных ценностей, контрольного оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 апреля 2009 г. № 554.

Контрольная закупка производится должностными лицами уполномоченных органов с последующим объявлением организации, индивидуальному предпринимателю (их представителям в лице продавца, кассира и других лиц, чьи полномочия действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя при продаже товарно-материальных ценностей, оформлении заказа на выполнение работ, оказании услуг явствуют из обстановки или подтверждены документально), физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, о проведении такой закупки.

Например, налоговый инспектор приобретает в мебельном магазине стул, передает продавцу за него деньги и даже принимает от продавца какие-то документы на этот стул, а затем начинает составлять акт о контрольной закупке, в котором указывает, что она совершена проверяемым без регистрации выручки через кассовый аппарат. Но если этот стул не был передан в руки проверяющим (к примеру, за этим стулом только пошли на склад), то такие действия налогового инспектора явно преждевременны.

Факт и результаты контрольной закупки отражаются в акте (справке) проверки. Акт контрольной закупки является неотъемлемой частью акта (справки) проверки.

Разновидностью контрольной закупки является контрольное оформление заказов – искусственно созданная ситуация оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг без цели получения результатов работы и услуг.

Выпуск контрольной партии продукции. Под контрольной партией продукции подразумевают такую ее партию, выпуск которой организуется проверяющими со специаль­ной, но заранее не объявляемой контрольной целью. Выпуск контрольной партии продукции осуществляется чаще всего как самостоятельный прием и лишь при необходимости дополняет другие. Как и при обследовании, выпуск контрольной партии продукции может сопровождаться проверкой своевременности клеймения весов и гирь, мерного инвентаря; осуществляются и другие подобные, целесообразные в данном случае процедуры.

Контрольный запуск сырья в производство назначается для установления фактического расхода сырья и материалов для изготовления единицы готовой продукции. При контрольном запуске сырья в производство, как и при выпуске контрольной партии продукции, фактический контроль ориентирован на организацию и осуществление внешне обычного производственного процесса (в тех самых условиях, на том же самом оборудовании и т.д.), но под наблюдением проверяющих. Для проведения контрольного запуска сырья и материалов в производство направляется требование руководителю организации о проведении контрольного запуска сырья в производство, в котором указываются дата проведения контрольного запуска, а также должности и фамилии лиц, привлекаемых в качестве экспертов.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство производится специалистом организации в присутствии эксперта, проверяющего, материально ответственного лица. После получения готовой продукции экспертом составляется и подписывается заключение о фактическом расходе сырья, материалов на изготовление одной единицы готовой продукции, с которым под подпись знакомятся проверяющий и плательщик (иное обязанное лицо).

Контрольный обмер применяется для определения объема выполненных работ с целью проверки обоснованности предъявленных к оплате документов по строительным, ремонтным, монтажным, проектным и другим работам. Контрольный обмер выполненных объемов работ и произведенных затрат – проверка объекта строительства (реконструкции, ремонта, реставрации, благоустройства) с целью установления соответствия фактически выполненных объемов работ и произведенных затрат объемам и стоимости работ, предусмотренным (отраженным) в проектно-сметной документации, договорах строительного подряда и документах, служащих основанием для получения денежных средств, а также требованиям актов законодательства и нормативным техническим правовым документам. В ходе проверки устанавливается качество выполнения работ, правильность начисления заработной платы, расчетов с подрядчиками за выполненные объемы работ, объем фактически выполненных работ: кладка фундамента, кладка стен, настил полов и т.д. По результатам обмера составляется акт.

Лабораторный анализ качества материалов, товаров, сырья и готовой продукции. С помощью лабораторного анализа качества материалов, товаров, сырья и готовой продукции имеется реальная возможность контролировать качество поступающих материалов, товаров, сырья, а также готовой продукции и полуфабрикатов. Изъятие проб (образцов) для лабораторного анализа производится в соответствии с инструкциями о порядке инспектирования организаций определенных отраслей народного хозяйства. Лабораторный анализ бывает двух видов: пищевой и непищевой, чаще всего применяется при проверках соответствия качества готовой продукции действующим стандартам. Для анализа изымают пробу готового изделия, одну берут у производителя, а другую желательно получить у покупателя. Изъятые пробы пломбируются и при письменном сопровождении направляются в соответствующую лабораторию. Заключение лаборатории позже используется проверяющими.

Устный опрос означает фактическую проверку объектов контроля путем опроса соответствующих лиц, располагающих теми или иными сведениями об этих объектах. Каждому направлению проверяемого объекта присущи совершенно особые виды нарушений. Например, бессмысленно спрашивать кассира о соблюдении сроков и порядка проведения инвентаризации.

Как правило, эта процедура используется на начальной стадии проверки, когда проверяющий знакомится спроверяемым субъектом и планирует проверку. Для проведения устного опроса могут быть предварительно подготовлены вопросники по различным проблемам (например, по кассовым операциям и т.п.), в которых проверяющие отмечают ответы опрошенных лиц. Проведение устных опросов может применяться на других этапах проверки.

Наряду с устным опросом используется также письменный опрос. В этом случае гражданам предлагается изложить в письменной форме ответы на поставленные вопросы. Полученные результаты анализируются, обобщаются и при необходимости производятся дополнительные процедуры.

Проверяющие могут использовать разные по своему содержанию приемы и способы контроля в зависимости от специфики контролируемого участка финансово-хозяйственной деятельности. Они применяются для изучения полноты оприходования грузов, прибывших автомобильным, водным и железнодорожным транспортом, достоверности совершаемых операций по отпуску материальных ценностей со складов, качества проведенных инвентаризаций, соблюдения правил отпуска материалов, готовой продукции и других ценностей.