Імпортування або зв’язування даних в іншому форматі

Нижче описано загальний процес імпортування або зв’язування даних.

1. Відкрийте базу даних, у яку потрібно імпортувати або з якою потрібно зв’язати дані.
2. На вкладці "Зовнішні дані" виберіть тип даних, які потрібно імпортувати чи зв’язати. Наприклад, якщо вихідні дані містяться у книзі Microsoft Excel, натисніть кнопку Excel.
   
   
   
3. Здебільшого у програмі Access запускається майстер отримання зовнішніх даних. У майстрі може з’явитися запит частини або всіх відомостей зі списку нижче:

• Укажіть джерело даних (його розташування на диску).
• Виберіть, дані слід імпортувати чи зв’язувати.
• У разі імпортування виберіть, додати дані до наявної таблиці чи створити нову таблицю.
• Укажіть, які саме дані в документі потрібно імпортувати або зв’язати.
• Зазначте, чи перший рядок містить заголовки стовпців, чи його слід вважати даними.
• Укажіть тип даних кожного стовпця.
• Укажіть, імпортувати слід лише структуру чи структуру з даними.
• У разі імпортування вкажіть, чи потрібно, щоб програма Access додала новий первинний ключ до нової таблиці, чи щоб використовувала наявний.

• Укажіть ім’я для нової таблиці.
  Примітка Рекомендовано попередньо переглянути вихідні дані, щоб знати правильні відповіді на ці питання, коли вони з’являтимуться в майстрі.

1. На останній сторінці майстра у програмі Access завжди з’являється запит на збереження відомостей про операцію імпортування або зв’язування. Якщо в майбутньому буде потрібно повторно виконувати цю саму операцію імпортування, установіть прапорець поруч із пунктом Зберегти етапи імпортування, введіть відомості та натисніть кнопку Закрити. Потім на вкладці Зовнішні дані можна натиснути кнопку Збережені імпортування, щоб знову запустити цю операцію.

Після завершення роботи майстра програма Access сповіщає про проблеми, що виникли під час процесу імпортування. У деяких випадках програма Access може створити нову таблицю з назвою Помилки імпорту, яка міститиме дані, що не вдалось успішно імпортувати. Ви можете дослідити дані в цій таблиці, щоб спробувати виявити, чому їх не імпортовано правильно.

Щоб отримати додаткові відомості про імпортування чи зв’язування з даними в певному форматі, виконайте пошук статей і відео, що стосуються цього формату, у довідковій системі Access.

Експортування даних в інший формат

Нижче описано загальний процес експортування даних із програми Access.

1. Відкрийте базу даних, з якої потрібно експортувати дані.
2. В області переходів виберіть об’єкт, з якого потрібно експортувати дані. Дані можна експортувати з таблиці, запиту, форми або об’єктів звіту, хоча не всі параметри експорту доступні для всіх типів об’єктів.
3. На вкладці Зовнішні дані виберіть тип даних, у який потрібно експортувати дані. Наприклад, щоб експортувати дані у формат, який можна відкрити у програмі Microsoft Excel, натисніть кнопку Excel.
   
   Здебільшого у програмі Access запускається майстер експорту. У майстрі може з’явитися запит таких відомостей, як ім’я та формат цільового файлу, а також, чи потрібно включити до експорту форматування й макет, які записи слід експортувати тощо.

1. На останній сторінці майстра у програмі Access зазвичай з’являється запит на збереження відомостей про операцію експортування. Якщо в майбутньому буде потрібно повторно виконувати цю саму операцію експортування, установіть прапорець Зберегти етапи експортування, введіть відомості та натисніть кнопку Закрити. Потім на вкладці Зовнішні дані можна натиснути кнопку Збережені експортовані елементи, щоб знову запустити цю операцію.

Щоб отримати додаткові відомості про експортування даних у певний формат, виконайте пошук статей і відео, що стосуються цього формату, у довідковій системі Access.

 

Самостійна робота № 17

Тема: Створення гіперпосилань в Access.

План:

1. Призначення гіперпосилань

2. Послідовність команд для створення гіперпосилань

Література:

Дибкова Л.М. ”Інформатика і комп'ютерна техніка”, стор.319-321

Гіперпосилання використовуються з метою встанов­лення зв'язку між файлами різних додатків ОС Windows у мережі Internet або внутрішньої мережі підприємства.

Гіперпосилання — текст, виділений іншим кольором і під­кресленням, або графічний об'єкт, після активізації якого ви­конується перехід до файла, адресу якого визначає гіперпо­силання.

У СУБД Microsoft Access гіперпосилання можна ство­рювати в таблицях, включати у форми та звіти, викорис­товувати в таких елементах керування, як кнопки.

Для створення гіперпосилань у таблиці її відкрива­ють у режимі конструктора, створюють нове поле (вводять ім'я — наприклад, «інформація»), надаючи йому типу Гиперссылка. Далі в режимі таблиці установлю­ють курсор у місце введення значень, вводять текст гі-перпосилань (наприклад, «Таблиця Excel»), а наступний запис активізує інше гіперпосилання — «Документи Word» тощо (рис. 1).

Рис. 1 Створення гіперпосилань у таблиці

 

 

 

Рис.2. Вибір файла для гіперпосилання

 

Далі активізують контекстне меню правої клавіші ми­ші, вибирають у ньому команди Гиперссылка, Изменить гиперссылку. В результаті на екрані дисплея з'являється вікно Изменение гиперссылки (рис. 2), в якому у полі Введите имя файла или Web-страницы вносять ім'я по­трібного файла (і, якщо необхідно, шлях) або, використо­вуючи кнопку Файл 1, у переліку дисків, папок, файлів вибирають потрібний файл (наприклад, matrica.xls) та активізують кнопку ОК. Адреса файла з'являється у полі вікна, після чого знову активізують кнопку ОК.

Після визначення файла досить у таблиці в режимі таблиці активізувати гіперпосилання і потрібний файл завантажується.

За допомогою кнопки Web-страница (поз. 2 на рис. 2) можна активізувати броузер Internet для пошуку потріб­ної Web-сторінки, на яку створюється посилання.

Існує можливість активізувати гіперпосилання у фор­мі. Для цього створюють командну кнопку (при цьому кнопка Мастера панелі елементів має бути неактивною або після створення кнопки активізують кнопку Отме­на). Далі треба клацнути правою клавішею миші на створеній кнопці, вибрати команду Свойства, відкрити вкладку Все, у полі Подпись ввести назву кнопки з гіперпосиланням, у полі Адрес гиперссылки активізу­вати кнопку . В результаті на екрані дисплея з'яв­ляється вікно (рис. 2), в якому аналогічно вищеопи­саному слід визначити потрібний файл. Тепер для ак­тивізації гіперпосилання у формі досить клацнути мишею на створеній командній кнопці.

Самостійна робота № 18

Тема: Завантаження макросів. Групи макросів. Створення і завантаження макросу із групи макросів.

План:

1. Завантаження макросів.

2. Групи макросів.

3. Створення і завантаження макросу із групи макросів.

Література:

Дибкова Л.М. ”Інформатика і комп'ютерна техніка”, стор.313-319

Ізольовані макроси можна запускати різними способами: безпосередньо (наприклад, з області переходів), із групи макросів, з іншого макросу, з модуля VBA або у відповідь на подію у формі, звіті або елементі керування. Для запуску макросу, вбудованого у форму, звіт або елемент керування, натисніть кнопку Запуск на вкладці Конструктор, якщо макрос відображається в поданні конструктора; в іншому випадку макрос виконуватиметься лише в разі виникнення події, з якою він пов’язаний.