Групування і сортування даних у звіті

З цією метою у вікні Конструктора звітів необхідно виконати такі дії:

1.Виконати команду “Вид-Сортировка и группировка”. На екрані з’явиться вікно діалогу “Сортировка и группировка”.

2.У верхній вільний рядок першого стовпця цього вікна ввести ім’я поля, для якого планується створити групу у звіті. Ім’я цього поля можна ввести безпосередньо з клавіатури або ж скористатись кнопкою розкриття списку, що розкриває псисько усіх полів таблиці. Для закінчення вводу натиснути клавішу <Enter>. У другому стовпці вікна діалогу автоматично встановиться порядок сортування “По возрастанию”, а у нижній частині вінка з’явиться поле “Свойства группы».

3.Перейти у нижню частину діалогу “Сортировка и группировка ” і у полі “Свойства группы» встановити необхідні властивості для створюваної групи. Можна скористатись властивостями, заданими за умовчуванням.

4.Відкоректувати властивість “Заголовок группы». З цією метою натиснути на кнопку розкриття списку і вибрати «Да». Таким чином створиться область “Заголовок группы» для поля, у якому будуть згруповані дані звіту. Аналогічно створити область “Примечание группы».

5.Закрити діалогове вікно “Сортировка и группировка”.

6.У вікні Конструктора звітів перенести поле і підпис до нього у створену область “Зоголовок группы». Тепер у разі перегляду звіту ви побачите на початку кожної групи назву поля, за яким виконується групування даних.

Самостійна робота № 16

Тема: Імпортування та експортування даних

План:

1. Команди імпортування даних

2. Команди експортування даних.

Література:

Дибкова Л.М. ”Інформатика і комп'ютерна техніка”, стор. 321-323

Одна з найкорисніших функцій програми Access – її можливість взаємодіяти з даними інших програм. Насправді, в одній статті складно підсумувати всі способи, якими можна переміщувати дані до та із програми Access. Наприклад, нижче наведено лише кілька способів використання функцій обміну даними Access.

• Групування даних, створених в інших програмах.
• Передавання даних між двома різними програмами.
• Накопичення та збереження даних упродовж тривалого періоду часу з періодичним експортуванням даних до інших програм, наприклад до програми Excel для аналізу.

Огляд операцій із зовнішніми даними у програмі Access

У багатьох програмах команда Зберегти як використовується для збереження документа в іншому форматі, щоб його можна було відкрити в іншій програмі. Проте у програмі Access команда Зберегти як використовується інакше. Об’єкти Access можна зберігати як інші об’єкти Access, а бази даних Access можна зберігати як попередні версії баз даних Access, проте базу даних Access не можна зберегти як, скажімо, файл електронної таблиці. Аналогічно, файл електронної таблиці не можна зберегти як файл Access (.accdb). Натомість можна скористатися командами на вкладці Зовнішні дані у програмі Access, щоб імпортувати або експортувати дані між іншими форматами файлів.

Примітка Для автоматизації операцій імпорту й експорту, доступних на вкладці Зовнішні дані, можна написати макроси або код Visual Basic for Applications (VBA).

Типи даних, які можна імпортувати, зв’язувати або експортувати у програмі Access

Щоб швидко дізнатися, які формати даних можна імпортувати й експортувати у програмі Access, відкрийте базу даних і перегляньте вкладку Зовнішні дані на стрічці.

 

1. У групі Імпорт і зв’язування відображаються піктограми форматів даних, з яких можна імпортувати дані, а також створювати зв’язки у програмі Access.
2. У групі Експорт відображаються піктограми всіх форматів, у які можна експортувати дані із програми Access.
3. У кожній групі можна натиснути кнопку Додатково, щоб переглянути більше форматів, з якими може працювати програма Access.

Якщо потрібна програма або тип даних не відображається, можливо, дані слід експортувати за допомогою іншої програми у формат, який розпізнає програма Access. Наприклад, більшість програм може експортувати стовпці даних як текст із роздільниками, який потім можна легко імпортувати у програму Access.

У наведеній нижче таблиці відображено формати, у які можна імпортувати, зв’язати чи експортувати дані у програмі Access.

Програма або формат	Дозвіл на імпорт	Дозвіл на зв’язування	Дозвіл на експорт
Microsoft Office Excel	Так	Так	Так
Microsoft Office Access	Так	Так	Так
Бази даних ODBC (наприклад, SQL Server)	Так	Так	Так
Текстові файли (з роздільником або фіксованої ширини)	Так	Так	Так
XML-файли	Так	Ні	Так
Файли PDF або XPS	Ні	Ні	Так
Електронна пошта (вкладені файли)	Ні	Ні	Так
Microsoft Office Word	Ні, але можна зберегти файл Word як текстовий файл, а потім імпортувати цей текстовий файл	Ні, але можна зберегти файл Word як текстовий файл, а потім зв’язати цей текстовий файл	Так (можна експортувати як злиття Word або у форматі RTF)
Список SharePoint	Так	Так	Так
Служби даних (див. примітку)	Ні	Так	Ні
Документи HTML	Так	Так	Так
Папки Outlook	Так	Так	Ні, але можна експортувати в текстовий файл, а потім імпортувати цей текстовий файл у програму Outlook
Файли dBase	Так	Так	Так

Примітка Щоб активувати кнопку Служби даних, необхідно інсталювати пакет Microsoft.NET 3.5 або пізнішої версії.