Индивидуальное рабочее место государственного (муниципального) служащего. Принципы его организации.

Должность служащего как рабочее место в структуре администра­тивного органа является наименьшей частицей системы высшего по­рядка. Нет нужды доказывать очевидное положение, что на оценку системы в целом влияет оценка частей, из которых эта система скла­дывается.

В деятельности по надлежащей организации индивидуального ра­бочего места — как, впрочем, вообще любого звена организационной структуры — существует основополагающий принцип. Пренебрежение этим принципом оказывает столь дезорганизующее влияние, что лик­видировать его невозможно никакими методами.

Мы имеем в виду принцип согласованности и соответствия трех основных элементов, которые должны составлять суть каждого рабо­чего места:

1) определение задач (функций), для решения которых создано данное рабочее место, а также определение вытекающих из задач обя­занностей, возлагаемых на работника, занимающего данное место;

2) определение прав и полномочий, обеспечивающих выполнение задач и обязанностей, а также выявление необходимого оснащения (оборудования, средств и т. п.);

3) определение ответственности.

Таким образом, должность государственного (муниципального) тужащего — это исходная структурная единица государственного ап­парата, точно обозначенное в штатном расписании индивидуальное Рабочее место, которое может занимать только один служащий, вы полняющий определенный круг задач, функций, наделенный соответ­ствующими этим задачам и функциям правами и полномочиями и от, ветственностью.

Прин­ципы организации рабочего места.

1) Принцип соответствия. При подборе задач для рабочего места следует стремиться к тому, чтобы установленный комплекс задач со­ответствовал физическим возможностям человека. Недопустимо на­громождение на одном рабочем месте таких задач, с которыми рядо­вой работник средней квалификации не сможет справиться. Нельзя также создавать ситуаций, когда заранее известно, что независимо от степени нагрузки соответствующего работника его как такового не­возможно найти даже теоретически.

2) Принцип надлежащей детальности. Часто возникает вопрос о сте- пени детальности круга задач и обязанностей. Для этого проведем обосно- вание необходимой степени детальности:

· Детальность определения задач и обязанностей должна способство- вать точному разграничению сфер деятельности между рабочими местами таким образом, чтобы эти сферы не перекрывались и, чтобы между отдель- ными рабочими местами не появлялось «ничейных» зон. Детальность опре- деления задач и обязанностей должна быть настолько полной, чтобы не до- пускать тенденции к перемещению целей, т.е. чтобы не возникала ситуация, когда, например, работник, призванный оказывать обществу определенные услуги, начинает большую часть рабочего времени и энергии посвящать об- служиванию отделов собственного учреждения. Так, иногда большая часть времени отводится написанию отчетов о проделанной работе и составлению докладных записок на случай контроля, нежели самой работе.

· Детальность описания задач и обязанностей бывает оправданна лишь в той мере, в какой она облегчает работнику, занимающему данное ра- бочее место, планирование своих действий и правильное их распределение.

· Степень детальности описания задач и обязанностей должна быть такой, чтобы на ее основе можно было бы ориентироваться, правильно ли рассчитан объем работы на данном рабочем месте и способен ли работник в установленное время справиться с этим объемом.

· Пожалуй, наиболее важным вопросом является обеспечение такой детальности, которая делала бы возможным определение критериев вы- полнения работы.

 

3) Принцип показателей. Чтобы перечень задач и обязанностей не мог подвергаться свободной интерпретации и мог быть оперативным инструментом в руках руководителя, каждому его пункту должен со­ответствовать показатель исполнения. Этот показатель следует опреде­лить не «кабинетным путем», а после консультаций и, если это воз­можно, по согласованию с работником, для оценки труда которого он будет применяться. При определении показателей надлежит обращать серьезное внимание на то, чтобы они отражали только те результаты, которые зависят от самого работника.

4) Принцип значимости порученных задач. Нарушение критерия значимости отдельных задач и обязанностей (направлений активности) яв- ляется первым шагом к трансформации их в цель, существующую для са- мой себя. К этому ведет длительный, постепенно нарастающий процесс. Его начало обычно коренится в нарушении надлежащего соотношения ме- жду отдельными целями. Исходя из этого, утверждения принцип качест- венной значимости задач приобретает дополнительную ценность.

5) Принцип равномерности стимулов и санкций. Если точность опи- сания задач, обязанностей и показателей будет разной, то центр тяжести интересов исполнителя переместится от менее конкретных проблем к бо- лее конкретным. В этом же направлении будут действовать как некоторые стимулы, так и некоторые санкции. Чем задание конкретнее и показатель яснее, тем легче каждому, прежде всего руководителю, заметить малейшее упущение. А замеченное упущение влечет за собой, как правило, неприят- ные последствия, т. е. принуждение. В свою очередь, стимул возникает из потребности человека видеть и знать оценку результатов своего труда. Он хочет видеть это сам и хочет, чтобы это увидели другие. И чем задачи и показатели конкретнее, чем заметнее результаты предпринятых усилий, тем более привлекательным для исполнителя становится труд. Под влия- нием одностороннего воздействия принуждения и стимула наступает на- рушение запланированных пропорций в выполнении задач. Соблюдение принципа равномерности стимулов и санкций – это стремление к тому,чтобы все задачи и все показатели их выполнения были в границах воз- можного определены с одинаковой точностью.

6) Принцип самовыражения. Каждый нормальный человек обладает определенными способностями, честолюбием (преимущественно до­вольно высоким), увлечениями и пристрастиями, хочет чем-то выделиться, обратить на себя внимание окружающих, влиять на выполняе­мую работу, пользоваться уважением коллектива и ощущать общест­венную полезность. Если он делает работу, отвечающую его увлечениям и способностям и дающую возможность удовлетворить честолюбие, то мы говорим, что данная ситуация создает условия дл_я «самореализации», или «самовыражения». В стремлении к самовыра­жению человек не только избавляется от тенденции к минимизации своих обязанностей, но и старается расширить их. Многие психологи ставят потребность в самовыражении на первое место среди всех че­ловеческих потребностей.

Если путем соответственно сформулированных задач и обязанно­стей работника в какой-то мере обеспечены условия для самовыраже­ния, то тем самым мобилизуется мощный фактор мотивации, чего не сможет дать никакая формальная дисциплина.

Целесообразно уделить внимание двум вопросам: последствиям пренебрежения принципом самовыражения и способу использования его при формулировании задач и обязанностей рабочего места! По первому вопросу отметим следующее: если в профессиональной рабо­те человек не может удовлетворить естественных увлечений и интере­сов, если ему не созданы соответствующие условия, он ищет их в другом месте, перемещает свою энергию и заинтересованность из области профессионального труда в иные сферы, что, естественно, наносит ущерб учреждению, предоставившему ему работу. Именно поэтому можно относительно часто встретить в одном лице рьяного, весьма изобретательного и толкового любителя-садовода или коллек­ционера-филателиста и вместе с тем нерадивого или ограниченного служащего.

Перейдем ко второму вопросу. Говоря о практических рекоменда­циях в деле формулирования функций рабочего места таким образом, чтобы обеспечить условия для самовыражения работника, приходится признать, что дело это далеко не простое, однако не следует подда­ваться пораженческим настроениям. Слишком часто, отказываясь от чего-то «недостижимого», мы забываем, что эта недостижимость от­носится к области идеала. А стремиться к нему необходимо.

Остановимся на этой проблеме. Каждая работа будет отвечать принципу самовыражения в более высокой степени, если она:

1) соответствует способностям и влечениям исполнителя;

2) самостоятельна;

3) соответствует квалификации;

4) создает лучшие условия для самоконтроля;

5) обеспечивает влияние на формирование методов исполнения;

6) комплексна и разнообразна;

7) является понятным, нужным и полезным элементом более крупного и известного исполнителю целого;

8) наглядно способствует удовлетворению насущных обществен­ных потребностей.

Совсем иного рода возможности самовыражения кроются в орга­низационных решениях. В этом отношении прежде всего надо отме­тить следующее: чем шире тематика учреждения и, что обычно за _этим следует, многочисленнее штат работников, тем больше возмож­ностей у работников этого учреждения соприкоснуться с трудом, ко­торый он хотел бы выполнять. Отсюда практический совет: по воз­можности избегать создания узкоспециализированных учреждений, поскольку они не способствуют полному развитию индивидуальности.

Упомянутый перечень средств этим не исчерпывается. Его про­должение — дело руководителя, учитывающего конкретные обстоя­тельства. Определенные шаги в указанных выше направлениях 'воз­можны почти всегда. Учет принципа самовыражения при формулиро­вании перечня задач и обязанностей каждого рабочего места является одним из условий гуманизации труда. Расстановка работников таким образом, чтобы они в максимальной мере имели возможность для са­мовыражения, — это один из существенных принципов кадровой по­литики и кадровой работы администрации, стремящейся обеспечить каждому гражданину условия для наиболее полного использования его возможностей, т. е. квалификации и способностей.

Принцип повышения квалификации кадров. В настоящее время каж­дый работник обязан постоянно повышать свою квалификацию. Эта обязанность, ставшая одной из основных, все еще не реализуется над­лежащим образом служащими административных учреждений. Поэто­му необходимо повторять, что постоянное повышение квалификации должно быть обязанностью любого без исключения работника на каж­дом рабочем месте.

Принцип повышения квалификации кадров учитывается при со­ставлении перечня задач и обязанностей (должностных инструкций) работников. Необходимо периодически пересматривать должностные инструкции, проверяя, не узки ли предусмотренные в них участки деятельности для постоянного развития и роста работников.

 

 

14. Коммуникативная составляющая системы государственно-административного управления.

Управленческие коммуникации – это целостная совокупность информационных связей, взаимодействий между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали и с внешней общественной средой.

Можно выделить следующие организационные связи: служебная связь, функциональная, техническая связь, информационная связь.

Информация, в зависимости от источников поступления, делится на внутреннюю и внешнюю. Внешняя информация, в свою очередь, может быть разделена на дескриптивную (отражает сведения о наблюдаемых свойствах социально управляемых объектов) и прескриптивную (жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной).

Существуют различные способы выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения, аналитический анализ. Информационный поиск, предшествующий принятию решения, - это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.

Таким образом, информация как управленческая категория – это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении – это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.Требования к информации в управлении можно обобщить следующим образом:

- опережающая, т.е. содержащая в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;

- своевременная, оперативная;

- надежная, оптимальная;

- доступная и простая в восприятии;

- логичная и лаконичная;

- комплексная и системная;

- соответствующая компетенции, полномочиям субъекта управления.

Следовательно, коммуникативное взаимодействие и информационное обеспечение – необходимые факторы эффективного управления.

 

 

 

15. Организация труда и управленческой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях.

Задачи государственного управления решаются органами государственной власти посредством управленческой деятельности - специфического вида труда и деятельности людей, требующего определенных качеств, навыков и знаний.

Управленческая деятельность (не является чем-то независимым, обособленным в обществе. Прежде всего, она по своему внутреннему содержанию) отражает свойства присущие в целом государственному управлению: системность, государственное властвование, универсальность, разнонаправленность и т.п.

Управленческая деятельность представляет собой результат совокупности действий человека (умственных, физических и др.). Таким образом, управленческая деятельность обладая свойствами государственного управления содержит в себе субъективный фактор, через который оно и реализуется.

Управленческая деятельность обладает определенными чертами:

a) Она носит прикладной характер. Сама по себе она не имеет ценности, а предназначена для реализации целей и функций государственного управления. Поэтому её можно представить как совокупность выработанных людьми навыков, умений, способов, средств и действий человека в сфере управления.

b) Отличается интеллектуальным содержанием. Это выработка решения и его реализация не возможно без интеллектуальной деятельности должностных лиц органов гос. управления.

c) Информационность. В своей основе упр. деятельность во многом связана с поиском и обработкой огромного массива информации, на основе которого принимаются упр. решения. От качества информации, ее достоверности зависит эффективность принимаемых решений и в целом государственное управление.

d) Социально-психологический характер с выраженным проявлением воли. Специфика управленческой деятельности сопряжена с постоянным выполнением обязательных определенных действий, подчинения и исполнения, работы в определенном коллективе, в составе «команды», требует подчинения собственного «Я» исполнению гос. должности, напряжения личных качеств и согласования своих действий с общими целями.

e) Коллективность. Упр. деятельность всегда осущ. в коллективе, предполагает взаимодействие одних коллективов с другими, как внутри управляющего субъекта, так и с коллективами объектов упр. воздействия, соц. группами и т.п. Чем выше согласованность отдельных звеньев упр. системы, отдельных должностных лиц между собой, тем эффективность гос. управления выше, в частности, экономичнее.

f) Комплексное явление. Упр. деятельность включает многие компоненты: люди, информация, технические средства и многое другое. Только сбалансированное введение в действие всех элементов управления придает ему рациональность и эффективность.

g) Юридическая заданность. Несмотря на влияние субъективного человеческого фактора на характер упр. деятельности, многие её элементы закрепляются юридически, «привязываются» к конкретным гос. органам, должностям: компетенция, сфера деятельности, способы выполнения упр. функций и т.п.