Часть 1. Основные положения доу

М.А.Полутова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания для проведения семинарских занятий

студентов специальностей: 080505.65 – «Управление персоналом» и

080504.65 – «Государственное и муниципальное управление»

Чита, 2011

 

УДК 35.073.515

ББК 65.050.2

ББК У 291.212.8

П 534

П 534 Полутова М.А. Документационное обеспечение управления: метод. указ. – Чита: ЧитГУ, 2011. Ч.1. – 47 с.

Ил. - Табл. - Библ. 32

 

Методические указания представляют собой перечень тем семинарских занятий и их краткое содержание, а также перечень вопросов и практические задания к семинарским занятиям по дисциплинам «Делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления (ДОУ)». Рекомендуется студентам специальностей: 080504.65 – «Государственное и муниципальное управление» и 080505.65 – «Управление персоналом» и слушателям курсов повышения квалификации по соответствующему направлению.

 

УДК 35.073.515

ББК 65.050.2

ББК У 291.212.8

П 534

Методические указания рекомендованы к изданию редакционно-издательским советом ЧитГУ

© Читинский государственный университет, 2011

ЧАСТЬ 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОУ

 

Семинар 1. Терминологическая база ДОУ. Нормативно–методическая база ДОУ

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором термин делопроизводство определяется как - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином делопроизводство в последние годы употребляется более современный, синонимичный ему термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

ДОУ базируется на 2 главных элементах: первый элемент -это документирование управленческой деятельности, под которым понимается совокупность регламентированных процессов фиксации (записи) информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать. Формуляр (бланк) документа – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единстводокументирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром (бланком).

Второй элемент ДОУ – это документационный менеджмент, который представляет собой систему управления документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Документационный менеджмент предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

Нормативно–методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют: 1) Законодательные акты РФ в сфере документации и информации; 2) Указы и распоряжения Правительства РФ в сфере делопроизводства; 3) Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения; 4) Технические регламенты и национальные стандарты в области ДОУ; 5) Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 6) Унифицированные системы документации; 7) Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Глоссарий: делопроизводство,документационное обеспечение управления, документирование управленческой деятельности (ДОУ), документ, реквизит, формуляр (бланк), документационный менеджмент, документооборот.

Вопросы к семинару:

1. Дайте определение терминов: делопроизводство, документационное обеспечение управления, документ, реквизит, формуляр (бланк) документа.

2. Из каких двух элементов состоит ДОУ?

3. Что понимается под документированием управленческой деятельности?

4. Что понимается под документационным менеджментом?

5. Какие виды документов составляют нормативно–методическую базу делопроизводства?

6. Перечислите основные нормативно-методические документы и изложите их содержание.

Практическое задание: Представить доклад по содержанию одного из документов нормативно-методической базы ДОУ.

ЧАСТЬ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Семинар 3. Содержание, структура и стиль изложения управленческой документации

Под содержанием управленческого документа следует понимать всю включенную в документ информацию. Основным информационным компонентом управленческого документа является – текст. Текст управленческого документа – это выраженная средствами служебно-делового языка сущность управленческого решения и вытекающих него действий. Роль второстепенных (вспомогательных) информационных компонентов управленческих документов в зависимости от функционального назначения последних выполняют: приветствия, обращение к адресату, выводы предложения, преамбула и т.п.

Структура управленческого документа – это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей теста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса деятельности. В общем случае структуру управленческого документа образуют вводная, основная и заключительная части. Функциональное назначение вводной части заключается в конкретизации сути излагаемого в его содержании вопроса деятельности предприятия. Чаще всего вводная часть состоит из одного абзаца, включающего одно-два предложения. В первом предложении четко формулируется суть излагаемого вопроса, тогда как второе выполняет смысловой и стилистической подводки к следующей части текста. Функциональное назначение основной части состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса деятельности предприятия. В зависимости от сложности освещаемой темы, а так же степени осведомленности адресата основной текст письма может содержать, а в наиболее сложных случаях – более абзацев. Каждый из абзацев, может состоять из одного – трех предложений, объединенных одной мыслью. Функциональное назначение заключительной части состоит в изложении выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний. Структурно заключительная часть письма состоит из одного абзаца, включающего два – четыре предложения, при этом в первом предложении излагаются выводы, во втором – предложение, а в третьем – указание на характер ожиданий отправителя письма.

Стиль изложения – это разновидность способа письменного изложения, а так же совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Соответственно, служебно-деловой стиль – это способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов. Характерные черты стиля: 1) подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения между должностными лицами;2) адресность;3) тематическая ограниченность управленческих документов, в которых не освещается более одного – двух крупных вопросов;3) лаконичность, ясность и точность письменного изложения;4) нейтральный тон изложения содержания управленческого документа.

Глоссарий: содержание управленческого документа, текст управленческого документа, структура управленческого документа, вводная, основная и заключительная части, стиль изложения, служебно-деловой стиль.

Вопросы к семинару:

1. Что следует понимать под содержанием управленческого документа? Какие существуют информационные компоненты управленческого документа?

2. Каковы требования ГСДОУ к содержанию управленческих документов? Какие виды текстов управленческих документов выделены в ГСДОУ?

3. Что следует понимать под структурой управленческого документа? Каково функциональное назначение вводной, основной и заключительной части управленческого документа?

4. Что следует понимать под служебно-деловым стилем управленческого документа? Каковы характерные черты служебно-делового стиля?

Практическое задание: Выделить основные компоненты содержания и структуры в предложенных преподавателем управленческих документах и объяснить их сущность. Оценить стиль изложения предложенных преподавателем управленческих документов.

 

Содержание

ЧАСТЬ 1.ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОУ Семинар 1. Терминологическая база ДОУ. Нормативно- методическая база ДОУ…………………………………………….
Семинар 2. Функции документа. Классификация документации………………………………………………………….
ЧАСТЬ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Семинар 4. Реквизиты управленческой документации…………..
Семинар 5. Бланки (формуляры) управленческой документации……………………………………………………….
Семинар 6. Унифицированные системы управленческой документации……………………………………………………….
Семинар 7. Организационно-правовая документация……………
Семинар 8. Распорядительная документация…………………….
Семинар 9. Справочно-информационная документация…………
Семинар 10. Документация по персоналу…………………………
ЧАСТЬ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ Семинар 11. Управление службой ДОУ: цель, задачи, формирование службы ДОУ……………………………………….
Семинар 12. Управление службой ДОУ: управление повседневной деятельностью, организация труда персонала……
Семинар 13. Документооборот и его составляющие. Управление входящими, исходящими и внутренними документами………….
Семинар 14. Контроль исполнения документов …………………
Семинар 15. Управление оперативным хранением документов………………………………………………………….
Семинар 16. Управление архивным хранением документов……..
Семинар 17. Управление конфиденциальными документами и бланками строгой отчетности……………………………………..
Семинар 18. Управление письменными обращениями, поступающими в адрес предприятия …………………………….
Семинар 19. Организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия……………………………..
Список использованных источников………………………………..

 

Марина Александровна Полутова

 

М.А.Полутова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания для проведения семинарских занятий

студентов специальностей: 080505.65 – «Управление персоналом» и

080504.65 – «Государственное и муниципальное управление»

Чита, 2011

 

УДК 35.073.515

ББК 65.050.2

ББК У 291.212.8

П 534

П 534 Полутова М.А. Документационное обеспечение управления: метод. указ. – Чита: ЧитГУ, 2011. Ч.1. – 47 с.

Ил. - Табл. - Библ. 32

 

Методические указания представляют собой перечень тем семинарских занятий и их краткое содержание, а также перечень вопросов и практические задания к семинарским занятиям по дисциплинам «Делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления (ДОУ)». Рекомендуется студентам специальностей: 080504.65 – «Государственное и муниципальное управление» и 080505.65 – «Управление персоналом» и слушателям курсов повышения квалификации по соответствующему направлению.

 

УДК 35.073.515

ББК 65.050.2

ББК У 291.212.8

П 534

Методические указания рекомендованы к изданию редакционно-издательским советом ЧитГУ

© Читинский государственный университет, 2011

ЧАСТЬ 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОУ