Контроль за эффективным использованием материальных запасов.

Руководством организации могут утверждаться нормативы расходования материальных запасов. Бухгалтерский учет призван отслеживать соблюдение указанных нормативов и своевременно информировать об их нарушении. Данная задача решается посредством выдачи материальных запасов по лимитно-заборным картам, в которых указывается максимально допустимая величина выдачи запасов по карте. Как только лимит по карте будет исчерпан, бухгалтерский учет регистрирует данный факт, что позволяет руководству в оперативном режиме установить причины превышения лимита и предпринять необходимые меры.

Контроль за правильным материальным оформлением материальных запасов.

Удельный вес материальных затрат в их общем объеме достигает порой 80%.

Однако без правильного документального оформления невозможно, во-первых, предъявить претензии поставщикам в случае поставки недоброкачественных материалов, ошибок по их количеству, ассортименту и т.д., принять указанные расходы в целях налогообложения.

В зависимости от специфики деятельности организации бухгалтерский учет материальных запасов может быть организован по методу:

-периодической инвентаризации;

-перманентной инвентаризации.

Метод периодической инвентаризации заключается в том, что в течение месяца учет расходования материальных запасов не ведется. В конце каждого отчетного периода на складах у материально-ответственных лиц проводятся инвентаризации. Количество и стоимость материальных запасов, переданных в производство, определяется по формуле:

где -сумма материальных запасов, переданных в производство;

-остаток материальных запасов на начало отчетного периода;

-поступление материальных запасов в отчетном периоде;

-остаток материальных запасов на конец отчетного периода.

Достоинством указанного метода является его простота.

Метод перманентной инвентаризации заключается в оперативном отражении в количественном выражении процесса расходования материальных запасов, т.е. регистрируется каждое расходование материальных запасов с указанием их количества. Очевидно, что данный метод тем более трудоемок, чем больше движение материальных запасов.

Однако по сравнению с методом периодической инвентаризации данный метод позволяет:

-организовать контроль за наличием материальных запасов, т.к. отслеживается остаток каждого вида запасов на каждую дату;

-повысить эффективность использования запасов, т.к. позволяет выявлять сокращение товарных запасов в результате потерь, порчи или хищения;

-обеспечить составление отчета о прибылях и убытках на любую дату без обязательного проведения инвентаризации.

2. Учет поступления материалов.

Учет поступления материалов можно разделить на три составляющие:

-документальное оформление поступления материалов;

-способы отражения приобретения материалов в бухгалтерском учете;

-порядок определения фактической себестоимости материалов.

Документальное оформление поступления материалов. Поступление материальных запасов в организацию может осуществляться:

-по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам или другим документам в соответствии с действующим законодательством;

-путем изготовления материалов силами организации;

-путем внесения в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;

-путем получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными о поставке кладовщиком составляется в одном экземпляре приходный ордер по унифицированной форме № М-4 или форме, самостоятельно организацией с учетом требований ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (приложение 1). Вместо приходного ордера допускается проставление на сопроводительных документах поставщика штампа, содержащие все необходимые реквизиты приходного ордера.

При наличии расхождений между документами поставщика по ассортименту, количеству и качеству приемку материальных запасов осуществляет приемная комиссия. В состав комиссии обязательно входят материально ответственное лицо покупателя и представитель поставщика. При невозможности участия представителя поставщика вместо него может участвовать представитель незаинтересованной организации. Указанная комиссия составляет в двух экземплярах Акт о приемке материалов по унифицированной форме М-7 или форме, самостоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В акте указываются данные о поставке по сопроводительным документам и фактические данные. Акт подписывается всеми членами комиссии. Один экземпляр акта остается в организации, другой – передается поставщику вместе с претензионным письмом.

При иных способах поступления материалов в организацию оно отражается в приходном ордере по форме М-4 или форме, самостоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (приложение 1).

Способы отражения в бухгалтерском учете приобретения материалов. Отражение в бухгалтерском учете поступления материалов в организацию может осуществляться:

- с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»;

- без применения вышеуказанных счетов.

Счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» целесообразно использовать в следующих случаях:

- при учете материальных запасов по учетным ценам. Применение учетных цен позволяет не только установить контроль за стоимостью материальных ресурсов, но и решить методическую проблему, возникающую в ситуациях, когда со склада осуществляется отпуск материальных запасов, фактическая стоимость поступления которых еще до конца не сформирована. Например, материалы могут поступить в организацию 15-го числа, а документы по их доставке транспортная организация может представить только 25-го числа. Однако момент отпуска этих материалов в производство может предшествовать дате поступления документов от транспортной организации;

- при наличии косвенных затрат в структуре фактической себестоимости материальных запасов. В отдельных случаях фактическая себестоимость материальных запасов может иметь сложную структуру: закупочная стоимость, фрахт, страховка, доведение до состояния, пригодного к использованию, и т.д. При этом отдельные виды расходов сложно будет отнести напрямую на стоимость конкретных материальных запасов. В этом случае применение счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» удобно, т.к., выполняя роль собирательно-распределительного счета, он позволяет отнести стоимость косвенных затрат на фактическую стоимость конкретных наименований материальных запасов;

при длительности процесса заготовления материальных запасов. Если процесс заготовления материальных запасов занимает продолжительное время, например поставка из-за границы, тогда применение счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» удобно тем, что позволяет разделить фактически готовые к использованию в производстве ресурсы (числятся на счете 10 «Материалы») и ресурсы, находящиеся в процессе заготовления.

В параграфе «Учетная политика» отмечалось, что все положения учетной политики можно разделить на методологические, методические и организационные. Выбор способа отражения заготовления материальных запасов является «классическим» методическим приемом, т.е. он создан и используется не столько для информационных нужд, сколько для удобства бухгалтера. Поэтому именно удобство применения указанного способа должно лежать в основе принятия решения о его применении. При этом следует помнить, что организация вправе применять различные способы поступления материалов по различным их группам или даже поставщикам (например, разные способы по отечественным и зарубежным конрагентам).

Порядок определения фактической себестоимости материалов. Согласно п. 5 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Пунктом 6 ПБУ 5/01 определено, что фактическая себестоимостью материально – производственных запасов признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, к которым, в частности относятся:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально – производственных запасов;

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материально – производственных запасов;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально – производственные запасы;

- затраты по заготовке и доставке материально – производственных запасов;

- затраты по содержанию заготовительно – складского подразделения организации;

- затраты за услуги транспорта по доставке материально – производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально – производственных запасов, установленную договором;

- затраты по доведению материально – производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально – производственных запасов.

Следует иметь в виду, что общехозяйственные и иные аналогичные расходы включаются в фактическую себестоимость материальных запасов только в том случае, когда они непосредственно связаны с их приобретением.