Розділ VI.Текстовий процесор MS Word

Текстовий редактор та текстовий процесор

Текстовий редактор — це програма, призначена для створення та опрацювання текстової інформації.

Інформаціяа саме текст, який оформлений за допомогою текстового редактора, зазвичай називаєтьсятекстовим документом. Текстовим документом називають також і файл, в якому цей текст зберігається. Перші текстові редактори з’явилися водночас із виникненням перших серійних персональних комп’ютерів. Ці редактори дозволяли лише вводити текстову інформацію, редагувати її та зберігати в пам’яті комп’ютера. Разом з удосконаленням апаратної частини комп’ютерів удосконалюються й текстові редактори; той чи інший редактор встановлено на кожному без винятку персональному комп’ютері.

Вже на сьогоднішній день робота з діловою документацією на комп’ютері стала стандартом. Так, за оцінками спеціалістів, в останні роки 96% усієї документації в розвинутих країнах виконувалось в електронній формі, 3,5% — у друкованій (на друкувальній машинці) і лише 0,5% — у рукописній. Для порівняння: двадцять років тому на електронну форму припадало лише 8% усієї документації. Більше того, за статистикою, останнім часом близько 35 відсотків персональних комп’ютерів по всьому світу використовувалися лише для оформлення текстових документів. Тому не дивно, що текстовий редактор — це одна з найважливіших комп’ютерних програм, якою має володіти кожна освічена людина.

На данному єтапі розвитку і можливостей текстових редаторів, коли вони значно розширилися, деякі з них здобули назву текстових процесорів. Різниця між редакторами та процесорами умовна, процесори зазвичай мають більше засобів для створення складних за оформленням текстів. Крім того, текстовий процесор також надає користувачеві можливість виконувати автоматичну обробку текстової інформації за допомогою макросів.

На території нашої країни серед текстових процесорів найбільш розповсюдженними є Microsoft Word (версії 2003, 2007, 2010), який є складовою частиною програмного пакета Microsoft Office, та Writer з пакету OpenOffice.org. Текстові редактори — це WordPad, Блокнот (вбудовані текстові редактори сімейства операційних систем Windows) та ін.

Microsoft Word обумовлюється такими позитивними якостями, як універсальність, потужність, різноманітність інструментарію, інтегрованість з іншими прикладними засобами (табличним процесором Excel, системою управління базами даних Access тощо). Ці переваги й сприяли тому, що він став своєрідним стандартом серед текстових процесорів і його встановлено майже на кожному комп’ютері.

Інтерфейс текстового процесора MS Word

Головвною метою текстового процесора можна назвати створення оформленого належним чином текстового документа. Текстовий процесор Microsoft Word має дуже широкий спектр можливостей для створення, оформлення та опрацювання документів. До його основних функцій належать:

• організація введення й редагування тексту за допомогою клавіатури та збереження його в пам’яті;

• форматування тексту (оформлення тексту, зміна його параметрів);

• опрацювання декількох документів одночасно;

• попередній перегляд перед друком та друкування документів;

• перевірка правопису;

• використання графічних зображень у тексті;

• використання таблиць у тексті;

• використання макросів у документах та ін.

Користувальницький інтерфейс Word 2010 побудовано по аналогії з Word 2007 і є його логічним продовженням; він спрощує пошук необхідних елементів (і пропонує тільки те, що потрібно користувачеві) за допомогою командних вкладок; контекстні ж вкладки відображаються при виділенні об’єкта.

Розглянемо командні вкладки Word:

• Вкладка "Главная" містить команди, пов’язані з буфером обміну, вибором шрифтів, настроюваннями абзацу, стилями й виправленням.

• Вкладка "Вставка" містить інструменти для додавання сторінок, таблиць, ілюстрацій, посилань, заголовків, колонтитулів, текстових об’єктів і символів у документ.

• Вкладка "Разметка страницы" містить команди для роботи з темами, фоновими зображеннями й інтервалами між абзацами в документі. Крім того, тут можна настроювати параметри сторінки й порядок розташування елементів на сторінці.

• Вкладка Ссылки містить спеціальні елементи, що використовують при створенні об’ємних, складних документів, статей, наукових праць і т.п.: зміст, виноски, цитати й бібліографії, заголовки, предметний покажчик.

• Вкладка "Рассылки" – нововведення в інтерфейсі Office Word 2007. Тут можна знайти все, що необхідно при створенні, попередньому перегляді й злитті пошти.

• Вкладка "Рецензирование" містить всі команди, необхідні для перевірки (орфографія, тезаурус і т.д.) документа й надання до нього доступу іншим користувачам з метою перегляду. Тут також є команди для додавання коментарів, відстеження й обробки змін, порівняння версій і захисту документа.

• Вкладка "Вид" містить все необхідне для відображення документа різними способами, починаючи з базових подань документа й закінчуючи набором засобів відображення для роботи з лінійками й сітками, а також для роботи з декількома документами в декількох вікнах.

• Вкалдка "Разработчик" містить інструменти для роботи з макросами, шаблонами і XML-файлами.

• Вкладка "Настройки" містить інструменти надбудов над додатками Microsoft Office.

В лівому верхньому куті програми міститься кнопка Файл – вона відкриває меню Файл команди якого дають можливість виконувати операції з документами (відкриття, збереження, друкування і т.д.). Під командними вкладками розміщується робоче поле, що обмежене зверху і зліва лінійками. Лінійки показують положення курсора на сторінці, поля сторінки; крім того, за допомогою бігунків, що знаходяться на горизонтальній лінійці можна задавати відступи тексту, відступ першої стрічки абзацу.

Внизу вікна програми міститься стрічка стану, в лівій частині якої відображаються номер поточної та кількість сторінок в документі, число слів, мова введення, індикатор режиму запису макросу. В правій частині стрічки стану знаходяться ярлики режимів перегляду, повзунок маштабу відображення документу.

Стрічка стану може містити і інші елементи, для їх включення здійснюється задопомогою контекстного меню.

Командні вкладки, групи команд, запуск діалогових вікон, контекстні інструменти, галереї, інтерактивний попередній перегляд, налаштування программ.

Функціональні можливості Microsoft Word

Текстовий процесор Microsoft Word має дуже широкий набір своїх можливостей для створення, оформлення та опрацювання документів.

Його основними функціями можна назвати:

• організація введення й редагування тексту за допомогою клавіатури та збереження його в пам’яті;

• форматування тексту (оформлення тексту, зміна його параметрів);

• опрацювання декількох документів одночасно;

• попередній перегляд перед друком та друкування документів;

• використання графічних зображень у тексті;

• використання таблиць у тексті;

• використання макросів у документах та ін.

Розділ V.Електронні таблиці MS Excel. Вступ до електронних таблиць

Поняття електронних таблиць

Електронна таблиця – це комп'ютерний еквівалент звичайної таблиці, що складається із рядків і граф, на перетині яких розташовуються клітки, в яких міститься числова інформація, формули і текст. Графам і рядкам можна давати назви. Екран монітору трактується як вікно, через яке можна розглядати таблицю цілком і частинами. Електронна таблиця – найбільш розповсюджена і потужна інформаційна технологія для професійної роботи з даними. Для керування електронною таблицею створені спеціальні програмні продукти – табличні процесори.

Табличний процесор – це комплекс взаємопов'язаних програм, призначений для обробки електронних таблиць.

Табличні процесори є зручними засобами для проведення бухгалтерських і статистичних розрахунків. У кожному пакеті є сотні вбудованих математичних функцій і алгоритмів статистичної обробки даних. Крім того є потужні засоби зв'язку таблиць між собою, створення і редагування баз даних.

Серед основних сфер застосуваня можна виділити такі як:

- економічні розрахунки

- інженерні задачі

- статистична обробка даних

- пошук оптимальних значень параметрів

- побудова графічних залежностей і діаграм

- однотипні розрахунки над більшими наборами даних

- моделювання складних фінансових ситуацій, бухгалтерські розрахунки

- обробка результатів експерименту

Спеціальні засоби дозволяють автоматично отримувати і роздруковувати налагоджувані звіти з використанням десятків різних типів таблиць, графіків, діаграм, додавати до них коментарі і графічні ілюстрації.

Табличні процесори мають вбудовану довідкову систему, що надає користувачу інформацію по конкретним командам меню та інші довідкові дані. Багатомірні таблиці дозволяють швидко робити вибірки у базі даних по будь-якому критерію.

Основні можливості: бази даних, діаграми, друк, макроси, розрахунки.

Основні об'єкти електронних таблиць:

- рядки, пронумеровані арабськими цифрами

- комірка – первинний елемент таблиці, що містить дані, кожна комірка позначається адресою, яка складається з номеру рядка і імені стовпця

- стовпці, що йменуються латинськими літерами A, B,... Z, AA, AB,... AZ

Робоче поле електронної таблиці складається із рядків і стовпців.

Адреса комірки ще називається посиланням. Крім адреси, комірка може мати власне ім'я, яке може використовуватися у формулах. Поточна комірка позначена вказівником – прямокутником, що світиться.

Взагалі табличні процесори мають типову структуру інтерфейсу. При роботі з електронною таблицею на екран виводяться робоче поле таблиці і панель керування, яка включає: Головне меню, допоміжну область керування, рядок вводу в рядок підказки. Розташування цих областей на екрані може бути мимовільним і залежить від особливостей конкретного табличного процесора.

Рядок головного меню містить імена меню основних режимів програми. Вибравши один з них, користувач отримує доступ до меню, що містить перелік команд, які в нього входять. Після вибору деяких команд меню з'являються додаткові підменю.

Додаткова область керування включає рядок стану, панелі інструментів, вертикальну і горизонтальну лінійки прокрутки.

У рядку стану (статусному рядку) користувач знайде відомості про поточний режим роботи програми, імені файлу поточної електронної таблиці, номер поточного вікна і т.п.

Панель інструментів (піктографічне меню) містить певну кількість кнопок (піктограм), призначених для швидкої активізації виконання певних команд меню і функцій програми. Щоб викликати на екран ті області таблиці, які не ньому на даний момент не відображені, використовуються вертикальна і горизонтальна лінійки прокрутки. Бігунки (движки) лінійок показують відносну позицію активної комірки у таблиці і використовуються для швидкого переміщення по ній. У деяких табличних процесорах на екрані створюються спеціальні зони швидкого виклику. При натисканні миші у такій зоні викликається відповідна функція. Наприклад, при натисканні мишею на координатній лінійці викликається діалог параметрів сторінки.

Рядок введення відображає дані, що вводяться у комірку. У ній користувач може переглядати чи редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядку введення – можливість бачити формулу чи функцію, що міститься у комірці, а не її результат. Рядок вводу зручно використовувати для перегляду чи редагування текстових даних.

Рядок підказки призначений для надавання повідомлень користувачу відносно його можливих дій у даний момент.

Робоче поле – простір електронної таблиці, що складається з комірок, назв стовпців і рядків.

Панель керування – частина екрану, що дає користувачу інформацію про аквтину комірку і її вміст, меню і режими роботи.

Електронні таблиці надають користувачу комп'ютерний варіант так званої робочої книги для проведення розрахунків. Книга складається з окремих пойменованих аркушів (таблиць), які у свою чергу формуються з комірок, які виходять з перетину рядків та стовпців. Стовпці таблиці нумеруються прописними латинськими літерами, а рядки – числами. Кожна комірка має унікальну адресу, що складається з імені стовпця і рядка.

Перед тим як помістити дані в ту чи іншу комірку таблиці, її слід виділити (натиском лівої кнопки миші). Введення даних можна як і в саму комірку, так і у поле, що відображає вміст комірки (рядок формул). Виділити групу комірок можна за допомогою миші або клавіатури. Можна виділити не тільки блок комірок, але й цілі рядки і стовпці. Окремі комірки чи групи комірок можна форматувати, встановлювати різні шрифти, їх накреслення і розмір та ін.

Комірки можуть містити текстову або числову інформацію, а також формулу, по якій проводиться обчислення. Запис формули починається із символу дорівнює (=). Будь-яка інформація, яка не може бути сприйнята як формула чи число, вважається текстом. Локалізовані програми звичайно враховують національні особливості представлення чисел. За замовчуванням числа у комірках електронної таблиці “притискаються” до правого краю комірки, у той час як текст – до лівого.