Презентация в информационном обществе

Flash презентация - официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц. Обычно презентация проводится с рекламно-коммерческими целями обретения покупателей демонстрируемых товаров. С развитием компьютерных технологий появился вид рекламной презентационной продукции в виде компьютерных мультимедиа презентаций с записанной на них структурированной информацией, сопровожденной фотографиями и видеороликами, 3D графикой и оригинальным звуковым сопровождением. Презентационные фильмы (презентации) используют для демонстрации товаров и услуг. Также презентационный фильм может быть посвящен определенному событию или акции (презентация фирмы или нового направления деятельности, открытие нового объекта и т.д.).

Flash презентация - следующий этап после организации и раскрутки web - представительства в интернете. Flash презентации становятся такой же естественной необходимостью, как обычные визитки или печатная реклама. Эта разновидность рекламного продукта достаточно быстро и вполне заслужено утверждается на рынке компьютерных технологий. Стоимость их разработки и тиражирования в десятки раз ниже создания рекламных роликов на ТВ, не говоря уже об их демонстрации, а информативность и зрелищность зачастую гораздо выше.
Flash презентации становятся все более популярными и спрос на них постоянно растет. Эта относительно новая для России разновидность рекламного продукта достаточно быстро и вполне заслужено утверждается на рынке компьютерных технологий. Стоимость разработки Flash презентации сопостовима с мультимедийной презентацией, но выгодно отличается от нее легкостью и возможностью быть представленной в сети интернет. Мультимедийные Flash презентации - лучший способ рассказать о компании, ее услугах или отдельном продукте. Они выгодно отличаются от традиционной рекламы возможностью использования новейших компьютерных разработок.

Мультимедийные презентации являются одним из наиболее современных и эффективных инструментов, создающих положительный образ компании в глазах клиентов и партнеров. Эта относительно новая для России разновидность рекламного продукта, но достаточно быстро и вполне заслужено утверждается на рынке компьютерных технологий. CD-презентация состоит из отдельных разделов, которые содержат определенное количество страниц, разработанных в едином стиле, снабженных некоторым количеством команд. Мультимедийная презентация - лучший способ рассказать о компании, ее услугах или отдельном продукте. Презентации выгодно отличаются от традиционной рекламы возможностью использования новейших компьютерных разработок. Многофункциональность презентации позволяет постоянно обращаться к ней - она не будет пылиться в столе, а послужит хорошей рекламой, презентационным подарком и постоянным помощником, как Вам, так и Вашим клиентам и партнерам.

 

Тема 19. Современная пресс-конференция. Онлайновая пресс-конференция

Определение понятия «пресс-конференция»

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

Подготовка пресс-конференций

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечаются, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия:

- Открытие;

- представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

- вступительное слово ведущего;

- выступления (информационные сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

- неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию для всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие на встречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит).

В пакет документов входят:

- пресс-релизы,

- тематические обзоры печати по теме пресс-конференций,

- справочные материалы,

- официальные документы, относящиеся к теме встречи,

- комментарии экспертов.

Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и не обязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь бэйджи со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-секретарь

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть о том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих к тишине и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

Ход пресс-конференции

Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается. Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

Завершение Пресс-конференции. По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных струк

5. Онлайновые пресс-конференции
Организация и проведение онлайновых (пресс-)-конференций, "круглых столов" и интервью помимо решения своих стандартных задач позволяют:

- оптимизировать расходы (в частности, за счет сокращения дорожных расходов, если речь идет о географической разнесенности участников;

- привлекать широкую аудиторию (особенно при анонсировании мероприятия на популярных ресурсах);

- повышать престиж и укреплять имидж компании-организатора как передовой и технологически продвинутой.

 

Тема 20. Выставочная деятельность. Типы выставок. PR- план для выставок. Сопутствующие мероприятия

Сущность выставок

Современные выставки своими корнями уходят в старые рынки Европы XVI в., на которых виды бизнеса (ремесел) тесно переплетались с развлечениями. В выставочных залах как тех времен, так и нынешних преобладает атмосфера веселья. Посе­щение выставки или ярмарки — это мероприятие, которого все ожидают с нетерпением, и поэтому устроители не должны их разочаровать. К особым характеристикам подобных мероприя­тий можно отнести следующие.

ü Позволяют показать экспонаты незнакомым людям, ко­торых как магнитом привлекают такие показы.

ü Предполагают личностные контакты. Поскольку участ­ник выставки и его продукция представлены непосредственно и открыты к критике, такая ситуация помогает создавать доверие.

ü Предполагают развлечения. Участники выставок не должны допускать скуки. Даже самые статичные объекты выста­вок, такие, как банковские услуги, необходимо как-то оживить, внести динамику.

Выставочная деятельность – удачная возможность формирования имиджа компании, продвижения ее бренда, товаров, технологий.

Для самого PR-специалиста выставка – шанс самопрезентации, утверждения репутации в глазах делового сообщества.

Типы выставок

В Европе и Северной Америке, где погода непредсказуема или температура воздуха может быть достаточно низкой, боль­шинство общих и профессиональных выставок проводятся в закрытых помещениях, но в более теплых странах или там, где климат стабилен, подобные события часто проводятся на от­крытом воздухе. Все выставки можно разделить на следующие типы:

ü Общественные выставки, такие, как выставка «Идеаль­ный дом», проводимая Daily Mirror.

ü Торговые выставки, посещение которых организуется только по пригласительным билетам или только для специали­стов или бизнесменов, например, ярмарка игрушек. Существуют некоторые события, которые интересны как для широкой обще­ственности, так и для специалистов. В этом случае для каждой категории устанавливаются свои дни посещений, например, на выставках автомобилей или мебели.

ü Выставки на открытом воздухе, такие, как Королевское шоу сельскохозяйственной продукции или сельскохозяйствен­ные шоу, которые объединяют в себе особенности шоу и про­фессиональной выставки, или выставки на открытом воздухе строительной техники, транспортных средств или самолетов.

ü Частные выставки, которые проводятся в собственных или арендованных помещениях и на которые гостей приглаша­ют специально.

ü Торговые ярмарки в других странах, проводимые с целью продвинуть продукцию страны-участника, привлечь импортеров или принять участие в международном шоу со своими нацио­нальными павильонами и стендами, например международные выставки автомобилей и различные выставки типа «Экспо».

ü Совместные предприятия, то есть мероприятия, организо­ванные Британским советом по иностранной торговле (British Overseas Trade) для субсидирования участия небольших британских структур бизнеса на выставке (размещение на одном стенде).

ü Мобильные шоу, выставки, транспортируемые трейлера­ми, поездами, специальными транспортными средствами или воздушным транспортом. В плавучие выставки также переобо­рудуются суда, которые заходят в различные порты. На их борту свою продукцию могут демонстрировать многочисленные ком­пании.

ü Переносные выставки могут проводиться в обществен­ных зданиях, в фойе различных зданий, библиотеках, отелях, железнодорожных станциях и т.п. Они могут быть как публич­ными, так и частными.

ü Небольшие выставки для витрин магазинов, фойе гости­ниц, железнодорожных станций и помещений в аэропортах. Они могут организовываться в стеклянных витринах или соору­жаться на специальных панелях на отведенной для этого терри­тории. Здесь могут быть представлены модели, образцы, фото­графии, диаграммы и другие экспонаты.

ü Недели продаж, спонсируемые органами власти, торго­выми ассоциациями, производителями, туристическими органи­зациями и другими структурами. Такие недели проводятся в крупных магазинах в иностранных городах. Как правило, их проведение сопровождается соответствующим оформлением витрин и демонстрациями, проводимыми в магазинах, а в неко­торых случаях и театрализованными представлениями с участи­ем актеров, певцов и танцоров из страны-участника. Во время этого события также устраиваются пробы еды и вина, показы мод и другие мероприятия, которые можно вписать в проведе­ние такой недели.

ü Специальные выставки. Это может, например, расстил­ка-демонстрация ковра в аэропорту или на железнодорожном вокзале в таком месте, чтобы по нему прошло как можно боль­ше людей — тысячи. Так, в аэропорту Брюсселя расстелили ко­вер компании Monsanto, что вызвало большой интерес у множе­ства людей и стимулировало большое число заказов на покупку ковров этой компании.