Довідково-інформаційні документи

Службові листи

Ø Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя». Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

 

Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1 Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2 Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3 Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4 Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5 Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6 Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7 Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034

8 Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2011р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

9 Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

10 Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Наприклад:

Друкарня видавництва «Україна» Савченку І. П.

11 Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:

Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку П. П.

12 В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:

Директорові загальноосвітньої

середньої школи № 1

Генеральному директорові

заводу «Термінал»

13 Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського

державного університету

проф. Степанишину Л. П.

14 До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Правління ЖБК «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.

04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2

15 Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

16 Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

17 Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

- якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

- якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1 Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.

2 Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у 1 прим.

18 Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

19 Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

Генеральний директор (підпис) Є. Г. Прокоф'єв
Голова оргкомітету (підпис) Г. К. Мусієнко

20 Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва «Освіта» (п і д п и с) С. В. Лосєв

Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також нагадати про...

Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)...

Хотілося б звернути Вашу увагу...

Не зайвим буде нагадати...

Крім зазначених вище причин...

При нагоді просимо Вас...

Зважте також і на те...

Принагідно хотіли б...

Ми також намагаємося...

Ще раз хочемо подякувати Вам...

Необхідно зазначити й те, що...;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів.

Наприклад:

Ви ще не висловили своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — 30 мм; праве — 10 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

 

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

 

10.2 Службові записки (дововідна, пояснювальна)

Ø Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Реквізити доповідної записки:

1 Назва виду документа.

2 Заголовок.

3 Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.

4 Текст.

5 Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6 Дата складання.

7 Підпис.

Ø Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

 

 

1 Адресат.

2 Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3 Назва виду документа.

4 Заголовок.

5 Текст.

6 Дата складання.

7 Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

 

Протокол, витяг з протоколу

Ø Протокол —документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Протоколом оформляється також діяльність слідуючи органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідальних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії. За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи: стислі, повні, стенографічні. Реквізити:

1Назва виду документа (протокол).

2 Порядковий номер протоколу.

3 Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4 Назва підприємства, організації.

5 Дата, місце проведення зібрання.

6 Кількісний склад учасників Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7 Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8 Порядок денний. Питання мас бути сформульовано в називному

відмінку.

9 Текст.

10 Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11 Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження і гриф погодження. Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так:

СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ

Ø Витяг протоколу - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу)

Реквізити:

1 номер протоколу, з якого зроблено витяг;

2 назва органу, засідання, наради;

3 дата;

4 порядок денний;

5 текст з цього питання;

6 підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

 

Телеграма

Ø Телеграма — це узагальнена назва різних за змістом документів (урядових, міжнародних, службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом.

Телеграми бувають прості, термінові чи «блискавки».

Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація, схеми, креслення та ін.), телеграма-доручення (підпис у таких телеграмах обов'язково має бути завірений печаткою), метеотелеграма та ін.

Обов'язкові реквізити телеграми:

1 назва;

2 категорія і відмітки особливого виду;

3 адреса;

4 текст;

5 підпис;

6 адреса відправника, його прізвище;

7 дата;

8 підписний номер.

Текст телеграми подається без прийменників, сполучників та займенників. Абзаци не виділяються; розділові знаки здебільшого не ставляться.

Факс

Ø Факс — документ, що пересилається телефонними лініями.

Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

 

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

 

1 Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х.: Торсінг, 2005. – 448с.

2 Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Х.: ТОРСІНГ ПЛЮС, 2006. – 448с.

3 Мацюк Зоряна, Станкевич Ніна. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. - К.: Каравела, 2005. – 352с.

4 Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 2000. – 294с.

5 Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів/ С.В.Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К.: А.С.К., 2002. – 400с.

6 Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: 2000. – 474с.

7 ДСТУ 4163-2003. Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Організаційно-розпорядчі документи. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держстандарт України, 2003.

8 Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. – К.: Довіра, 2003. – 623с.