В професійній діяльності юриста

Питання для усного опитування та дискусії

1. Поняття інформації, класифікація інформації за Законом України “Про інформацію”.

2. Вимоги до інформації, що забезпечують її суспільну роль.

3. Поняття “документування інформації” та “матеріальний носій інформації”, класифікація документів за матеріальними носіями інформації.

4. Визначення поняття “документ” за чинними нормативними актами України.

5. Вимоги до документа, що забезпечують його юридичну повноцінність.

6. Терміни “діловодство (справочинство)”, “документаційне забезпечення управління” і “керування документацією” як назви сфери документування та організації роботи з документами, визначення їх понять та співвідношення змісту.

7. Класифікація діловодства, визначення понять кожного з його видів та порівняльна характеристика.

8. Нормативно-правова база діловодства в Україні.

8.1. Основні законодавчі акти, що є правовою основою діловодства в Україні.

8.2. Основні підзаконні нормативно-правові акти, що визначають механізм організації діловодства в Україні.

9. Прикладна класифікація документів.

Аудиторна письмова робота

Виконання студентами тестових завдань з питань теми заняття.

 

Методичні вказівки

Ключовими термінами, на розумінні яких базується засвоєння навчального матеріалу теми, є:

Інформація; Матеріальний носій інформації; Документування інформації; Документ; Діловодство; Справочинство; Документаційне забезпечення управління; Керування документацією; Загальне діловодство; Спеціальне діловодство; Організація роботи з документами; Законодавча база діловодства; Підзаконна нормативно-правова база діловодства.

З метою глибокого засвоєння навчального матеріалу при самостійному вивченні теми студенту варто особливу увагу зосередити на таких аспектах:

Вивчення загального діловодства, як і будь-якої іншої навчальної дисципліни, базується на властивій їй сукупності певних термінів, розуміння змісту яких є основою для оволодіння знаннями з питань документування та організації роботи з документами.

Варто усвідомити, що вихідним поняттям дисципліни є поняття “інформація”. Така роль цього поняття базується на тому, що документ – це у будь-якому випадку є матеріалізована, тобто зафіксована певним способом на певному матеріальному носієві, інформація. Без наявності інформації, її наступного документування здійснення буд-якого виду діяльності проблематичне.

Тому вивчення теми варто розпочати з опрацювання Закону України “Про інформацію”. У ході роботи із цим актом потрібно зрозуміти зміст і запам’ятати визначення понять “інформація” та “документ”. Вивчити визначення поняття “документ”, закріплене національним стандартом України ДСТУ 2732: 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. Вміти співставити зміст законодавчого і застандартованого визначень поняття “документ” і виробити свою точку зору щодо нього.

З розуміння змісту документування інформації розрізняти класифікацію документів за матеріальними носіями інформації.

Усвідомлюючи суспільну роль інформації та документа, необхідно вивчити і вміти тлумачити вимоги до інформації та документа, за умови відповідності яким інформація та документ виконуватимуть відведені їм ролі сповна, з урахуванням яких основних вимог документ може вважатися юридично повноцінним.

Засвоєння зазначеного матеріалу є основою для розуміння понять термінів, якими прийнято називати сферу діяльності, пов’язану з документуванням та організацією роботи з документами. З цією метою, використовуючи національний стандарт України ДСТУ 2732: 2004 “Діловодство й архівна справа.

Терміни та визначення понять”, навчально-методичну та наукову літеру, а також лекційний матеріал, необхідно зрозуміти суть і запам’ятати визначення понять “діловодство”, “справочинство”, документаційне забезпечення управління” та “керування документацією”. Результатом співставлення змісту і меж понять цих термінів має бути вироблення їх цілісного сприйняття як назви сфери документування та організації роботи з документами, як забезпечуючої функції державного управління, а також як послідовних, якісно вищих, у порівнянні з попередніми, історичних етапів розвитку зазначених сфери та функції.

Базуючись на розумінні суті поняття сфери документування та організації роботи з документами як забезпечуючої функції державного управління, а також виходячи з класифікації функцій державного управління на загальні та спеціальні, необхідно вміти логічно, через характеристику цих двох груп функцій та особливостей сукупності двох груп документації, за допомогою яких реалізується кожна із зазначених груп функцій, вивести класифікацію діловодства (справочинства) на два види – загальне діловодство (організаційно-розпорядче документозабезпечення) та спеціальне діловодство (спеціальне документозабезпечення) і запам’ятати визначення понять цих термінів.

Як і будь-яка інша сфера діяльності чи функція державного управління, документування та організації роботи з документами базується на певній правовій основі. Тому необхідно засвоїти перелік основних законів та підзаконних нормативно-правових актів, що становлять нормативну базу цієї сфери, вміти навести приклади регулювання конкретних відносин у даній сфері нормами конкретних актів.

Тема 18. Національний стандарт України “ДСТУ 4163-2003.

Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої

документації. Вимоги до оформлювання документів”

Питання для усного опитування та дискусії

1. Загальна характеристика національного стандарту України “ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”.

2. Стандартизація паперу. Характеристика форматів паперу А4, А5, А3.

3. Поняття робочої площі та берегів аркуша. Застандартоване обмеження робочої площі аркуша формату А4 берегами.

4. Визначення понять “реквізит службового документа”, “формуляр службового документа” і “формуляр-зразок службового документа” за ДСТУ 2732:2004.

5. Перелік реквізитів документів, визначений ДСТУ 4163-2003.

6. Визначення понять “постійні реквізити документа”, “постійні реквізити організації”, “зуніфікована форма службового документа”, “бланк документа”, “бланк організації”.

Види бланків, встановлені ДСТУ 4163-2003, склад, місце, послідовність, варіанти та способи розташування реквізитів у бланках.

Аудиторна письмова робота

Виконання студентами завдань з питань теми заняття.

 

Методичні вказівки

Ключовими термінами, на розумінні яких базується засвоєння навчального матеріалу теми, є:

Національний державний стандарт України ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”; Стандартизація паперу; Ряд паперу; Клас паперу; Формат паперу; Аркуш паперу; Робоча площа аркуша; Берег аркуша; Реквізит документа; Класифікація реквізитів документа; Формуляр-зразок службового документа; Формуляр службового документа; Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів; Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); Зображення нагород; Код організації; Код форми документа; Назва організації вищого рівня; Назва організації; Назва структурного підрозділу організації; Додаткові дані про організацію; Назва виду документа; Дата документа; Реєстраційний індекс документа; Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який відповідають; Місце складення або видання документа; Гриф обмеження доступу до документа; Адресат; Гриф затвердження документа; Резолюція; Заголовок до тексту документа; Відмітка про контроль; Текст документа; Відмітка про наявність додатків; Підпис; Гриф погодження документа; Візи; Відбиток печатки; Відмітка про засвідчення копії; Прізвище виконавця і номер його телефону; Відмітка про виконання документа і направлення його до справи; Відмітка про наявність документа в електронній формі; Відмітка про надійдення документа до організації; Запис про державну реєстрацію; Постійний реквізит; Бланк організації; Бланк документа; Склад реквізитів бланків; Уніфікація текстів документів; Трафаретний текст; Види текстів; Види додатків до документів; Візування документа; Чернетка документа; Оригінал документа; Копія документа.

З метою глибокого засвоєння навчального матеріалу при самостійному вивченні теми студенту варто особливу увагу зосередити на таких аспектах:

Даючи характеристику державному стандарту ДСТУ 4163–2003, слід виходити з того, що основу документаційного забезпечення будь-якої сфери діяльності становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), за допомогою яких здійснюється процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації – уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до якої визначені національним стандартом ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. Дія цього стандарту ДСТУ 4163–2003, що затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. N 55 і набрав чинності з 1 вересня 2003 року, поширюється на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.

Держстандарт ДСТУ 4163–2003 установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

З урахуванням того, що в управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом – рукописним, машинописниим, друкарським на матеріальній основі, якою є папір, ДСТУ 4163–2003 визначає, що для складання організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 – А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено також використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм). Вивчаючи це питання, необхідно з’ясувати: про класифікацію паперу на ряди; папір якого ряду використовується для складання документів; аркуш яких розмірів прийнято вважати як вихідний для його подальшого поділу на класи; за яким правилом здійснється поділ паперу на класи; як позначаються формати паперу і у яких одиницях вимірюються їх розміри. Потрібно знати, що таке робоча площа аркуша, і що таке береги, якими вона обмежується. Називаючи визначені ДСТУ 4163–2003 розміри берегів (лівого – 30 мм, правого – 10 мм, верхнього та нижнього – 20 мм), треба пояснити призначення кожного з них.

Для подальшого розкриття змісту теми потрібно зрозуміти суть і запам’ятати визначення понять “реквізит службового документа”, “формуляр-зразок службового документа”, “формуляр службового документа”, “постійні реквізити”, “бланк службового документа”, “бланк організації”, які застандартовані державним стандартом ДСТУ 2732: 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”.

Необхідно запам’ятати у закріпленій ДСТУ 4163–2003 послідовності постійні індекси та назви всіх 32 реквізитів, визначених цим стандартом, а також межі зон їх розташованості на аркуші формату А4 відповідно до схеми формуляра-зразка, наведеного у ДСТУ 4163–2003.

Вивчення питання, пов’язаного з бланками, потрібно базувати не лише на знанні визначень їх понять (бланк службового документа, бланк установи, загальний бланк, бланк службового листа, бланки окремих видів документів) та складу реквізитів (індекси 01 – 10), які зазначаються у бланках, але й на розумінні їх суті та значення як постійних ідентифікуючих реквізитів, а також як одного із способів захисту документів від підроблення.

Необхідно знати підстави використання та основні правила оформлення всіх реквізитів, визначених ДСТУ 4163–2003.

При вивченні зазначеної теми як основні джерела варто використати державний стандарт ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” та довідник В.Т.Савицького “Діловодство та архівна справа у вищій школі (локальні нормативно-правові акти)”.

 

Практичне заняття 17