Идеальная модель проведения тендера

Идеальная модель существует как для организаций, проводящих тендер, так и для участников тендера. Если же попытаться совместить наиболее значимые элементы этих двух моделей, то может получиться следующая картинка.

На первом этапе организация, проводящая тендер, готовит Положение о проведении тендера (или Приглашение к участию), которое может включать в себя следующие разделы:

Описание организации-заказчика

Краткое описание, позволяющее участникам тендера получить общее представление о проводящей конкурс организации и группе людей (подразделениях), которые будут принимать участие в проекте.

Раздел абсолютно не лишний, т.к. обычно (даже в России) рассматривается не менее 3-4 предложений, а часто 7-12. И лучше, чтобы все участники тендера имели одинаковое представление. Иначе организация-устроитель может получить не достаточно адекватное предложение от вполне конкурентоспособного участника тендера.

Преамбула

Часть, которая должна показать участникам тендера, какие тенденции развития потребовали проведения тендера, почему для организации-устроителя именно сейчас важно реализовать заказываемый проект, какие задачи и нюансы, помимо непосредственно связанных с проектом, необходимо учитывать участникам тендера.

Цель проекта

Общее описание тех изменений, которых хотелось бы добиться организации, проводящей тендер. Прежде всего, сам заказчик должен понимать на каких направлениях должен быть сфокусирован проект. Безусловно, понятно, что ни одна программа обучения или консалтинговый проект (у кого бы они ни заказывались) не решат всех задам организации, поэтому наиболее эффективный метод сконцентрироваться на наиболее актуальных задачах.

Конечный продукт

Это как раз то место, где заказчик должен попытаться облечь в "зримые формы" свои ожидания и надежды. Данный раздел должен позволить и заказчику и участникам тендера зафиксировать те конкретные продукты и критерии их оценки, которые в дальнейшем помогут объективно подвести итог реализации проекта.

Требования к заявке

Наконец, пришла пора подумать и о себе любимых. Обрабатывать 5-7 предложений, составленных по разным стандартам и включающих разный набор текстов и документов, мягко говоря, не совсем удобно. Гораздо удобнее сделать заранее несколько простых шагов:

а) предложить перечень разделов, которые должна включать в себя
заявка на участие в тендере,

б) определить ориентировочный общий объем страниц,

в) сформировать список документов, которые необходимо приложить
к заявке и, возможно, дополнительные вопросы, на которые хотелось бы
обязательно получить ответ.

Так можно избавить себя от необходимости несколько раз получать и заново перечитывать "доработанные" и "адаптированные" варианты предложений от участников тендера.

Критерии оценки претендентов

Участник тендера должны доказать, что именно его предложение является самым актуальным. Однако для того, чтобы это стало возможным, заказчику необходимо сформулировать набор "жестких" и "мягких" требований, которым должен удовлетворять участник. Например, требуется ли опыт реализации подобных проектов, существуют ли персональные требования к тренерам и консультантам по количеству реализованных проектов или "часам налета" и т.п.

Сроки проведения тендера

И, конечно, необходимо задать временные границы приема и рассмотрение заявок на участие в тендере.

На втором этапе широкое профессиональное сообщество через личные связи, СМИ и другие каналы получает информацию о проведении тендера и с использованием всех доступных ресурсов готовит пакеты документов в соответствии с предъявленными требованиями. Активно уточняются условия, "адаптируются" предложения и... Перед заказчиком на столе появляются долгожданные (или уже не очень?) пакеты с предложениями.

Партия переходит в эндшпиль, и на третьем этапе организация устроитель, завершив изучение всех предложений, торжественно (шампанское и цветы приветствуются) вскрывает пакеты с окончательными ценовыми предложениями от участников тендера. Определяется победитель, а остальные участники, возможно, получают некоторые комментарии относительно принятого решения.

Без сомнения, мы опустили большое количество нюансов, однако при этом, общий ход процесса стал более прозрачен для построения некоторых выводов.

Дальше события могут развиваться по разным сценариям, но это уже совсем другая история...

Реальная модель проведения тендеров в России

Реальность, если не использовать радикальных определений, несколько отличается от идеальной модели.

Коренных отличий три.

Во-первых, не формируются (или не доводят до участников?) описание и условия тендера. И, на мой взгляд, не потому, что в данном случае это те самые пресловутые национальные особенности ведения бизнеса. Все чуть проще: подавляющее большинство руководителей и HR-менеджеров слабо представляют себе вышеописанную структуру подготовки организации к проведению тендера. Если даже такая попытка предпринимается, то устно в состоянии внятно описать приведенные выше блоки 10%-15% организаций, а до составления текстов доходит едва ли 5% от общего числа. Кстати, транснациональные компании, работающие в России, в этой части не являются исключением.

Во-вторых, безусловно, "кое-где у нас порой" присутствуют те самые, вышеупомянутые, национальные особенности в виде "откатов" и уже сформировавшихся представлений о списке кандидатов. И в большинстве случаев компания-устроитель либо уже достаточно жестко ориентирована на двух (гораздо реже трех) потенциальных исполнителей, либо решение очень сильно зависит от... скажем, лица, формирующего, а не принимающего, решение.

В-третьих, что огорчает больше всего, нет момента торжественного вскрытия конвертов с ценовыми предложениями, нет шампанского и нет цветов. А так хочется праздника!..

Типичные ошибки и иллюзии

Путают предназначения инструментов: тренинг и консалтинг.

Пытаются в качестве критериев оценки проектов использовать критерии эффективности организации.

Не формулируются или скрываются критерии оценки

Помните фильм "Чародеи"? Главное - чтобы костюмчик сидел, т.е. чтобы цена была подходящей. А дальше мы этих тренеров (консультантов, аудиторов, юристов)...

Тендеры бывают разные

Тендеры в последнее время стали весьма популярным занятием отечественных предпринимателей. Мы уже успели привыкнуть к тому, что тендеры бывают разные: государственные, скандальные (которые, увы, зачастую воспринимаются как синонимы* первых) и даже виртуальные. В России этот бизнес - онлайн-тендеры - пока что малоизвестен в деловой среде. Тем не менее, факт появления первых проектов в этой сфере не остается незамеченным.

Одними из наиболее популярных проектов стали порталы TenderOnline и iTenders. Оба они являются довольно молодыми - к примеру, первый ресурс был запущен осенью 2000 года, как раз в то время, когда активно распространялись слухи о том, что на подходе находится несколько действительно крупных проектов, посвященных подобной тематике. Тем не менее, как полагают представители обоих проектов, за это время о появлении каких-либо действительно крупных игроков на новом рынке говорить не приходится. Более того, по мнению генерального директора компании "ИНОВА.РУ", которой принадлежит портал iTenders.ru, Алексея Вансовича, говорить о полноценном рынке в настоящее время вообще не приходится.

Тем не менее, компании функционируют и развиваются. В связи с этим возникает логичный вопрос: так кому же нужны тендеры онлайн? По мнению г-на Вансовича, рынок интернет-тендеров довольно узок. К примеру, по его словам, существует ряд отраслей, в которых проведение подобных акций просто нецелесообразно. "В химической промышленности существуют виды продукции, производители и потребители которой немногочисленны и уже давно и хорошо знают друг друга. Здесь использование специализированных интернет ресурсов не приносит явных преимуществ. Естественно, существуют отрасли, где ситуация противоположная (компьютеры, продукты питания и т.д.)". Аналогичного мнения придерживается и менеджер TenderOnline.Ru Анастасия Золотницкая. По ее словам, заказчиками, которые пользуются услугами данного проекта, являются "менеджеры по закупкам и офис менеджеры, сотрудники, обеспечивающие компанию офисной техникой, бумагой, рекламной и маркетинговой поддержкой, страхованием и многим другим столь же необходимым". Правда, как отмечают наблюдатели, количество сфер бизнеса для проведения тендеров постоянно растет.

Как полагает г-н Ванасевич, "пользу от использования интернет ресурсов для проведения тендеров по сравнению с традиционными способами можно разделить на 2 части". Это, во-первых, снижение издержек на собственно саму процедуру проведения тендеров, включая оповещение участников (для малых предприятий, и для крупных, если, например, годовая потребность предприятия измеряется десятками тысяч различных позиций.) и, во-вторых, преимущества, возникающие в результате нахождения новых поставщиков. "Поэтому, когда перед организацией стоит хотя бы одна из вышеперечисленных задач, использование специализированных интернет-ресурсов оправдано".

Кстати, само понятие интернет-тендера для многих "непосвященных" выглядит довольно неопределенным. К сожалению, по признанию профессионалов, в России к подобного рода проектам зачастую причисляют банальные доски объявлений, форумы, на которых, по

понятным причинам ни о каких традиционных условиях проведения тендера речи быть не может.

Однако, к примеру, тот же проект TenderOnline, по словам г-жи Золотницкой, кардинальным образом отличается по принципам своего функционирования от многих аналогичных ресурсов. "Проведение тендера в интернет - для нас не просто сбор предложений от поставщиков услуг и товаров и передача их заказчику. Процесс полностью автоматизирован: от заполнения формализованной анкеты-заказа до выбора победителя".

Видимо поэтому крупные заказчики, серьезные фирмы предпочитают пользоваться услугами таких порталов как iTenders и TenderOnline. К примеру, в числе клиентов первого проекта фигурируют столь известные компании, как Canon, ABB, Группа компаний "Видео Интернешнл", ФГУП "Росдорлизинг". TendersOnline, по словам г-жи Золотницкой, привлекает внимание многих зарубежных компаний, среди которых NESTLE, Coca-Cola, 3M, ICN, из российских услугами проекта пользуются КАМПОМОС, ЮКОС, ТНК. Проблема же при этом возникает у всех участников рынка (если допустить, что он все-таки существует) однотипна - приходится бороться и с недостатком информации и недоверием заказчиков к интернет-среде в целом, и с неверием в тендеры, как таковые. Последнее, по словам Анастасии Золотницкой, "особенно обидно, потому что мы можем привести примеры реального снижения цен в несколько раз во время конкурентной борьбы в тендерах в нашей

системе".

И все же, хотя ни рынка, ни конкуренции, как утверждали наши собеседники, в России пока не сложилось, борьба уже начинается. К примеру, буквально на днях компания TenderOnline сообщила в своем официальном пресс-релизе о введении целого ряда новых сервисов, включающих в себя новый информационный раздел и новостную ленту, в которой каждая организация может проанонсировать проводимый ею тендер.

Станут ли онлайн тендеры популярны в российском бизнес среде судить пока что сложно. Однако, возможно именно подобный метод поможет снизить опасения участников конкурсных отборов в том, что победитель известен заранее. Возможно со временем и громких скандалов, ставших приметой нашего времени, удастся избежать.