Определение сроков хранения документов на предприятии

Кроме общего Перечня типовых управленческих документов, для определения сроков хранения документов на предприятии существуют так называемые ведомственные перечни, как например:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения»

Использовать типовые перечни, определяющие сроки хранения документов на предприятии, очень удобно. Но в некоторых случаях, помимо указания конкретного срока (1 год, 5 лет, 75 лет и др.), существуют такие пометки, как:

• до замены новыми: хранить документ необходимо до тех пор, пока не появится новый документ;
• до минования надобности: в данном случае сроки хранения документов организация определяет сама;
• ЭПК: документы дела должны быть проверены экспертной комиссией, которая проводит полистную экспертизу дела.

5. Распорядительные документы: виды, и их характеристика, требования к их оформлению.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

• документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
• правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
• распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания указания.

 

6. Учредительные документы – назначение, основные виды, требования к их оформлению. Обязательные реквизиты данного вида документов.

К основным учредительным документам, которые подтверждают статус юридических лиц, относят устав и учредительный договор. Создание малых предприятий, фирм, обществ, банков, финансовых групп, бирж, ассоциаций, концернов, объединений, предприятий и других предпринимательских структур без данных документов невозможно.

Поскольку устав и учредительный договор предприятий, фирм имеют самостоятельное значение и одинаковую юридическую силу, их следует утверждать и изменять в том же порядке. Они не должны текстуально дублировать друг друга, хотя наиболее принципиальные положения следует формулировать идентично.

Задание устава – дать полное представление о правовом статусе предприятия (фирмы) как самостоятельного хозяйственного субъекта, который имеет все права юридической лица, о его внутреннем механизме управления и самоуправления, режиме формирования и использования имущества предприятий (фирм), распоряжения его средствами и прибылью. В этом понимании устав – это акт предприятия, который внутренне регламентируется, дополняет и конкретизирует большинство положений учредительного договора. Такое назначение устава определяется и в его структуре, которая, в отличие от договора, более подробна и, как правило, состоит из следующих разделов: «Общие положения», «Предмет (вид), основные цели и направления деятельности», «Внешнеэкономическая деятельность», «Права фирмы», «Имущество фирмы», «Фонды фирмы», «Производственно-хозяйственная деятельность», «Управление фирмой и ее трудовым коллективом», «Организация и оплата труда», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Учет, отчетность и контроль», «Прекращение деятельности фирмы (реорганизация и ликвидация)».

Суть учредительного договора заключается в том, что он является одной из разновидностей согласия о совместной хозяйственной деятельности с созданием самостоятельного юридического лица. Его содержание – объединение имущества (капиталов) и предпринимательских усилий с целью получения прибыли. Поэтому основным для учредительного договора является определение всех параметров взаимоотношений между участниками фирмы, в первую очередь имущественного и организационного характера. Это отражается и в структуре договора, которая имеет следующие разделы: «Преамбула», «Предмет договора», «Общие положения договора» «Юридический статус фирмы», «Виды деятельности», «Уставный фонд и вклады основателей (участников)», «Права и обязанности основателей (участников)», «Управление фирмой», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Остальные условия», «Ответственность за нарушение договора», «Условия расторжения договора», «Условия и сроки вступления договора в действие».

7. Виды бланков официальных документов, их назначение, основные реквизиты, особенности оформления.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 14 - место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый); 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат;  17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); допускается располагать на уровне реквизита 08 - наименование организации; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 14 - место составления или издания документа; ограничительные отметки для реквизитов 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.