Вступне звертання і заключна формула ввічливості

Вступне звертання визначається метою листа, офіційним положення особи, якому воно адресовано, і діловими відносинами, що склалися між автором листа і його одержувачем. Тому ділові листи можуть писатися в офіційному і неофіційному тоні. Якщо лист сугубо офіційне, після звертання ставиться крапка з коми або двокрапка, якщо діловий лист неофіційне, після звертання випливає кома.

Заключна формула ввічливості пишеться ліворуч або праворуч від останнього слова листа. Заголовної є тільки перша буква формули. Після останнього слова ставиться кома і двома інтервалами нижче випливає підпис.

Нижче приводяться таблиці вступних звертань і заключних формул ввічливості:

Kind of Letter Характер листа	Salutation Вступне звернення	Complimentary Close Заключна форма ввічливості
Formal letters to officials and Supervisors Офіційні листи посадовим особам	Sir: Madam:	Yours respectfully Respectfully yours, Yours very respectfully,
Letters to business Firms and companies Ділові листи фірмам і компаніям	Gentlemen: Ladies:	Yours truly,
Answers to advertisements giving no name of person or firm Відповіді на листи без згадування назв фірм і осіб	Gentelmen: (or omit the salution)	Yours truly,
Letters to persons unknown or slightly known to writer Листи маловідомим або невідомим особам	Dear Sir and Madam: My Dear Mr Moore: Dear Mr Johnson: My Dear Mrs Stock:	Yours truly, Sincerely truly, Yours very truly,
Letters to persons well known to writer Листи добре відомим авторові особам	Dear Mr Warren, Dear Miss Macy, Dear Mrs Jenkins, Dear Professor Lewis	Very sincerely yours, Cordially yours, Yours cordially, Very cordially yours,

Слід зазначити, що одним з найбільш розповсюджених порушень ділової етики є прояв фамільярності, зокрема, звертання до партнера по першому імені. Треба мати на увазі, що звертання до партнера або клієнта “Mr/ Mrs/ Ms Brown” завжди є природним, нейтральним і ввічливим.

Сучасне ділове листування за своїм характером продовжує залишатися офіційним засобом звертання, що використовує стереотипну лексику і фразеологію.

За останнім часом стиль ділових листів стає менш формальним, а словниковий запас більш розмовним.

 

Зміст листа

Зміст листа повинен відповідати наступним вимогам:

1. Ясність викладу. Будьте послідовні у викладі змісту ділового листа. Починайте лист із найважливішого, що допоможе зосередити увагу читача на суті питання. Пишіть короткими пропозиціями, це полегшує читання листа.

2. Стислість викладу. Діловий лист повинний бути коротким. Ділові люди звичайно не мають у своєму розпорядженні зайвий час, тому уникайте повідомлень про непотрібні факти. Викладайте свої думки небагатослівно.

3. Повнота інформації. Повідомите адресатові всю інформацію, що дозволить йому виконати ваше прохання. Перш ніж почати лист, подумайте його зміст.

4. Грамотність викладу. Одним з перших вимог до ділового листа є відсутність помилок в орфографії і пунктуації, правильно обраний стиль. Важливо не тільки володіти необхідною інформацією, але і вміти стилістично правильно і грамотно викласти неї.

5. Ввічливість. Діловий лист завжди повинний бути бездоганно ввічливим. Ввічливість особливо важлива в листуванні з іноземними колегами і клієнтами. Доброзичливість і люб'язний тон листа сприяють установленню корисних контактів і дають позитивні результати.

Постарайтеся створити у вашого клієнта сприятливе враження про себе і вашу фірму, що звичайно досягається комерційною привабливістю, ясністю змісту листа і ввічливістю звертання.

A complete Business Letter

Heading	University High School 15 East 44^th Street New York 17, New York September 4,____
Inside Address	Mr. H. Buford Fisher, Chief Public Information Service United Nations, U.N. Plaza New York, New York
Salutation	Dear Mr. Fisher,
Body of the letter	Our oral-English class occasionally sends speakers to other oral-English classes as part of our program of work during the term. This year we would like to aid in publicizing U.N. activity during the forthcoming annual Assembly of the United Nations due to open this September. In order to get information about the activities of the United Nations and the importance of this World organization, we should like to have a good speaker who can give us such information as a member of the U.N. Secretariat. Would you be kind enough to suggest a speaker whom you think we might get. We should prefer a speaker who is not too formal, but who would talk conversationally and interestingly. His talk should not last over an hour. I enclose a self-addressed, stamped envelope, and we shall be grateful for any suggestions you may make.
Close	Very truly yours,
Signature	Laura Winston

Оформлення сучасного ділового листа

Ділові листи, якими обмінюються комерційні фірми, компанії, видавництва та інші офіційні установи, звичайно на фірмових бланках, на яких видрукувані назва фірми, її адреса, телефон, факс і т.д.

У сучасному діловому листі всі його частини, починаючи із заголовка, теми і кінчаючи підписом автора звичайно пишуться в лівій стороні листа без абзацних відступів. В адресі і привітальному звертанні коми не ставляться. Так само оформляється і текст на конверті.

 

Making an Offer Silk Products

ORENBURG SILK PRODUCTION ASSOCIATION

Sharlykskoye Highway

Orenburg Russia

The Silk and Cotton Company

27 The Arkade High Street

Manchester M6 England

Subject: Silk Products

Date:01.04.2003

 

Dear Sirs,

The Silks Association in Orenburg, South Urals, incorporation spinning, weaving and trimming factories, as well as a silk mill. They produce a wide range of fabrics and other goods for different purposes:from clothing to velour upholstery for furniture and car interiors. Proof of the expereince of our personnel is that they operate equipment from different leading companies of the West such as were recently spent on modernizing production.

We are willing to establish joint ventures with companies interested in processing our natural silk and Western raw textiles in Russia using Western eqipment.We are prepared to consider other proposals, too. We are open to new ideas and pledge succefull coopeation.

Your sincerely,

ORENVURG SILK PRODUCTION ASSOCIATION

.........................................................

N.M.Tchernov,

Chairman of the Board

Complaint about Poor Perfomance

SMITH & BROWN LIMITED

D Anbery Road

London SI 4HY

Black & Wilson Limited

Bedford Avenue Blackpool

FY1 7DG

RE:delivery VAN No CI 22

February 6,2002

Dear Sirs,

We took delivery of this vehicle yesterday and on closer examination our driver has a leak of hydraulic fluid and deflated spare tyre.

Could you rectify these matters before the weekend as the vehicle is urgently reqired for delivery work? I have instructed that our cheque to you be held until the vehicle is considered A1.

I take a poor view of this siluation as you customarily assure us that you give your vehicles a rigorous predelivery check.

Yours faithfully,

SMITH & BROWN LIMITED

............................

A.B. Burke Manager

Answering Complaint about Poor Performance

Bedfor Avenue

Blackpool

Smith & Brown Limited

17 D Anebury Road

London SI 4HY

Your re: delivery VAN No C1 22

Our re:New delivery van

February 10, 2003

 

Dear Mr. Burke,

I write to apologize for our apparent laxity in preparing this vehicle. The faults you mentioned were, of course, rectidied immediately the following morning.

Our mechanic has shown me his service log and I do believe the hydraulic system was checked over as it should have been. However, it seems possible that the reservoir began to leak on the journey to your premises.

I must confess that spare tyre seems to have escaped our attention, and regret oversight.

I assure you that you can rely on our high standards of professional maintenance.

ours sincerely,

BLACK & WILSON LIMITED

............................................

J.R.TURNER

Sales Manager

 

 

Діловий лист, оформлений з абзацними відступами

Ділові відносини навряд чи будуть ефективні і надійними, якщо вам не удасться установити гарні особисті контакти з партнерами. Часто надається можливість написати своїм колегам не тільки строго діловий лист, але і дружнє, котре буде сприяти розвиткові між вами ділової активності.

Лист, оформлений з абзацними відступами, вважається більш традиційним і найчастіше використовується при написанні особистих ділових листів.

От приклад такого листа.