Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці - вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства - відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

Телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

назвати вид документа;

продиктувати текст телефонограми;

назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Оформлення довідково-інформаційних документів:оголошенн,запрошення,доповідні і пояснювальні записки,виробничі звіти. Виробничі протоколи.Витяг з протоколу.

Оголошення -це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види: ( оголошення про майбутню подію; оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання)

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

Назва виду документа(текст, що містить: - дату; місце; організатора;зміст (порядок денний) події;

коло осіб, які запрошуються на подію;умови входу (платний чи вільний).

Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) якщо потрібно.Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити: 1.Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Текст. 4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.

Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необ­хідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні худож­ньо оформлені запрошення.

У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запро­шення буде визначатися трьома чинниками:(характером відповідного заходу;рівнем ваших стосунків з адресатом;вашою зацікавленістю в його присутності.)

Пояснювальна записка

Це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.

Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити(1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).3. Назва документа.4. Дата.5. Номер.6. Заголовок (Про…).7. Текст. 8. Посада адресанта.9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Доповідна записка Це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними також внутрішніми (адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач) і зовнішніми (адресуються керівникові вищої організації).Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.

Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ОДПС або його заступника.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, в якому особа, установа) висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обгрунтування) та висновки (перелік пропозицій).Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації – автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Виробничий звіт -це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Матеріали звітів охоплюють точно визначений період часу.Звіти може бути: - статистичними (цифровими) – пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках- текстовими – на звичайному папері.

Схема звіту:(1. Назва Д. 2. Заголовок - відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи 3. Вступна частина - вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний період 4. Основна частина звіту - точний опис виконаних робіт із зазначенням позитивних і негативних прикладів 5. Висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє 6. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт 7. Дата складання звіту 8. Печатка установи (за потребою)

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу і містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змістові.Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне й негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

протокол, витяг з протоколу Це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксується хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засі­дань. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення, а у витягу з протоколу тільки рішення з питань, що цікавлять. В останньому випадку в протоколі ро­биться помітка про зроблений витяг і зазначається, кому його вручено чи надіслано.Протокол веде секретар або спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова й секретар, а протоколи засідань комі­сій усі члени президії (чи всі члени виборчої комісії).

Протоколи бувають:(стислі, де записуються лише ухвали;повні, в яких записуються виступи доповідачів, а також конспектив­ний виклад промов виступаючих;стенографічні, де все записується дослівно.

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазнача­ється склад лічильної комісії, а в другому результати таємного голосу­вання, які записуються таким чином:

(За Макогоненка І.П. 43 голоси, проти 2, утримався 1.За Петрищева М.І. 25 голосів, проти 15, утримались 10. Протокол має такі реквізити:назва виду документа;порядковий номер протоколу;

назва зборів, конференцій тощо із зазначенням їх характеру (загаль­ні збори, виробнича нарада, розширена нарада);назва установи, де відбулися збори;дата проведення зборів;місце проведення зборів;кількісний склад учасників (якщо кількість не перевищує 12 осіб, то вказують усіх присутніх);посади, прізвища й ініціали керівників зборів;порядок денний;текст;перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;підписи керівників зборів (головуючого і секретаря).Основний текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам по­рядку денного. Кожний розділ містить частини: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили".